Pour aider les cadres, le secrétaire personnel arrive en France

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Trop de dossiers administratifs à traiter le week end au détriment de la vie familiale ? Pourquoi ne pas faire appel à un secrétaire personnel, dont le concept est né aux Etats-Unis ?

Les cadres affichent des journées de travail toujours plus denses, plus longues. Et le week-end, las, une pile de dossiers administratifs personnels attendent sur un coin de bureau. Ils sont traités au détriment des jeux d?enfants et souvent repoussés de semaine en semaine, au risque de pénalités financières. C?est sur ce constat, également personnel, que Patrick Soubeyran a importé des Etats-Unis l?idée du private secretary, ou assistant personnel. Cet ancien vétérinaire diplômé de l?Insead qui a travaillé pour PPR en Chine, a créé en 2006 Officéo, dont l?actionnaire de référence est la Banexi, pour débarrasser les cadres sur-occupés et stressés de la gestion de leurs papiers elle-même chronophage et stressante.

Le service proposé est simple à mettre en ?uvre. Un assistant, sélectionné par Officéo sur son expérience d?accompagnement du top management, prend rendez-vous pour définir avec le client le service demandé, classement et archivage de piles de papiers abandonnés, traitement des démarches et courriers et administratifs, voire déclaration fiscale, mais aussi la fréquence du service, une seule intervention ou une prestation récurrente. Certains clients demandent aussi des prestations spéciales, type concocter un voyage en amoureux ou même des conseils juridiques ou fiscaux. « Pour répondre à toutes les demandes de nos clients, nous disposons de partenaires de toute confiance qui apportent leur expertise sur ces points particuliers », explique Patrick Soubeyran.
Mais les prestations peuvent aussi toucher au domaine professionnel de cadres qui ont de plus une activité personnelle par exemple sous le statut d?auto-entrepreneurs. « Je consacre trop de temps à la gestion administrative, pour laquelle je n'apporte aucune valeur ajoutée et qui ne me rapporte rien. Je sais que je devrais embaucher du personnel pour s'en occuper, mais c'est coûteux », remarque Jacques, un financier qui en plus de son activité dans une banque dispense des conseils de gestion patrimoniale. Client d?Officéo, il fait appel à ses
comptables et fiscalistes.

C?est aussi lors de ce premier entretien que le client défini ce qui est autorisé à l?assistant personnel, depuis la détention des clés de l?appartement jusqu?à l?usage de la carte bleue du client pour régler un fleuriste ou un agent de voyage. « 80 % de nos clients laissent l?usage de leur carte bleue », constate Patrick Soubeyran. Les plus souvent, l?assistant personnel vient travailler chez le cadre. « Mais dans 25 % des cas, et 50 % demain, la mission s?accomplit via une plateforme multiservice ultra sécurisée. Les documents à traiter sont scannés par le client. Un assistant personnel les prend en charge et les traite ensuite à distance. Et pour nos clients peu enclins à numériser leurs documents, nous offrons un service de numérisation spécifique directement chez eux », souligne Patrick Soubeyran. La solution apparaît bien peu coûteuse. La prestation de base de 6 heures par mois s?élève à 200 euros avec défiscalisation possible pour le particulier dans le cadre des emplois à domicile. Ce faible coût explique l?expansion de Officéo. Présente en Ile-de-France et en Rhône-Alpes, l?entreprise va ouvrir, en septembre, des implantations dans une vingtaine de villes supplémentaires.

 

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