Le grand oublié du management : la gestion de l’espace physique !

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(Crédits : Businessoféminin)
Dans une période de transformation des organisations, la gestion de l’espace physique de travail constitue un outil majeur (mais mal appréhendé) du management pour faire évoluer les modes de travail. Par Valérie Mérindol, PSB Paris School of Business – UGEI

Dans le mode traditionnel de fonctionnement des entreprises, la gestion stratégique du lieu est sensiblement ignorée. L'organisation de l'espace physique traduit souvent la structuration hiérarchique de l'entreprise et ses découpages organisationnels : « celui qui a le plus grand bureau et la plus grande fenêtre ».

Il traduit aussi souvent la spécialisation des fonctions ce qui participe à la constitution des silos : on regroupe les individus en fonction de leur unité d'appartenance : on facilite l'interaction entre individus appartenant à la même entité.

Le plus souvent, l'approche ergonomique de l'espace se limite à une approche fonctionnelle : le lieu de travail doit être différent d'un lieu de loisir qui lui est ludique, agréable, « coloré ». Dans l'inconscient collectif, l'espace physique doit être « sérieux » pour se distinguer des lieux dits non professionnels. L'approche stratégique du lieu en tant qu'outil du management (notamment outil de gestion de l'innovation et de transformation culturelle de l'entreprise) est généralement sous-estimée quand elle n'est pas totalement ignorée par les managers.

Plusieurs éléments remettent en cause cette vision par trop caricaturale de la gestion de l'espace physique et imposent progressivement une approche plus stratégique.

L'espace physique de travail comme outil de socialisation

Dans un monde digital, où le télétravail est présenté comme une évolution clé, reconnue récemment comme un droit en France, on oublie trop souvent la fonction clé de socialisation du lieu physique de travail. Celui-ci permet de gérer des échanges au quotidien. Sa configuration incite (ou non) à la création de proximités qui au final contribue au développement de la culture de l'entreprise. Après avoir favorisé le développement du télétravail, de nombreuses entreprises américaines ont ainsi « réimposé » des temps de travail conséquents dans le lieu physique de l'entreprise pour construire la cohésion et des dynamiques collectives.

À ce titre, la gestion de l'espace physique peut devenir emblématique et contribuer à promouvoir et diffuser les valeurs portées par l'organisation. Ainsi, l'une des premières fonctions fondamentales de l'espace physique de travail est de constituer un outil de contrôle hiérarchique (permettre au manager de proximité d'exercer sa fonction et de mieux gérer des dynamiques d'équipes) mais aussi de contrôle social : l'entreprise est un lieu qui permet d'apprendre des codes de comportements que l'entreprise veut diffuser.

L'espace de travail comme outil de communication de l'entreprise

Une autre fonction clé de l'espace physique de travail est de constituer un outil de communication. L'emplacement géographique, la modernité, les couleurs, les technologies que l'entreprise y intègre contribuent à son image.

À titre d'illustration, le siège de Schneider Electric en île-de-France est organisé pour refléter la diversité culturelle : les panneaux d'affichage et l'architecture du lieu reflètent les différentes cultures nationales pour mieux mettre en valeur le caractère global de l'entreprise.

Le bâtiment est moderne c'est-à-dire qu'il incorpore les dernières évolutions technologiques des smart cities, un show room et des lieux dédiés à l'expérimentation. L'espace physique participe ainsi à la stratégie de communication de l'entreprise.

L'espace physique de travail comme un outil de gestion de la créativité

Plus important encore, la manière de construire l'espace physique fait partie intrinsèque du management de la créativité et de l'innovation de l'entreprise. Les tiers lieux ont ainsi ouvert la voie pour montrer ce rôle stratégique

Le développement des tiers lieux, fab lab et open labs est associé à l'émergence d'un lieu physique où se cristallise le développement de nouvelles relations sociales. Convivial, décalé, plus ou moins chaotique, plus ou moins structuré, souvent reconfigurable, parfois modulaire, l'espace physique permet d'accueillir des événements, incarne une sorte de totem de la communauté. Il contribue à la fluidité des échanges et à l'émergence de relations « improbables ». Le lieu est autant un lieu social de vie que de travail, symbolisé par la cantine et les espaces de détentes. La scission entre vie sociale et vie professionnelle s'estompe.

Les tiers lieux matérialisent ainsi une autre approche de la gestion de l'espace physique dans lesquels s'expérimentent de nouveaux modes de travail. L'espace devient un élément clé du management de la communauté. La configuration de l'espace physique, sa taille ne sont pas neutres sur la manière dont les individus s'approprient le lieu, échangent et le mettent au service de leurs propres projets.

Les entreprises qui veulent faire évoluer leur modèle d'innovation ne s'y trompent pas. Elles créent des tiers lieux ou envoient les salariés dans ces nouveaux lieux pour faire autrement.

Le lieu physique aide à décaler les points de vue et à expérimenter des projets nouveaux, à gagner en autonomie. Dans les tiers lieux d'entreprise, l'architecture du lieu est un enjeu clé. Par exemple pour le I-Lab d'Air Liquide, les codes de couleurs y sont différents du reste de l'entreprise. La cantine et l'open space sont centraux et agréables à vivre. Il est facile de s'y mouvoir et facile d'y entrer. Il n'y a pas de bureau attribué... chacun s'installe où il veut. Le lieu casse volontairement les repères hiérarchiques et les silos favorisant ainsi une autre manière d'interagir et de travailler au quotidien.

La gestion de l'espace physique au cœur de la transformation des entreprises : quelques leçons

Parce que l'espace physique impacte autant les modes de travail, la culture de l'entreprise que le potentiel de créativité des individus, sa gestion devient stratégique. Il est d'ailleurs symptomatique que les entreprises qui cherchent à se transformer, font à un moment ou un autre évoluer l'espace physique de travail. Quelles sont aujourd'hui les retours d'expériences et quelles leçons en tirer ?

La première est que l'existence de lieux spécifiques dédiés à la conduite de projets hautement créatifs se révèle utile aux entreprises : qu'ils soient internes à l'organisation, externe et gérés en partenariats avec des tiers lieux extérieurs, peu importe... l'enjeu clé est de faciliter l'accès et la mobilisation flexible de ces lieux à tous les salariés de l'entreprise. Ils doivent donc se situer à proximité du lieu de travail.

La seconde est que reconfigurer totalement l'espace quotidien de travail est clé pour la transformation de l'entreprise mais doit se faire avec une certaine prise de recul. La tendance est de pousser trop loin les changements de repères : créer des open space sans bureau fixe contribue à un changement culturel... Mais l'absence totale de repère hiérarchique, de stabilité dans les habitudes de travail (où est mon bureau ?) peut être négative et avoir un effet contraire à la motivation et au bien-être des salariés.

L'espace physique doit à la fois favoriser le bien-être (un lieu convivial que les individus peuvent s'approprier) et être fonctionnel. L'expérience des GAFA aux États-Unis montre que le bien-être veut dire que le lieu doit permettre autant la mobilité des individus dans l'espace que sa stabilité quand ils s'y trouvent bien. Le lieu doit être opérationnel par rapport aux contraintes et réalités du travail de chacun. Inutile de mettre dans un open space bruyant, un individu qui a besoin de concentration forte pour travailler ou qui doit constamment être au téléphone.

L'une des leçons principales c'est que l'entreprise doit gérer plusieurs espaces de travail avec des configurations différentes en fonction de la diversité des activités et des modes de travail qui opèrent dans l'organisation.

The Conversation ______

Par Valérie MérindolEnseignant chercheur en management de l'innovation et de la créativité, PSB Paris School of Business - UGEI

La version originale de cet article a été publiée sur The Conversation

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Commentaires
a écrit le 19/10/2017 à 10:09 :
Ha tiens ? On oublie l'environnement de l'Homme au travail. Tiens c'est curieux ça…On leur demande juste de travailler, ce n'est pas compliqué pourtant. Ils sont payés pour ça, non ? On a une charte de déclarations pour le salarié au travail. On est ISO 9000, NF depuis 2012. Les Délégués du Personnels qui ne travaillent pas sur le lieu ne nous ont rien signalé…

Comme si le management, la gestion des salarié(e )s par tableaux Excel, les "incivilités", la déloyauté de son N+1, la promotion canapé, les revendications d'une religion pouvaient nuire au travail. C'est bizarre ça…
a écrit le 19/10/2017 à 9:32 :
L'Openspace est la pire configuration possible pour un bureau. C'est pratique pour une chaîne d'automates, mais aliénant pour un être humain. C'est encore plus vrai quand on a un travail créatif : création de logiciels par exemple. De plus, l'humain a besoin aussi d'un "territoire", un chez lui qu'il peut personnaliser pour se sentir bien. C'est d'autan important qu'on y passe l'essentiel de sa vie. Pour résumer, le lieu de travail doit prendre en considération, non pas des critères purement économiques, mais anthropologiques. On le fait bien pour choisir la niche de son chien...

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