Télétravail : les clés pour bien gérer ses équipes à distance

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Travailler à distance, l'idée peut séduire. Mais comment gérer une équipe de loin? Le télétravail oblige à encadrer différemment ses équipes pour 72% des managers interrogés par CSP Formation, un organisme français, qui a rendu le 22 août les conclusions d'une étude sur ce sujet. L'occasion de proposer quelques pistes pour un "nomadisme" réussi.

En été, les cadres sont de plus en plus nombreux à gérer leurs dossiers à distance pendant leurs vacances. De quoi donner envie de transformer l'essai et de se lancer dans le télétravail dès la rentrée? En France, en tous cas, cette forme d'organisation gagne du terrain. Elle concernerait un tiers des entreprises et une mission ministérielle a été lancée en juillet par Eric Besson pour en évaluer la portée.

Mais des réticences demeurent, notamment en raison des difficultés d'organisation qu'impliquent le management "nomade", c'est-à-dire celui qui concerne des cadres qui travaillent au moins la moitié de leur temps sur des sites différents, à domicile ou ailleurs à l?extérieur de l?entreprise. Quelques clés pour y parvenir :

"Qui fait quoi?"

Cela pourrait sembler logique, et s'appliquer à toute forme de management, même "sédentaire", mais l'encadrement à distance demande d'abord une bonne définition des tâches et responsabilités de chacun. C'est ce qui ressort d'une étude menée par CSP, un centre de formation français, qui a interrogé près d'une centaine de managers "nomades". Ces derniers sont 90% à considérer comme indispensable de définir plus précisément encore que lorsque tout le monde travaille au même endroit, le rôle et les responsabilités de chacun d'entrée de jeu.

Pour cela, "il est nécessaire de faire une première réunion, en groupe, où l'on aborde la stratégie, les valeurs de l'équipe en plus de celle de l'entreprise, les objectifs et les limites de ce que chacun peut faire", conseille Yann Coirault consultant chez CSP Formation. C'est aussi l'occasion de distribuer un document où les responsabilités de chacun sont définies pour savoir à l'avance "à quel moment on peut se marcher sur les pieds", propose-t-il.

Au moment de l'embauche d'un nouveau collaborateur, il faudra  "bien expliquer de quoi il retourne pour que la personne ne soit pas prise au dépourvu", indique Shane Lyons, responsable commercial pour l'Europe chez EI Electronics, une entreprise basée en Irlande.

Motiver son équipe

Afin d'insuffler de l'énergie parmi ses collaborateurs - la principale difficulté à distance -, ce manager qui travaille entre chez lui, son bureau en Irlande, l'Angleterre, la France et l'Allemagne depuis huit ans, encourage la vingtaine de personnes qu'il dirige à communiquer entre eux. Il raconte : "Nous développons des détecteurs de fumée, or, la législation dans ce domaine change en France et se rapproche de celle qui existe dans certains Länder allemands depuis plusieurs années ; les Allemands donnent donc des conseils 'pointus' aux Français au cours de réunions par visioconférence."

Autre possibilité mise en avant par Yann Coirault : confier à de petits groupes de personnes éloignées les unes des autres, des missions transversales, par exemple, pour améliorer les moyens de communication. Le coach évoque aussi des réunions de motivation entre équipes par visioconférence, plus simple à organiser - et moins coûteuses - que de grands rassemblements.

Rythmer les réunions

La communication, justement, passe par des rencontres fréquentes. A distance, pas de machines à café ni de couloirs pour évoquer les dossiers de façon plus détendue, pourtant, rien ne remplace le face-à-face.

Une à quatre réunions non virtuelles et en groupe paraissent donc nécessaires aux managers ayant participé à l'étude du cabinet CSP. Yann Coirault, qui a participé à cette enquête, souligne aussi l'importance de communiquer par téléphone une fois par semaine au moins au cours d'entretiens structurés pouvant durer entre un quart d'heure et trente minutes.

Shane Lyons  va même plus loin : "Je vais en France toutes les deux semaines pendant trois jours parce que je gère un dossier épineux en ce moment. Avec mon équipe, nous organisons aussi un 'netmeeting' une fois par semaine, et nous nous téléphonons tous les jours. Mes collaborateurs viennent régulièrement visiter l'usine en Irlande. "

Les outils de communication
Si le télétravail tend à se développer, c'est grâce aux outils de communication, mais dans ce domaine, il faut faire attention et ne pas en abuser. Shane Lyons prévient : "il ne faut pas noyer les gens sous les informations".

Attention à la mutiplication des mails donc. Mieux vaut préférer les outils de partage en ligne, comme les serveurs où chacun met à jour les dossiers au fur et à mesure. Pour organiser efficacement le travail à distance, les agendas partagés deviennent indispensables, tout comme les smartphones.

Les écueils à éviter
"Le problème des outils de partage, souligne Yann Coirault, du centre de formation CSP, c'est qu'ils deviennent des moyens d'espionner ses collaborateurs pour bien vérifier qu'ils travaillent. Quand l'un d'entre eux dit qu'il est allé voir tel client ou qu'il a relancé tel autre, il faut le croire". Faire confiance, donc et " laisser la liberté, ce qui compte, c?est le résultat", confirme Shane Lyons.

Enfin, comme dans toute relation de travail, des conflits peuvent survenir, qu'il n'est pas toujours évident de gérer de loin. Pas question de prendre la chose à la légère et tenter de gérer le conflit par téléphone ou pire, par mail, estime Yann Coirault. Shane Lyons a sa méthode : ?laisser aussi les gens régler le conflit entre eux, ce ne sont pas des enfants, accepter que quelqu?un ne soit pas d?accord avec vous et ne pas craindre de dire 'non'".

"Pour que ça fonctionne, il faut que les collaborateurs se soutiennent entre eux, il ne faut pas les laisser seuls dans leur coin. Il faut aussi beaucoup de soutien de la part de sa famille", conclut le cadre irlandais.

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