Comment gérez-vous les notes de frais de vos collaborateurs ?Nous sommes une grosse PME (1.100 salariés dans le monde) avec une culture internationale très forte et des collaborateurs qui se déplacent beaucoup. En France, sur nos 170 salariés, une cinquantaine voyagent très régulièrement. Le problème est que les notes de frais étaient gérées sur Excel : une note mensuelle était imprimée et remplie par le collaborateur, puis envoyée au supérieur hiérarchique sur trois établissements pour validation avec les justificatifs avant d'être retournée au service financier. Avec ce système, les difficultés sont nombreuses : vérification des dépenses dans l'urgence par les responsables, envois irréguliers au service financier, risques de double paiement ou comptabilisation, difficulté d'appliquer de façon continue et régulière les règles d'entreprise en matière de contrôle, d'obtenir un reporting fiable, etc. Nous avons donc décidé de modifier le système.Qu'est-ce qui a motivé votre choix ?Nous avons avant tout cherché un système simple d'utilisation pour nos collaborateurs, accessible de partout via Internet et évolutif en fonction des nouvelles politiques de frais et réglementations. La réduction des coûts a été un élément important, mais pas essentiel. Des trois sociétés retenues en short list, nous avons préféré la solution de KDS qui correspondait le plus à notre cahier des charges.Quelles améliorations avez-vous constatées ?Les notes de frais sont automatiquement intégrées dans notre outil de gestion SAP. Par ailleurs, nous avons choisi quatre fournisseurs principaux ? loueurs automobiles courte et longue durée, opérateurs de téléphonie mobile et agence de voyages ? pour lesquels nous importons directement les factures électroniques dans l'outil KDS, puis dans SAP. Avec cette solution, nous pouvons prendre en compte aussi bien les frais engagés par le salarié que par la société et avoir un reporting très fin par collaborateur. Le retour sur investissement était fait dès la signature du contrat du fait du gain de productivité dans les services comptables ! De plus, nous pouvons effectuer des remboursements tous les quinze jours, ce qui permet de ne pas pénaliser les utilisateurs. Propos recueillis par B. D.Directeur administratif et financier chez Halton FranceFrédéric DurotUn retour sur investissement immédiat

latribune.fr

23 Mai 2009, 1:44

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