Avocats en droit des affaires, fonds d’investissement ou banques d’affaires : il est encore temps de vous outiller comme il se doit pour vous préparer au mieux avant le grand rush des closings estivaux.
Closer en été : retour du grand défi annuel
L'arrivée de beaux jours est loin d'être synonyme de détente pour les professionnels de la fusion-acquisition. Déjà délicate par nature, la tâche se complique encore davantage alors que les congés estivaux se profilent : manque de personnel pour finaliser le closing, absence des parties pour le signing, etc. Parfois, cela peut attendre septembre, parfois non pour des raisons stratégiques.
Face à toutes ces embûches qui viennent pimenter un process déjà compliqué, l'organisation et la planification de vos opérations au moyen d'une solution de gestion de projets juridiques adaptée à vos besoins vous permettra d'anticiper au maximum ces périodes de stress.
Quel outil pour digitaliser rapidement sa gestion de projets juridiques ?
Il est essentiel d'opter pour une solution à l'expérience utilisateur simple et intuitive pour une adoption totale de la part de vos collaborateurs, clients et confrères. En période d'activité intense, pas le temps de lire un manuel ou de faire intervenir un consultant. Une solution dotée d'un support technique disponible en direct est indispensable, notamment si vous avez besoin d'aide pour vérifier l'identité des différents signataires à distance.
Pour organiser un closing digitalisé en toute simplicité, oubliez les échanges par mail, téléphone, etc. D'autant que vos interlocuteurs seront probablement eux-mêmes assez occupés, ou en déplacement. Privilégiez une plateforme de gestion de projet collaborative en mode SaaS (solution logicielle hébergée dans le Cloud, accessible depuis n'importe où et depuis n'importe quel appareil). Sur la plateforme, chargez vos documents en vue de l'audit, constituez votre closing checklist, échangez avec les avocats des différentes parties dans un fil de commentaires, et organisez votre séance de signature à distance.
Plutôt qu'une plateforme de partage de documents de type Drive, privilégiez une solution adaptée à la pratique juridique, qui vous permettra de réaliser des séquestres, générer des bibles, et surtout, protéger vos données. Optez pour une solution conforme aux meilleurs standards de sécurité, et permettant une gestion fine des droits d'accès pour garantir une confidentialité parfaite des participants et des informations partagées.
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Closd, plateforme collaborative de gestion de projets juridiques, propose une solution à 360° et accompagne les professionnels du droit dans la digitalisation de leurs opérations, de la phase d'audit jusqu'au signing.
Photo d'illustration (Crédits : DR)
10 conseils pour accélérer vos closings
Découvrez 10 conseils qui peuvent vous permettre de gagner du temps sur des tâches manuelles ou à faible valeur ajoutée en utilisant une solution collaborative comme Closd :
Utilisez une seule plateforme pour collecter vos documents justificatifs, oubliez les emails et les transferts en ligne
Invitez les participants à rejoindre la plateforme en différé, une fois tout paramétré
Masquez les groupes de participants entre eux pour ne pas avoir à recréer de projet pour chaque potentiel acquéreur
Activez la vérification d'identité pour les futurs signataires au moment d'envoyer l'invitation pour gagner du temps sur la séance de signature
Numérotez automatiquement vos dossiers et fichiers pour améliorer la communication
Importez et sauvegardez votre arborescence de dossiers
Sauvegardez vos modèles de closing memo pour les avoir déjà prêts au moment venu
Utilisez les outils de planification de votre outil de signature électronique pour envoyer les documents à une heure précise
Utilisez la génération automatique de bible de votre solution pour une meilleure expérience client et pour pouvoir partir plus vite en vacances : plus de corvée de scan et de reliure
Dotez-vous d'un coffre-fort électronique à valeur probante pour directement exporter les originaux et les stocker en toute sécurité.
En adoptant ces quelques conseils pratiques, vous pourrez ainsi vous focaliser davantage sur votre expertise juridique, déstresser vos deals, améliorer la sécurité des opérations et l'expérience de vos clients.
Pour vous aider à choisir la solution de gestion des opérations juridique la mieux adaptée à votre organisation, consultez notre guide pratique à télécharger gratuitement.
