C'est l'archivage à valeur probante. » Autrement dit, la société se propose d'archiver les documents dématérialisés de ses clients afin qu'ils puissent y accéder en cas de contrôle fiscal ou de procédure judiciaire, par exemple. Car, si la loi autorise maintenant la conservation de certains documents sous forme numérique, elle ne dispense pas de les présenter en cas de contrôle. Pour cela, elle archive des comptabilités (factures, bons de commande, etc.), des images, des courriers, des e-mails et même des conversations téléphoniques, pour des entreprises de crédit à la consommation, par exemple.

CDC Arkhinéo, filiale à 100 % de la Caisse des dépôts, a été créée en 2001, mais il lui a fallu attendre 2005 pour que le marché décolle enfin. « À cette époque, la société Carrefour a annoncé qu'elle n'accepterait plus de factures papier de ses fournisseurs d'ici à deux ans, raconte Charles du Boullay. Cela a été un déclencheur pour la dématérialisation et donc pour l'archivage de confiance. » Mais les obstacles à franchir ont été nombreux. « Surtout parce que la numérisation, le passage d'un document physique à de l'électronique, est une sorte de choc culturel, poursuit Charles du Boullay. Comment prouver quelque chose quand le papier n'existe plus ? » En 2009, CDC Arkhinéo a réalisé un chiffre d'affaires de 1,2 million d'euros, en croissance de 40 % par rapport à 2008, avec près de 70 clients.

Haute sécurité

Les clients de la société disposent d'une autorisation à lui envoyer des documents via un réseau sécurisé. Lorsqu'un client envoie une facture par exemple, le système de CDC Arkhinéo vérifie l'intégrité du document, c'est-à-dire qu'il n'a pas été altéré pendant son acheminement, et calcule une empreinte, qui permettra de gérer l'intégrité pendant toute la durée de l'archivage. Cette empreinte permet de vérifier que personne n'a tenté d'accéder frauduleusement au document ou de le modifier. Le document est ensuite horodaté, indexé puis archivé en cinq exemplaires : deux sur le site principal (région parisienne), deux sur le site secondaire (Bordeaux) et un sur le site de back up. Pour garantir l'accessibilité au document pendant plusieurs décennies, CDC Arkhinéo assure la migration des fichiers archivés si les logiciels ou les supports changent, ce qui est vraisemblablement envisageable ! La société n'a pas lésiné en ce qui concerne la sécurité des sites : lignes haute tension, groupes électrogènes, contrôle d'accès par badge, caméra et contrôle biométrique... Autant de solutions qu'une entreprise peut difficilement mettre en oeuvre seule pour archiver ses données et en garantir l'accès à long terme. Et les tarifs pratiqués sont loin d'être prohibitifs : 15 à 20 centimes d'euro pour archiver et conserver une facture pendant dix ans.