Note de frais : on sait tricher mais on ne le fait (presque) pas....

Non, les voyageurs d'affaires ne fraudent pas. Tout au plus s'arrangent-ils pour se faire rembourser des justificatifs perdus. Car pas question d'y être de sa poche !

A ceux qui croient que les voyageurs d'affaires s'en donnent à c?ur joie pour traficoter leurs notes de frais, l'étude 2012 par KDS - en partenariat avec DeplacementsPros.com et EPSA - apporte un formel démenti. Vertueux, 78,6 % avouent ne jamais avoir triché avec les notes de frais. "Si on analyse l'ensemble des réponses, on ne peut pas dire que les autres 21,4 % sont pour autant des tricheurs, explique Alain Joyet, sociologue d'entreprise. Il s'agit le plus souvent pour eux de se faire rembourser des notes qu'ils ont perdu ou dont le montant, trop faible, n'a pas fait l'objet d'une demande. On assiste plutôt à une compensation qu'à une simple volonté de tricherie".

De fait, à la question : "Pour quelle raison principale n'avez-vous pas déclaré les dépenses ou n'avez-vous pas été remboursé en totalité ?", ils sont 56,3 % à affirmer que les montants étaient trop faibles, insignifiants, sans doute moins d'une dizaine d'euros et 31% avouent qu'ils ont perdu le justificatif. "Il faut comprendre qu'engager une dépense pour l'entreprise est toujours vécu comme une source d'angoisse pour le voyageur", commente Alain Joyet. Résultat : ils adaptent leurs frais aux dépenses engagées voire anticipent celles à venir.

le souci de ne pas en être de sa poche


La tendance à arranger la note de frais n'est pas donc le fait de voleurs mais de voyageurs soucieux de ne pas en être de leur poche. Bien sûr, il y a d'autres raisons qui pourraient conduire à la triche : "Pas moins de 37,6 % des personnes interrogées disent que la triche vient en dédommagement d'un système mal paramétré (remboursement, forfait ne couvrant pas tous les frais), constate Alain Joyet. Voilà qui conforte bien l'idée que le voyageur n'est pas malhonnête mais qu'il ne veut pas non plus subventionner son entreprise sur ses propres deniers". Sur les 133 réponses obtenues (dont 93 en France), on se rend compte que c'est dans les entreprises de plus de 5000 personnes (qui pèsent 36,8% des personnes interrogées) que la gestion "plus fantaisiste" de la note de frais est constatée même si, a priori, les règles imposées sont plus drastiques.

1 salarié sur 6 présente une note de frais comprise entre 1000 et 2000 euros

A noter également, le montant moyen des notes de frais est en baisse en 2011 même s'il demeure à un niveau relativement élevé, entre 150 et 300 ?, pour plus d'un quart des collaborateurs (25,8 %). Ils sont 16,5 % à déclarer moins de 150 ? par mois mais 17,5% à se situer entre 1000 et 2000 euros ! Et avec la crise, les délais de remboursement raccourcissent. 38,4 % des voyageurs interrogés sont remboursés dans un délai de 15 à 30 jours, même si 2,7% attendent plus d'un mois avant de récupérer leurs avances. "L'argent conduit à une relation très complexe entre l'entreprise et le voyageur, souligne Alain Joyet. On ne veut pas avancer des fonds pour une structure a priori plus riche que le budget personnel de chacun. Cette relation est complexe car elle conduit à des exigences et des règles de gestion qui demandent beaucoup de diplomatie de la part de la direction financière et du salarié".
 

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