Comment adapter son style écrit aux différents contextes professionnels

"Les cadres manquent de méthode pour adapter leur style à différents contextes, constate Jeanne Bordeau, patrone de l'Institut de la qualité de l'expression. Comment vaincre ce défaut en cinq points.

"Les cadres savent bien entendu écrire mais ils manquent de méthode pour enrichir leur style et l'adapter à différents contextes", souligne Jeanne Bordeau, qui dirige l'Institut de la qualité de l'expression. "En entreprise, le langage s'est appauvri au profit d'une langue technique, aseptisée et d'une écriture "Power Point" qui manque de chair. L'écriture relève du rationnel mais aussi du sensible". Alors pour améliorer votre écrit, voici cinq points essentiels à travailler.

1. Faites un autodiagnostic de votre style

Première étape: analyser ses écrits. Pour cela, lisez à voix haute un de vos textes, comme une lettre, une note interne et essayez d'énoncer, oralement et de façon brève, les trois idées clés. En général, c'est plus difficile qu'il n'y paraît... Il faut donc travailler sur la concision. Demandez-vous quels sont les messages forts que vous voulez mettre en avant et les idées secondaires dont vous pouvez vous passer. Soyez également attentifs aux transitions et au cheminement logique de votre pensée. Trop souvent, les paragraphes d'un texte sont interchangeables, ce qui est mauvais signe.

2. Mettez la forme au service du fond

Après avoir fait cette analyse, vous devez travailler sur la forme. Comptez le nombre de mots que vous employez dans une phrase. En 8 mots bien choisis, vous pouvez faire passer une idée bien mieux qu'en 30 mal organisés ! Pour gagner en incision, pensez à changer de temps, le présent est trop fréquemment utilisé, à construire des phrases avec des subordonnées afin de transmettre une montée en puissance de l'idée et à porter une attention particulière aux mots que vous employez. En entreprise, les collaborateurs ont tendance à utiliser le même vocabulaire, et pour compenser cette faiblesse, à abuser de superlatifs et d'adverbes.

3. Adaptez-vous au lecteur

Vous atteindrez vos objectifs grâce à la justesse de votre style. Ainsi, vous devez savoir l'adapter au public visé. Si vous devez écrire une lettre délicate, comme une note de crise, un rapport à des syndicats, un courrier de litige, n'hésitez pas, dans ce cas, à user d'adverbes qui vont modérer votre discours. Lorsque vous devez manier la nuance, portez une attention particulière au syle et à la clareté de votre discours.

4. Développez un esprit de synthèse

Vous avez besoin d'exercer votre esprit de synthèse pour prendre des notes et faire des résumés efficaces. Ici, il n'est pas question de style. Il faut surtout savoir hiérarchiser les idées. Pour effectuer des prises de note efficaces, il est impératif de développer sa capacité d'écoute. Cela vous permettra de mieux structurer votre pensée pour restituer les idées fortes du discours. En entreprise, les notes internes sont souvent mal faites car elles ne distinguent pas les idées évoquées des commentaires qualitatifs.

5. Soignez l'écriture de vos mails

Le développement de l'informatique a contribué à appauvrir le langage. Les mails, par exemple, adoptent trop souvent un style oral, hachuré, proche du coupé-collé, sans contextualisation, ni civilité. Or face aux nombreuses informations que nous recevons, un mail doit être particulièrement bien écrit pour retenir l'attention de son destinataire: ils doivent être rythmés, toniques et concis. Huit mails sur dix s'avèrent en plus inutiles: apprennez à les employer à bon escient.

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