Les méfaits de l'open space, et comment en sortir

Comme si les milliards absorbés par le coût de l'absentéisme n'étaient pas suffisants, voici une nouvelle menace pour la productivité des entreprises : l'interruption. Selon une étude OpinionWay de Mars 2015, 87% des directeurs administratifs et financiers évoquent comme première situation stressante « les interruptions numériques intempestives pendant que l'on est en train d'effectuer une tâche ». Déjà, en 2010, une étude Sciforma démontrait que les cadres sont interrompus en moyenne toutes les 7 minutes dans leur travail ! L'étude indiquait que 75% des collaborateurs avouent interrompre leur travail pour regarder le contenu d'un nouveau message reçu. Travailler est donc désormais devenu l'art de déployer en permanence une stratégie d'adaptation à l'interruption, interruption subie et interruption créée.

Un coût faramineux

Eteindre un téléphone qui sonne, regarder un mail ou un SMS qui s'affichent sur l'écran, les perturbations cognitives liées à ces interruptions et à l'énergie nécessaire pour se reconcentrer sur sa tâche, fatiguent les collaborateurs. Une étude de l'Université du Michigan montre même qu'elles multiplient par trois le taux d'erreurs. Selon le rapport Basex, une étude menée entre 2004 et 2005, les interruptions aux Etats-Unis, dues aux sollicitations diverses, engendrent chaque année une perte de temps de 28%, soit plus de 2 heures par jour, avec un coût de 588 milliards de dollars ! En les minimisant, les entreprises pourraient donc regagner jusqu'à 25% du temps de travail de leurs collaborateurs et booster considérablement leur productivité, donc leur performance, sans augmenter pour autant leur masse salariale !

Trois dimensions essentielles

Il est donc essentiel d'inventer les nouveaux modes de management du 21ème siècle qui minimisent les interruptions et instaurent de nouvelles manières de travailler. Mais il est aussi important de faire évoluer les espaces de travail, qui sont une des données du problème. L'Open Space mal pensé doit laisser la place au Multi Space, l'espace de travail du 21ème siècle, conçu pour intégrer les trois dimensions essentielles au mieux-être au travail de l'Homo Interruptus :

Concentration : Un espace de travail individuel avec intimité et confort, sans téléphone, pour travailler dans le calme et sans interruption

Collaboration : une zone de travail commune à géométrie variable : un lieu cosy pour passer des coups de fil ou se connecter seul ou à deux à une téléconférence ; un peu plus étendu pour se réunir de manière informelle ou travailler en équipes réduites ; et enfin, un espace plus classique pour des réunions d'équipes formelles, des réunions clients ou des vidéo-Conférences

Ressourcement : Un espace pensé comme un lieu de vie pour faire une pause ou privilégier les échanges informels avec ou sans tasse de café : bibliothèque, zone de jeux, de détente, cafétéria, terrasse...

Au sein du Multi Space, décliné en fonction des besoins de la journée et des rythmes de travail, l'Homo Interruptus est épanoui tout au long de sa journée de travail et sa productivité est considérablement accrue. L'Homo Interruptus est là pour rester et l'entreprise doit s'y adapter dès maintenant ! Au lieu d'amplifier le phénomène d'interruption, interruption subie ou créée, il est impératif que l'espace de travail le minimise. Cette question deviendra encore plus sensible au fur et à mesure que les « digital native » ou « Génération Y », arriveront en masse sur le marché du travail. Il est urgent de réagir. L'Open Space a vécu, vive le Multi Space !