Pourquoi entreprendre une dématérialisation de vos processus RH ?

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(Crédits : DR)
Destiné à gérer le "Capital Humain" d'une entreprise, le service des Ressources humaines est au cœur de son organisation et de sa stratégie. Les processus RH standards intègrent l'ensemble des actions à mener par le service de Ressources Humaines d'une entreprise. Ils impliquent un grand nombre de tâches récurrentes ou ponctuelles à faible valeur ajoutée.

Au quotidien, les champs d'action des RH englobent le recrutement des salariés, les contrats et la rémunération du personnel, la gestion des absences et des données personnelles des employés, la gestion prévisionnelle des besoins de l'entreprise (emplois, formations...), l'amélioration des conditions de travail, etc. À l'heure où l'on entrevoit le passage au "tout numérique", le potentiel avéré d'une solution de dématérialisation a de quoi séduire non seulement les dirigeants et les collaborateurs RH, mais aussi l'ensemble du personnel.

Pour fluidifier les échanges et rationaliser l'ensemble de ces processus RH souvent fastidieux et chronophages, la dématérialisation est devenue incontournable ! Gagner du temps mais aussi gagner en efficacité et en agilité , tout en projetant une image moderne de l'entreprise.

Définir ses priorités pour faire le bon choix


Envisager une dématérialisation RH, c'est avant tout procéder à une réflexion sur l'organisation déjà en place afin de dresser un bilan constructif des besoins. Différents points sont à envisager, ils constitueront les bases indispensables sur lesquelles s'échafaudera votre projet de dématérialisation sur-mesure. De l'analyse et formalisation des processus métiers existants à la compatibilité de la solution avec les applications et systèmes de gestion utilisés, en passant par vos exigences en termes de traçabilité, de sécurité et d'archivage des documents... chaque aspect du fonctionnement actuel de votre département de ressources humaines doit être pris en compte et évalué. Pour cette démarche préalable, l'accompagnement par un professionnel de la transformation digitale est plus que recommandé. En œuvrant conjointement avec le prestataire de services que vous aurez choisi pour vous accompagner, vous vous assurez de mettre en œuvre la meilleure solution possible pour l'ensemble de vos collaborateurs ! Une fois ces besoins définis, il sera à même de vous proposer une solution de dématérialisation performante et 100 % personnalisée. Pour vous, c'est l'assurance de bénéficier d'outils qui répondront parfaitement à vos exigences en donnant un nouveau souffle à votre département RH ainsi qu'à la dynamique globale de votre entreprise !

Gagner du temps mais aussi gagner en efficacité et en agilité

Une meilleure productivité

Dématérialiser l'ensemble des processus RH permet de gagner en agilité sur de nombreux aspects spécifiques de la Gestion des Ressources Humaines. Pour un service du personnel, cette opportunité présente de multiples avantages :
- Optimiser la collecte et l'échange d'informations et de documents tout au long du parcours de chaque collaborateur (documents contractuels, demande de congés, de formation, dépôt de candidature...)
- Faciliter la gestion des temps (arrêts maladie, congés maternité...), des plannings, et garder le contrôle sur le calendrier à respecter concernant les dates-clés de chaque employé (fin de période d'essai, visite médicale...)
- Diffuser en quelques clics des informations indispensables à l'ensemble du personnel
- Simplifier l'édition et la transmission d'un flux important de fiches de paie, etc.
La mise en place d'une chaîne globale de tâches automatisées intégrées à un système de gestion des documents permet de délester les services de RH des tâches chronophages. Moins de temps consacré à des tâches purement matérielles de gestion administrative, c'est plus de temps à consacrer à son cœur de métier, une productivité accrue, et plus de satisfaction dans l'accomplissement dans son rôle de professionnel des Ressources Humaines !


Encourager et développer le travail collaboratif

La dématérialisation des processus RH et ses différents workflows, permettent aussi un partage efficace d'informations entre les utilisateurs en interne (RH, managers, collaborateurs) à des fins de consultation ou de validation. Cet accès multiple à un portail unique offre à l'ensemble des collaborateurs la possibilité d'échanger et d'interagir rapidement avec différents contributeurs. À la clé, les bénéfices sont multiples : créer du lien, renforcer la dynamique globale de l'entreprise et permettre un maximum de réactivité à chacun, quel que soit son rôle dans l'entreprise. La dématérialisation des process RH est un atout qui s'avère particulièrement utile dans les échanges entre les différentes branches métiers, comme par exemple dans le cadre d'entretiens annuels d'évaluation.

Sécuriser les échanges de documents numériques

Au sein d'un département de Ressources Humaines, entreprendre une dématérialisation des processus permet de les rendre plus sûrs et plus performants. L'automatisation des procédures, mais aussi des relances ou des rappels de dates clés via des workflows dédiés limite les risques d'erreurs, d'omissions ou de retards. La digitalisation offre une parfaite traçabilité à tous les envois et réceptions en prenant en compte l'ensemble des flux, ainsi que la possibilité d'une diffusion sécurisée et multicanale de tous documents. À cette traçabilité optimale s'ajoute le bénéfice de transactions, d'échanges et d'archivage totalement sécurisés, dans le respect du cadre juridique pour une meilleure maîtrise des risques, même dans le cadre de transfert de données sensibles (signature électronique, dossier de preuves, système d'archivage électronique à vocation probatoire...)

Un cadre légal encourageant la transition numérique

Présentant d'innombrables avantages, tant sur le plan sociétal qu'environnemental, la transformation digitale est au cœur des préoccupations gouvernementales. Dans cette optique, les mesures prises par le gouvernement visent à encourager la généralisation des processus de dématérialisation des documents dans les entreprises. Grâce à un cadre légal de mieux en mieux défini, harmonisé à l'échelle européenne et accompagné par plusieurs mesures liées à la réforme du Code du Travail, le climat actuel est plus que favorable aux initiatives numériques! Dans cette ambiance particulièrement encourageante et propice au changement, entreprendre une dématérialisation de ses processus RH apparaît comme une évidence.

C'est le cas par exemple des bulletins de paie électroniques, grâce auxquels une entreprise peut réaliser de belles économies sur les coûts d'édition et de diffusion. Ce bulletin de salaire dématérialisé versé dans des coffres-forts salariés, permet également de s'inscrire dans une démarche éco-responsable puisqu'il dispense d'une impression sur papier. Conformément à la loi El Khomri, modifiée depuis le 1er janvier 2017, la mise en place du bulletin de paie dématérialisé peut s'effectuer à l'initiative des entreprises qui le souhaitent, sauf si le salarié s'y oppose. Au vu du nombre croissant d'entreprises séduites par ce procédé et du fort taux d'adhésion des salariés, ce passage au numérique convainc autant les entreprises que le personnel !


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Pionnier dans le domaine de la dématérialisation des processus depuis 40 ans, Locarchives propose les solutions d'externalisation les plus adaptées à vos SI métiers. Les experts Locarchives sont à votre écoute pour répondre à vos besoins concernant l'optimisation de vos processus RH avant, pendant et après le déploiement. Nous sommes à vos côtés à chaque étape : définir vos priorités, bâtir un projet personnalisé et compatible avec vos SI déjà en place, communiquer, former... c'est le rôle de Locarchives de vous accompagner dans les meilleures conditions sur la voie du changement, en vous proposant les outils les plus fiables. Pour votre transformation digitale, vous pouvez compter sur Locarchives.

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