Une amélioration de la productivité

La dématérialisation des documents désigne ce processus qui consiste à transformer les documents du format papier au format numérique. En général, la plupart des travailleurs passent plus de 50 % de leur temps à chercher un document qu'à le lire ou le traiter. En optant pour une solution GED, tous les documents sont centralisés dans un espace partagé. Ce qui rend leur accès plus facile à tous les membres de l'organisation qui en ont l'autorisation. Il s'agit là d'un gain de temps qui permet aux salariés de se consacrer à d'autres tâches plus productives.

De plus, une solution de GED ou de Gestion Electronique des Documents (voir : https://ingedis-solutions.fr/) implique une automatisation de la saisie des données. Ce qui limite les risques d'erreurs. Souhaitez-vous intégrer cet outil dans la gestion de vos archives documentaires ? Quel que soit votre type d'organisation (TPE, PME, collectivité locale, etc.), vous êtes certains de trouver la solution appropriée à votre entreprise.

Une option de maîtrise des coûts d'impression et de gestion des documents

La gestion électronique des documents permet de mieux maîtriser certaines dépenses récurrentes de votre entreprise. En effet, les travailleurs impriment plus de 1000 pages par mois. Avec cette solution, vous optimisez la gestion des dépenses relatives à l'impression (achat de ramettes de papier, de cartouches d'encre, maintenance et achat d'équipement d'impression, etc.).

Les frais d'envoi de correspondance sont presque inexistants, car les documents sont désormais envoyés par courriel ou messagerie instantanée. L'option accusée de réception et ouverture de messages vous permet d'avoir un meilleur suivi de vos différentes correspondances. La GED permet également de réduire les frais d'archivage qui sont généralement dispendieux pour les documents en papier.

Une solution adaptée aux nouvelles formes de travail

Avec les prouesses technologiques et la pandémie de COVID-19, de nouvelles formes de travail comme le télétravail ou le travail collaboratif se sont vite démocratisées. La dématérialisation répond au critère de flexibilité de nouveaux modes de travail. Les documents sont centralisés et les échanges deviennent plus fluides.

Ainsi, depuis une tablette, un ordinateur, un smartphone, ou tout autre périphérique électronique, les travailleurs peuvent rapidement interagir sur un même document.

Un gain d'espace pour la gestion des archives

Pour l'archivage des documents en papier, les dirigeants de l'entreprise réservent des locaux généralement d'une grande superficie. En optant pour la GED, vous n'avez plus besoin d'autant d'espace pour l'archivage de vos documents. Il suffit d'implanter un logiciel de gestion électronique des documents et le tour est joué. Vous êtes ainsi à l'abri des pertes de documents lors d'un déménagement de la société.

Il s'agit d'un gros avantage, surtout pour les TPE et les PME. La dématérialisation des documents permet une optimisation de l'espace pour tous les services de l'entreprise, visitez le site : https://ingedis-solutions.fr/dematerialisation-pour-les-tpe-pme/

Une réduction des délais de traitement

La mise en place d'une solution de GED aide l'entreprise à réduire les délais de traitement de documents. Les salariés ne perdent plus de temps aux archives. Les tâches de traitement sont simplifiées, car les travailleurs accèdent aux données en temps réel, et ce, même à distance.

Les délais d'envoi et de réception des dossiers sont très réduits. Ce qui permet de renforcer et d'améliorer l'expérience client de votre entreprise. La GED apporte une grande valeur ajoutée à l'entreprise et réduit au maximum les tâches chronophages.

Dans un monde de plus en plus dynamique, la dématérialisation des documents reste une solution innovante et incontournable pour toute entreprise qui se veut moderne.