L'année 2018 marque un tournant majeur sur le marché de la commande publique avec une réglementation qui entrera en vigueur au 1er octobre, ordonnant la dématérialisation des réponses à un appel d'offre (AO). Jusqu'à présent, il était fortement conseillé de répondre par voie numérique aux AO mais plus de 75% des entreprises sur les 300.000 y répondant chaque année préféraient la réponse papier. Désormais, cela ne sera plus possible et le répondant se verra refuser sa candidature systématiquement.

Cette réglementation n'est pas nouvelle. Depuis 2010, les acheteurs ont la possibilité d'exiger une réponse numérique à leurs AO. En 2014, le Parlement européen et le Conseil ont préconisé l'obligation de dématérialisation.

Actuellement, répondre à un AO peut être perçu comme un véritable casse-tête pour les entreprises. La dématérialisation, si elle va certes avoir pour effets principaux un gain de productivité et un relatif allongement du délai de réponse, nécessite une certaine préparation. Les entreprises vont devoir se familiariser aux multiples plateformes de dépôts imposées par les acheteurs publics, réorganiser leur process interne de signature, ou encore adapter la configuration de leur poste de travail aux exigences de chaque plateforme. Mis en parallèle avec l'arrivée imminente du RGPD dans les entreprises, ou encore les nouvelles réglementations sur la facturation électronique, cela commence à faire beaucoup.

Quid des administrations-acheteurs publics ?

Quid des administrations-acheteurs publics ? En Europe, les entités publiques qui ont déjà adopté la passation électronique de marchés déclarent avoir réduit leurs dépenses relatives à cet exercice de 5% à 20%. Le volume total des marchés publics dans l'UE est estimé à plus de 2.000 milliards d'euros, ce qui signifie qu'une économie de 5 % correspondrait à quelque 100 milliards d'euros, selon la Commission européenne.

Comme pour chaque nouvelle réglementation, on observe la volonté des législateurs de bien faire et d'améliorer les choses à l'heure du tout numérique, mais la réalité sur le terrain est souvent bien loin des politiques menées. Le pouvoir adjudicateur enjoint encore trop souvent les répondants aux AO à favoriser une réponse papier, voire même à transmettre le dossier en électronique avec une copie de sauvegarde papier en plusieurs exemplaires !

Par ailleurs tous les acheteurs publics ne maitrisent pas forcément les différentes options de leur profil d'acheteur (plateforme). En effet, certaines procédures massivement alloties, notamment dans le médical, ont été lancées avec l'obligation d'élaborer un dossier administratif ainsi qu'une offre commerciale pour chaque lot soumissionné, générant parfois plus de 500 lots à charger individuellement sur la plateforme de l'acheteur. Le Plan de Transformation Numérique 2017-2022 propose néanmoins des axes d'amélioration et de fluidification des procédures tout à fait encourageants (mise en place d'une gouvernance, interopérabilité des systèmes, transparence...)

Quels avantages et inconvénients pour les TPE /PME?

Les collectivités locales sont particulièrement sensibles depuis quelques années à l'idée de favoriser le développement économique régional. Pour ce faire, il faut permettre aux TPE/PME qui forment ce tissu économique de pouvoir se positionner sur ce type de procédures.

La légende qui consistait à douter de l'objectivité des appels d'offre (plis ouverts avant la fin de consultation pour communiquer des caractéristiques et prix des concurrents...) n'est techniquement plus possible dans la mesure où les acheteurs publics ne peuvent désormais accéder aux coffres forts électroniques qu'à la clôture de la procédure.

Malgré ces efforts de transparence et de mise en place de moyens pour plus d'objectivité, la participation des PME aux marchés publics reste faible. Sur les 3 dernières années, on constate une baisse du volume d'offres transmises (33% en 2014 vs 28,4% en 2016[1]).

La complexité des procédures reste le frein majeur

Explication ? La complexité des procédures reste le frein majeur. Par exemple, le décret du 25/03/16 qui autorise à transmettre une offre non signée (ce n'est plus qu'au moment de l'attribution du marché que la signature de l'entreprise sera exigée). On peut donc comprendre qu'il n'y a plus d'obligation règlementaire, sauf si l'acheteur l'exige !

De la même façon, la mise en place du DUME (Document unique de Marché européen) est une bonne chose mais les notes d'information et tutoriels sont restés pendant des mois disponibles uniquement en anglais sur les sites publics. Un frein supplémentaire pour les entreprises ne les poussant pas à s'intéresser à ce dispositif.

Il est encore temps de faire de la dématérialisation une véritable opportunité (pour le public comme pour les entreprises) mais cette transformation doit-être appréhendée comme un véritable projet.

[1] source OECP 27 mars 2018