"Les managers qui ont dans leur équipe un représentant du personnel sont souvent démunis. Ils hésitent entre un comportement autoritariste et une attitude trop coulante par peur d'un conflit", constate Bernard Vivier, directeur de l'Institut supérieur du travail (IST), spécialiste des relations sociales.

N'instaurez aucune discrimination, qu'elle soit positive ou négative

"Les managers doivent considérer que les représentants du personnel sont des salariés comme les autres, qui ne doivent pas être traités comme les autres !", souligne le spécialiste. "Cela semble paradoxal mais c'est la réalité de cette relation un peu particulière. Ils doivent être traités comme les autres collaborateurs quand ils exercent leur activité professionnelle. En aucun cas, il ne faut faire de discrimination positive ou négative. Les syndicats apprennent d'ailleurs à leurs militants à bien discerner les deux postures. Dans les entretiens individuels par exemple, il ne s'agit pas d'être plus coulant ou plus strict. Il faut aussi savoir apprécier la qualité du travail fourni au prorata du temps passé. Un délégué du personnel ou un représentant syndical ne travaille pas à 100%: il peut consacrer jusqu'à la moitié de son temps à son mandat. Mieux vaut le savoir pour évaluer justement le collaborateur. Mais il ne s'agit pas non plus de passer sur ses erreurs en achetant la paix sociale dans son service. Cela pourrait être très mal perçu par l'équipe qui y verrait, à juste titre, du favoritisme".

Identifiez le rôle précis du représentant

"Il est impératif que le manager se rapproche des ressources humaines pour identifier précisément les mandats que peuvent détenir certains membres de son équipe et les temps de délégation prévus par la loi". Un délégué du personnel ne mène pas la même action qu'un délégué syndical, un membre du Comité d'entreprise ou du CHSCT (Comité pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail). Le rôle du délégué du personnel est ainsi de "réclamer" l'application de textes ou d'accords existants, la remise en ordre d'une situation qui s'est dégradée, etc. Le délégué syndical doit lui "revendiquer", par exemple une hausse des salaires ou l'obtention d'une prime. Si une discussion avec le délégué du personnel dérive, volontairement ou non, sur ce sujet, sachez que c'est hors de propos. Il n'est d'ailleurs pas inutile de demander une formation aux RH : en une journée, vous saurez précisément le rôle et les attributions de chaque fonction".

Gérez correctement les temps d'absence

"Pour gérer les temps d'absence des délégués, l'entreprise prévoit normalement (ce n'est pas prévu par le code du Travail) de faire remplir des bons de délégation. Le délégué doit y mentionner le nombre d'heures pendant lequel il sera absent de son poste de travail. Le manager doit veiller à ce que ces bons soient remplis pour les transmettre ensuite, signés, aux RH. C'est aussi un moyen de justifier sans ambiguïté de ces absences auprès des autres collaborateurs. Mais attention, le manager ne peut demander le motif sous peine de délit d'entrave ! Si le salarié dépasse le temps estimé, il faut simplement le spécifier sur le bon".

Rapprochez-vous des RH pour maîtriser l'information

"Au niveau de l'entreprise, les négociations salariales ont lieu une fois par an avec les délégués syndicaux. La fréquence de réunion des délégués du personnel est plus importante : c'est une fois par mois. Vous devez ainsi vous mettre en relation avec les RH pour préparer les éventuelles réclamations et identifier ce qui était prévu et ce qui ne l'était pas. C'est également important pour être au courant de ce qui s'est dit. Si le délégué du personnel en sait plus que vous, cela risque de vous poser un problème de légitimité et d'autorité assez rapidement !"