Facture électronique : 4 conseils d'expert pour optimiser l'année test de 2025

Déjà en septembre 2021 sur les premières échéances 2024 puis en juillet 2023 sur les échéances de septembre 2026 et 2027, les reports du calendrier de la Réforme de la Facturation Electronique (RFE) sont révélateurs de l'ampleur (sous-estimée) de la tâche. Lutte contre la fraude et garantie de recouvrement de TVA pour l'administration fiscale ; relations plus fluides entre les entreprises et leurs clients : les enjeux économiques de la RFE sont tels qu'une co-construction prolongée lui est préférée à un lancement précipité. Partie prenante technique du projet, l'administration fiscale accordera finalement aux entreprises une année de phase pilote plus importante que prévue en 2025.

Aux portes de cette année pilote, Guillaume Rejou (directeur marketing produit chez CEGID) guide les entreprises sur la manière de mettre à profit ce report de calendrier, en 4 conseils d'expert du sujet.

Arrêter de se dire que l'on a le temps

A parti du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner des factures dématérialisées, tandis que les grandes entreprises et ETI devront pouvoir émettre leurs factures dématérialisées. Au 1er septembre 2027, cette obligation s'étendra à l'ensemble des entreprises. Grâce à ses reports, à une communication maîtrisée ainsi qu'à une attribution contrôlée des numéros aux PDP (plateformes de dématérialisation partenaires) aux prestataires de service, l'administration fiscale permet aux entreprises (et leurs comptables) de se rassurer... sans pour autant qu'elles puissent se reposer sur leurs lauriers.

« Mieux vaut trop anticiper que de se retrouver piégé par l'urgence d'un calendrier » prévient Guillaume Rejou. « Les dernières annonces de report ont déclenché une sorte de ventre mou en ralentissant les entreprises dans leurs projets. Il y a d'abord eu une baisse de fréquentation de nos webinaires CEGID sur le sujet à l'annonce avant une reprise en progression depuis la fin des vacances d'été » explique l'expert. Désormais derrière les entreprises, la phase de diagnostic des flux d'information laisse sa place à la sélection d'un éditeur immatriculé PDP afin d'être prêt à tester son dispositif dès 2025.

Analyser l'impact de la réforme sur la structure organisationnelle

Parallèlement à cette phase de pré-production, l'analyse de l'impact de la réforme sur la structure organisationnelle n'est pas à négliger. Avec la mise en place des systèmes de facturation électronique, les personnes aux fonctions auparavant dédiées à ces rentrées manuelles de données dans l'ancien système d'information de l'entreprise se retrouveront allégées d'une partie potentiellement considérable de leur travail. « Ces tâches chronophages apportaient peu de valeur ajoutée aux postes concernés, mais il s'agit tout de même de réenvisager les allocations de ressources qui seront touchées par ce changement de système d'information » explique Guillaume Rejou. Formations, nouveau périmètre d'action ou nouvelles missions : anticiper ce nouveau temps de travail à disposition sera aussi bénéfique pour l'entreprise que pour le salarié concerné au premier plan par cette réforme.

Être opérationnel pour la phase pilote en 2025

Initialement annoncée dans des délais plus courts, l'administration fiscale laisse finalement aux entreprises un peu plus d'une année complète (jusqu'en septembre 2026) pour tester leur nouveau système d'e-invoicing en 2025. Guillaume Rejou considère cette échéance intermédiaire comme essentielle à la réussite du dispositif : « Une phase de pré-production est primordiale au lancement d'un nouveau système de traitement d'un tel volume de données. Les entreprises peuvent désormais prendre le temps de tester leur nouvel écosystème grâce à cette évolution dans le bon sens du calendrier ». Les immatriculations PDP des éditeurs tels que CEGID sont reçues, les dispositifs en entreprise acquis : place désormais à l'anticipation de l'intégration de nouvelles fonctionnalités dans les ERP.

Commencer à anticiper de nouvelles fonctionnalités

Stockage à valeur probante ou nature des flux spécifiques à certaines industries : la période accordée aux entreprises par l'administration fiscale d'ici septembre 2026 leur laisse également le temps de fluidifier leurs process en interne et d'anticiper de nouvelles fonctionnalités à impact pour leur système. « L'essor à grande vitesse de l'intelligence artificielle générative doit, à mon sens, entrer dès maintenant en considération dans la mise en place du nouveau système d'information lié à la facturation électronique, tout comme dans la manière dont elle communiquera avec son ERP. Ne pas anticiper l'intégration de l'IA dans son écosystème, c'est verrouiller ses possibilités pour les années à venir » prévient l'expert CEGID.

D'ici septembre 2027, ce sera au tour des PME et micro-entreprises d'être capables d'émettre leurs factures électroniques. Le conseil de Guillaume Rejou à leur attention ? « Ne pas se répéter que l'on a le temps et commencer le travail de cartographie de ses flux d'information dès maintenant ! »