Les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront d'ici quelques mois se conformer à l'obligation légale d'émettre et de recevoir des factures au format électronique afin d'améliorer la transparence fiscale et de limiter les fraudes. Comment les dirigeants peuvent-ils anticiper cet important changement et adapter dès à présent les processus en interne ?
Mieux comprendre la facturation électronique
L'appellation "facture électronique" désigne une facture dont la totalité du cycle de vie (la création, l'envoi, la réception, l'intégration dans les logiciels comptables et l'archivage) est digitale. Ce concept repose sur des standards normalisés afin de faciliter la transmission des informations entre les différents acteurs concernés (administration, entreprises, etc.) et leur traitement par des outils informatiques spécialisés. Grâce aux évolutions techniques et aux adaptations législatives, ces documents présentent aujourd'hui une valeur fiscale semblable à celle des factures imprimées sur papier.
Déjà utilisée par de nombreuses sociétés, l'e-facturation devra être généralisée selon un calendrier défini par la Loi de finances 2024. Toutes les entreprises s'acquittant de la TVA auront ainsi l'obligation de se mettre en conformité avec la facturation électronique en 2026. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) accepteront et produiront des e-factures dès le 1ᵉʳ septembre 2026. Concernant les plus petites structures (PME, micro-entreprises, artisans, etc.), il s'agira, à cette même date, d'être en capacité de recevoir des documents dématérialisés. Pour eux, l'obligation d'émettre interviendra seulement un an plus tard, soit au 1ᵉʳ septembre 2027.
L'automatisation du traitement des factures fournisseurs et, plus largement, l'optimisation des processus comptables, limite considérablement les saisies et les temps d'approbation. Dans certaines entreprises, il n'est pas rare, en effet, de devoir passer plusieurs dizaines d'heures chaque mois pour assurer ce genre de tâches, certes indispensables, mais à faible valeur ajoutée. Ce gain de temps se traduira rapidement par une réduction des budgets administratifs. Une étude récente a ainsi démontré que le coût de traitement manuel d'une facture peut atteindre une vingtaine d'euros. Une parfaite optimisation pilotée par l'IA parvient à faire redescendre ce montant à 45 centimes seulement, soit une économie substantielle ! Impressionnant, n'est-ce pas ?
Le recours à un logiciel de facturation, comme la solution Quadient AP, limitera également le risque de commettre une erreur ou un oubli, et même d'être victime d'une fraude (sécurité des données financières, meilleure gestion des flux de trésorerie, etc.). Vos données informatiques resteront alors constamment intègres et cohérentes. Quadient AP vous assure aussi un total respect de la réglementation qui s'appliquera en 2026. Il dispose, en effet, de l'agrément d'État qui fait de lui une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) certifiée, conformément aux exigences du législateur.
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Respectueux des principales normes de sécurité en vigueur (SOC II, RGPDE et ISO 27001), l'outil protégera, de plus, vos données les plus sensibles. Gardez bien à l'esprit que plus de la moitié des sociétés françaises ont fait l'objet, a minima, d'une attaque informatique ou d'une tentative au cours de l'année 2022. Dans 61 % de ces cas, les pirates ont ciblé les services comptables et financiers en priorité.
ERP et intégration de logiciels comptables
Quadient AP s'intègre sans difficulté dans l'écosystème informatique de votre entreprise. Compatible avec les principaux ERP et logiciels dédiés à la finance du marché, vous pourrez alors le déployer sans difficulté et sans risquer de perturber l'existant. Une fois en place, ce logiciel de facturation électronique dopera les qualités naturelles de vos solutions actuelles.
Pour parfaire plus encore le résultat, il est primordial de préparer les équipes au changement à venir. L'idée consiste alors à les impliquer dès le démarrage du processus d'évolution. Elles devront tout d'abord être sensibilisées et comprendre les enjeux liés à l'e-facturation. Les nouveaux usages et outils devront également faire l'objet d'une formation spécifique. Dans le même temps, les responsables du projet devront conduire un audit précis des processus actuels afin d'identifier leurs atouts et leurs faiblesses. Des priorités d'évolution se dégageront alors naturellement dans le but de faciliter la transition vers le nouveau mode de fonctionnement.
Mieux piloter l'entreprise
La mise en œuvre de la facturation électronique garantit une vision en temps réel de la situation financière de l'entreprise. Les données hébergées dans la solution Quadient AP peuvent servir à alimenter de nombreux indicateurs de performance. Devenus automatiques et fiables, ces derniers serviront de base à une prise de décision rapide et à l'élaboration d'une stratégie efficace.
Le responsable financier disposera ainsi d'informations pertinentes pour répondre à ses missions de planification et d'identification de nouvelles opportunités de création de valeur. Il ressentira par ailleurs moins de pression face à ses responsabilités fiscales. Enfin, ses équipes profiteront de davantage de temps et pourront alors se réorienter vers des activités plus profitables à la bonne santé de l'entreprise.
