Internationalisation des marchés oblige, les managers et / ou leurs collaborateurs sont souvent appelés à se déplacer pour visiter des clients ou des fournisseurs. Le coût moyen d'un déplacement est d'environ 1.000 euros. Auxquels s'ajoutent 10 % en frais de gestion, soit 100 euros qui se répartissent entre la demande d'achat de voyage, la réservation et l'émission de facture, la facturation à l'agence et, enfin, la saisie de la note de frais. Autant de coûts qui, grâce à des solutions logicielles en ligne, peuvent être considérablement réduits.

Effet dissuasif

Il existe en effet des applications qui permettent au supérieur hiérarchique de contrôler et de valider ? ou non ? le projet de dépense en temps réel de l'un de ses collaborateurs. Ce qui peut avoir un effet dissuasif sur les plus dépensiers. Cette fonctionnalité ? et bien d'autres ? est proposée par les logiciels de gestion des notes de frais commercialisés en mode SaaS (« software as a service », location de logiciels à la demande sur Internet). À commencer par Comptanoo Note de frais de Cegid, mais aussi Note de Frais TPE d'Idilys et Notys d'Eurêka Solutions, tous trois destinés aux petites entreprises. Pour les entreprises plus importantes, il convient de citer KDS Express de KDS, Notilus de Dimo Gestion ou encore Ulysse Travel & Expenses d'Etap-On-Line, le leader sur ce domaine avec 400.000 utilisateurs sur Internet.

Pour l'entreprise, les gains sont multiples. Par exemple, un meilleur suivi budgétaire des dépenses engagées ou une amélioration des processus mêmes de validation. Avant de donner son feu vert au projet de dépense ou au remboursement de la note de frais, le manager va pouvoir se référer au barème légal et au plafond de dépenses assigné au salarié. Mieux, les données peuvent ensuite être récupérées dans les logiciels de comptabilité du marché. Par exemple, Notys s'interface avec Ciel, Sage, SAP ou Mouvex. Les informations peuvent ainsi alimenter la DADSU (déclaration automatisée des données sociales unifiée) ainsi que le compte de la TVA déductible.

Tarifs de gros

Autre source de gains qu'apporte la gestion informatisée des notes de frais, les entreprises disposent de la sorte d'une méthode pour négocier des tarifs de gros auprès des grands prestataires (agences de voyages, chaînes d'hôtels, loueurs de voitures, compagnies aériennes, etc.). Enfin, côté utilisateur, les dossiers de remboursement sont plus rapidement traités. Et la saisie des notes de frais peut être allégée en couplant l'application avec les cartes de paiement de l'entreprise. En effet, le salarié n'a plus qu'à récupérer les relevés bancaires de ses dépenses et les intégrer dans sa note de frais. Autre avantage, il peut, au moyen de son PDA (organiseur), réserver son billet d'avion en choisissant parmi plusieurs offres. C'est le cas notamment avec KDS Express, Notilus, et Ulysse Travel & Expenses.