Une solution optimale de gestion de planning du personnel

D’un point de vue RH, la planification est une tâche indispensable pour organiser le planning du personnel et s’assurer que l’entreprise bénéficie de suffisamment de salariés en permanence. Entre les congés, les arrêts maladie, les absences de dernières minutes et autres, difficile de faire le suivi des absences de tous les membres du personnel et d’organiser un planning en conséquence. Pourtant, il existe des outils justement pensés en ce sens et aussi dédiés à une meilleure gestion de la paie en fin de mois !

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(Crédits : DR)

Pourquoi le planning du personnel est indispensable ?

Parmi les fonctions des services RH et la gestion du personnel quelle que soit l'entreprise, il y a celles qui consistent à organiser le planning du personnel. Cela signifie définir qui doit être là et quand. Le problème, c'est qu'un certain nombre de facteurs entrent en jeu et doivent être pris en compte comme :

-          Le nombre d'heures déjà travaillées

-          Les jours de repos

-          Les congés maladie

-          Les congés payés

-          Les congés maternité/paternité/parental

-          Les absences pour raison familiale

-          La formation

-          Etc.

La création d'un planning cohérent qui permet de bénéficier d'un effectif suffisant dans l'entreprise peut alors devenir un véritable casse-tête. Qui plus est, il est nécessaire de tenir chacun informé de toute évolution possible du planning en question afin de s'assurer qu'il sera bien présent. Une mauvaise gestion du planning du personnel peut avoir des conséquences désastreuses sur une entreprise, d'où l'intérêt de mettre en œuvre des outils adéquats (plus d'informations sur la gestion d'une entreprise sur le blog.

Par ailleurs, un planning du personnel est indispensable pour le calcul des éléments variables de paie, piloter les ratios de productivité mais aussi de masse salariale. L'employeur a également l'obligation d'afficher l'horaire collectif de travail dans l'entreprise.

 Comment réussir un planning du personnel ?

Pour éviter toute erreur et bien organiser les présences et absences de tous les membres du personnel, il existe plusieurs méthodes à mettre en œuvre.

 Identifier les contraintes avant de créer le planning

La création d'un planning de référence qui peut être dupliqué d'une année à l'autre permet de gagner en temps précieux. On y intègre donc toutes les informations susceptibles d'être utiles l'année qui suivra comme la période de fermeture annuelle de l'entreprise ou encore les périodes où un effectif renforcé est nécessaire comme la période des fêtes par exemple. Les horaires d'ouverture peuvent aussi être intégrés à ce modèle qui servira de base.

Privilégier les rotations dans la conception de planning

Pour faire face aux imprévues et à leurs conséquences, un manager doit être capable de réagir rapidement. Pour cela, il doit prévoir ce que l'on appelle des rotations. L'objectif ? Être en mesure d'alterner les plages horaires des salariés. Le planning est donc conçu de telle manière qu'une absence ne puisse pas altérer le bon fonctionnement de l'entreprise et l'atteinte des objectifs quotidiens.

Opter pour un outil adéquat

La création d'un planning du personnel, ça ne s'improvise pas. Avec le bon outil, les choses seront beaucoup plus faciles à mettre en œuvre. Les absences et les présences seront mieux gérées, mais cela facilitera aussi le processus de paie ou encore la mise à jour du planning ainsi que son partage. On opte donc pour un outil intuitif, adapté à ses besoins et facile à mettre en place !

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