À défaut d'avoir été bien préparé, le passage du bureau individuel à l'open space peut être facteur d'absentéisme et de perte de productivité chez les salariés les plus fragiles. « En open space, les gens travaillent côte à côte, mais souvent en silo, sans forcément communiquer entre eux », constate Anne Browaeys, directrice générale de FullSix, une agence de communication alternative. Pour écarter les risques de mécontentement et avant même d'emménager dans les nouveaux locaux, certaines entreprises multiplient les actions de communication interne.

Parmi les moyens mis en oeuvre, citons la désignation de salariés relais, l'édition de newsletters, la présentation des maquettes du site et du futur mobilier, les visites. « Nous avons également veillé à identifier les points d'achoppement et d'angoisses afin de dédramatiser les changements », témoigne Pascale Mangot-Lagarde, directeur de l'environnement du travail à la Royal Bank of Scotland. Mêmes efforts déployés du côté d'IBM avant de quitter en novembre dernier la tour Europe, à Paris-La Défense, pour son nouveau site à Bois-Colombes (Hauts-de-Seine). « Cela a été un vrai projet d'entreprise, pas un simple déménagement, insiste Didier Barbé, vice-président en charge de la communication. Avec la DRH et des consultants en gestion du changement, nous avons notamment travaillé sur une charte du ''bien vivre ensemble en open space'' appuyée par des sessions de formation. »

Codes couleurs

Une fois arrivé à son nouveau poste, le salarié doit se sentir chez lui. « Il faut fournir aux collaborateurs des espaces de détente et de rencontre qui créent du lien et donnent l'envie d'y travailler », recommande Isabelle Trigon, la directrice générale adjointe de Form'a qui a travaillé sur l'aménagement du nouveau site de Microsoft à Issy-Val de Seine. Pour cette dernière, il est indispensable de travailler aussi sur l'identité visuelle du bâtiment afin d'entretenir, notamment chez les nomades, le sentiment d'appartenance à l'entreprise. Et ce, en jouant sur les logos, les codes couleurs, les matériaux mais aussi des parois vitrées qui peuvent être des outils de communication.

Soigner l'aménagement d'un bâtiment ne suffit pas pour préserver son capital humain. D'où l'idée de FullSix de réunir ses salariés autour d'un pot, un vendredi sur deux, et de les convier à des petits déjeuners festifs le lundi où les créatifs montrent leur travail. De son côté, l'agence de marketing Il Était Une Marque joue sur le terrain culturel. « Nous avons créé une petite bibliothèque où chacun dépose ses propres livres. Du coup, on parle beaucoup plus de littérature à déjeuner que de boulot, se réjouit Alain Murcia, le gérant. Il y a une véritable synergie dans les comportements qui développe la communication et la créativité. »