La gestion des documents professionnels : une tâche chronophage et difficile

Que ce soit dans une organisation ou une entreprise, la gestion des documents est une tâche d'une importance capitale (en particulier lorsque les activités nécessitent l'usage de plusieurs documents).

Les entreprises utilisent des documents tels que les courriers internes, la paperasse transactionnelle et administrative, les lettres informatives, les fiches publicitaires, ... Les concevoir et les produire ou recevoir ceux provenant de divers collaborateurs et partenaires d'une part, les traiter et les archiver d'autre part : voilà à quoi sont généralement confrontés les responsables au quotidien. La situation est davantage difficile lorsqu'il est nécessaire de les convertir, de les enrichir ou de les personnaliser selon les exigences des destinataires.

À cause du grand nombre des interlocuteurs des entreprises, des différents types de documents à gérer et de la diversité des tâches, la gestion documentaire se présente comme un travail coûteux, fastidieux et chronophage.

Par chance, les domaines de la communication d'entreprise et de l'éditique ont bénéficié d'avancées technologiques considérables, et ce, grâce au développement du numérique. Avec la conception de logiciels et d'outils dématérialisés, certaines opérations ont été automatisées (de quoi prendre en charge plus facilement les documents et réduire les coûts).

La gestion numérique des documents professionnels

La gestion numérique (ou dématérialisation) est considérée comme la solution par excellence pour la prise en charge des documents professionnels. Ces derniers deviennent plus simples à gérer dans les entreprises et les clients y ont accès facilement.

La procédure classique de gestion numérique des documents compte 4 principales étapes :

• produire des documents numérisés ou numériser des documents au format papier ;
• traiter les documents (en prenant en compte l'indexation par concepts, mots-clés et types) ;
• stocker les documents selon les besoins des entreprises et les exigences législatives ;
• diffuser les documents.

Au fil des jours, de plus en plus d'entreprises placent la gestion numérique des documents au centre de leurs priorités. En effet, la dématérialisation améliore non seulement la sécurité, mais réduit aussi les coûts (plus besoin d'acheter du papier ou d'utiliser un entrepôt).

Il est essentiel de créer des systèmes de gestion automatisés dans les entreprises, ceci afin de garantir le contrôle des dossiers et de les mettre à la disposition des employés. Mais bien que tous les documents puissent être dématérialisés, les administrations exigent que certains restent au format papier (pour s'assurer de l'authenticité des informations).

Plusieurs plateformes se sont spécialisées dans le secteur de l'éditique, parmi lesquelles le Portail des Sociétés.

Avis sur Portail des Sociétés : une plateforme idéale pour la gestion des documents professionnels

Le Portail des Sociétés est un outil simple, indépendant, privé et sécurisé qui fournit une assistance complète aux entreprises, pour l'obtention et la gestion de leurs documents professionnels.

Les avantages de Portail des Sociétés

La fiabilité

Avec plusieurs avis positifs, la plateforme Portail des Sociétés est appréciée pour sa fiabilité. En effet, elle ne commet aucune erreur dans la recherche de justificatifs et l'identification d'une entreprise.

La simplicité

Le téléchargement, la visualisation et le partage des documents s'effectuent depuis une interface simple. La plateforme s'adapte également à tous les besoins.

Un outil complet

Tous les documents professionnels sont disposés dans un espace spécifique. Ainsi, les entreprises peuvent facilement y accéder.

La disponibilité

Des conseillers se tiennent à l'écoute des clients 6j/7 et leur apportent des solutions dans les meilleurs délais.

Un outil adapté à tous les profils de professionnels

Les services de la plateforme conviennent à tous les professionnels, et ce, qu'il s'agisse des constructeurs immobiliers, des sociétés marchandes, des cabinets (avocats, comptables, ...), des auto-entrepreneurs, ...

Les services sont les suivants :

• centralisation des documents ;
• KBIS et justificatifs ;
• assistant personnel ;
• espace personnalisable.

Les tarifs de la plateforme

Pour ceux qui veulent tester les services de la plateforme, une offre d'essai est proposée à 0,99 euro (pendant 48h).

L'abonnement mensuel est quant à lui facturé à 29,90 euros, sans engagement (il est résiliable à n'importe quel moment). Il permet de bénéficier d'un outil de partage et de centralisation des documents professionnels, d'une assistance dédiée 6j/7, d'une aide et d'un accompagnement dans la gestion des pièces justificatives, ...

Gestion documentaire en entreprise : les erreurs à éviter

Pour garantir une bonne gestion des documents professionnels, certaines erreurs sont à éviter.

Ne pas prendre en compte le cycle de vie des documents

Gérer des documents professionnels ne consiste pas uniquement à les archiver. En effet, le stockage fait partie des dernières phases d'un long processus.

En d'autres termes, cela signifie que les documents ont des cycles de vie qu'il est nécessaire de considérer.

Sur un autre plan, il faut noter que tous les documents générés dans l'entreprise proviennent d'informations instantanées. Pour cela, il vaut mieux centraliser leur création.

Ignorer l'indexation et l'organisation des documents

Les entreprises génèrent un nombre plus ou moins élevé de documents pour leur fonctionnement. C'est d'ailleurs l'une des raisons pour lesquelles il est très facile de s'embrouiller lors de la recherche d'informations spécifiques (dans les archives, par exemple).

Il est conseillé de bien organiser et indexer tous les documents produits, ceci afin de les retrouver rapidement et de se mettre à l'abri d'éventuelles pertes.

À l'heure du numérique où les entreprises sont à la recherche de performance, la gestion des documents est incontournable. Mais à cause de la multiplicité des canaux disponibles, cette tâche est relativement complexe. L'une des astuces pour y remédier consiste à s'offrir les services d'une plateforme spécialisée.