Dans l'idéal, les collaborateurs devraient obtenir des retours tout au long de l'année de la part de leurs managers, ce qui permet de désacraliser les entretiens annuels.

Hélas, c'est encore trop peu souvent le cas ! Trop souvent, ces rendez-vous sont perçus comme contraignants et génèrent du stress. Ils peuvent pourtant devenir des leviers de motivation pour les collaborateurs, à condition de bien les préparer et de les anticiper.

Préparer les entretiens plusieurs semaines à l'avance

C'est d'ailleurs là le point clé pour réussir ses entretiens annuels : ils se préparent quelques semaines, voire un mois à l'avance. L'objectif, pour le manager comme pour le collaborateur ? Arriver au rendez-vous en ayant en tête les différents points à aborder et leur degré d'importance, avec des exemples précis pour les illustrer et les étayer. Pour être pertinent, chaque retour doit en effet être mis en situation.

Surtout, plutôt que de se concentrer sur le passé, l'entretien doit surtout servir à se projeter dans l'avenir, pour faire avancer les choses. Cela passe notamment par une discussion autour des axes d'amélioration et la mise en place d'un plan d'action pour les 3, 6 ou 8 prochains mois. Évidemment, lorsque les feedbacks sont réguliers, l'exercice est beaucoup plus facile à réaliser...

Privilégier les formats courts et bien cadrés

Pour être efficaces, ces entretiens doivent être relativement courts : 45 minutes, 1 heure. Pas 2h ou 2h30 comme c'est le cas dans certaines entreprises, faute de préparation et de cadrage. Un format court impose de fixer un déroulé en amont et de respecter les temps de parole de chacun, pour éviter de se disperser et de perdre du temps dans des discussions non constructives.

Certains sujets peuvent aussi être évacués d'emblée, comme celui de la rémunération, qui fera l'objet d'un autre entretien, plus court, une ou deux semaines plus tard. De quoi enlever du stress des deux côtés, en évacuant un sujet "chaud", pour se concentrer sur l'essentiel. Si l'entretien annuel a été bien mené, la question des augmentations et des promotions se gère beaucoup plus facilement.

Définir des "next steps" clairs et en assurer le suivi

Un entretien annuel réussi se traduit par des actions claires et bien définies : nouveaux objectifs, formation, plan d'évolution ou prochaines étapes. Pourquoi ne pas programmer le prochain point directement à la fin de l'entretien ? Celui sur la rémunération par exemple, ou un point d'étape trois mois plus tard, pour mettre en place les actions évoquées lors de l'échange ?

Fixer un nouvel entretien 6 mois après peut aussi être judicieux : il permet de faire un point sur l'avancement du plan d'action et l'ajuster si nécessaire. Les collaborateurs ont besoin de savoir qu'ils sont suivis et que leur manager fait preuve de cohérence.

Un entretien annuel qui ne débouche pas sur des "next steps" est une occasion manquée ! Selon la dernière étude Javelo réalisée par Opinion Way, 79% des salariés estiment qu'un entretien annuel "amélioré"  peut contribuer à fidéliser et motiver les collaborateurs. Pour cela, il doit être préparé avec minutie et, dans l'idéal, nourri des feedbacks donnés en continu, tout au long de l'année, par les managers. Mais cela impose bien souvent de changer de mode de management, pour aborder ces entretiens avec un autre regard.