La gestion des dépenses est une problématique incontournable pour toutes les entreprises. Pour y répondre, le danois Jeppe Rindom et l'italien Niccolo Perrera ont lancé en 2015 la fintech Pleo, qui propose des solutions dans ce domaine. « Nos solutions sont diverses », explique le general manager France de Pleo, Philippe Coulon. « Nous proposons un logiciel de gestion des notes de frais, qui permet notamment de définir des droits et limites, une solution de gestion des factures, qui permet d'intégrer les factures automatiquement dans la comptabilité, et une solution de gestion des remboursements, pour rembourser dans la journée les notes de frais des employés utilisant des cartes personnelles ». Pleo permet également de gérer plusieurs entités, pour les entreprises basées dans plusieurs lieux ou pays.

Un des atouts de Pleo est aussi de proposer des cartes de paiement professionnelles, qui permettent aux employés de ne pas avoir à avancer les fonds, et d'utiliser ceux mis à disposition par l'entreprise grâce à leur carte Pleo. Du côté de l'entreprise, cela permet d'avoir un contrôle sur les dépenses des employés, et de fixer des limites par montant, par type de dépense, par équipe ou des limites temporelles.

Pleo s'inspire de l'esprit scandinave et met l'expérience utilisateur au cœur de ses préoccupations, avec une solution simple d'utilisation, qui ne nécessite pas de formation. Aujourd'hui, l'entreprise compte 930 employés répartis dans 12 pays en Europe et en Amérique du Nord, et recense 20 000 clients en Europe, ce qui en fait la solution la plus importante en termes de clients sur ce secteur.

Un besoin des entreprises de digitaliser leur gestion des dépenses

La gestion des dépenses est une tâche très chronophage pour les directeurs administratifs et financiers. D'après une étude européenne réalisée par Pleo, 43% des petites et moyennes entreprises utilisent encore des tableurs Excel ou Google Sheet. « Les employés gardent les notes de frais, et à la fin du mois, ils doivent les rentrer ligne par ligne dans le tableur », détaille Philippe Coulon. « Ce fichier est ensuite envoyé à la comptabilité ou au DAF, qui après vérification, va procéder au remboursement des notes de frais. Il y a un délai important et un grand risque d'erreur. »

Cette étude indique également que 19% des entreprises n'ont même pas recours à un tableur, mais fonctionnent en transmettant physiquement les reçus et les factures à la comptabilité. « Il y a donc un potentiel de marché énorme », souligne-t-il. « La valeur ajoutée de Pleo est d'offrir une flexibilité tant pour les employés que les employeurs, et de permettre au DAF d'avoir un contrôle sur les dépenses en fixant un cadre. Il peut par exemple déterminer qui doit subir une vérification avant de faire une dépense. »

Pour les entreprises, Pleo apporte une visibilité indispensable, explique le general manager : « Beaucoup de clients viennent nous voir en nous disant qu'ils n'ont aucune visibilité en temps réel sur ce qui est dépensé dans l'entreprise, car les dépenses se font via des cartes personnelles, et sont envoyées en notes de frais à la fin du mois. Le temps de latence est énorme, alors qu'avec une solution telle que Pleo, ils voient au quotidien ce qui est dépensé, ils peuvent le contrôler et même bloquer les cartes si nécessaire. »

Un outil pour affronter la crise

Avec le contexte économique actuel, le besoin de visibilité et de contrôle est plus fort que jamais. La solution Pleo aide à se préparer à des difficultés, en gérant et en prévoyant mieux ses dépenses. La crise pousse aussi les entreprises à évoluer dans leur mode de gestion. « Il y a deux types de cadres », explique Philippe Coulon. « Le cadre du contrôle à priori, avec une demande d'autorisation avant la dépense, qui est plus répandu en France, et le cadre de contrôle à postériori, où on laisse plus de flexibilité aux employés, et on contrôle après. »

« Avec la crise qui s'annonce, nous avons une demande croissante des entreprises pour avoir un contrôle à priori », poursuit-il. « Ces derniers mois, nous avons aussi de plus en plus de demandes pour mettre en place un cadre très clair, et le communiquer aux employés. » Sans aller jusqu'à micro-contrôler chaque dépense, les entreprises cherchent à donner de la visibilité aux employés et au management sur les dépenses et à faire du reporting, pour responsabiliser les équipes par rapport à leurs dépenses.

Des solutions adaptées aux petites et moyennes entreprises

« À ses débuts, Pleo était une solution conçue pour les petites entreprises », raconte Philippe Coulon. « Souvent, elles ont des règles orales, où certaines personnes ont une carte d'entreprise, et parfois les personnes se les échangent, ce qui peut poser problème s'il y a des abus. » L'utilisation d'une solution comme Pleo apporte un cadre autour des dépenses.

Aujourd'hui, le cœur de cible de Pleo est plutôt les moyennes entreprises, de plus de 50 salariés. « Elles viennent nous voir avant leur croissance fulgurante, et anticipent le besoin de mettre en place des processus et des règles claires. » Utiliser Pleo leur permet d'accompagner leur croissance et de mieux gérer leur performance grâce à la gestion des multi-entités. C'est un outil approprié pour les DAF, dont le rôle a beaucoup évolué ces dernières années : « Avant, le DAF était un réceptacle des initiatives de l'entreprise », explique le general manager. « Aujourd'hui, ils viennent nous demander des solutions pour aider à la transformation de l'entreprise. Ils sont force de proposition et se positionnent en tant que catalyseur de changements. »