Une procédure cohérente pour les délégations de signature

Dans les PME, le réflexe du dirigeant est souvent de concentrer tous les pouvoirs. Pourtant, il peut s'avérer très utile de prévoir pour ses collaborateurs les plus proches des délégations de signature. Cela passe par la mise en place d'une procédure interne efficace, régulièrement actualisée et sujette à des contrôles. « Même dans une PME, il faut un principe de cohérence entre celui qui engage la dépense et celui qui va la régler », souligne Roland Dupré, manager chez OTC Conseil.Instaurer une procédure interne de délégation de signature permet avant tout de savoir qui fait quoi. Dans un premier temps, il est primordial d'effectuer un état des lieux des dispositifs existants, le plus souvent construits de manière empirique, sur les délégations de signature dans l'entreprise. Ce qui permet aussi d'établir une cartographie des risques. Ensuite, un diagnostic doit être mené avec les collaborateurs de la société, notamment à partir d'un questionnaire, pour savoir s'ils connaissent leurs pouvoirs et les limites de ceux-ci. « Le plus souvent, ils sont très demandeurs », indique Roland Dupré. Principes structurantsDans un second temps, un ensemble de propositions doit être formulé afin de replacer les signatures à l'échelon adéquat dans l'entreprise. Pour ce faire, il est indispensable de s'appuyer sur plusieurs principes structurants. Des exemples ? Il existe notamment le principe de ségrégation des compétences : « On ne signe pas ce que l'on ne comprend pas. » Un responsable des ressources humaines ne va pas signer un acte pour une activité de marché financier. « Ce principe de ségrégation de compétences est souvent absent dans les entreprises en forte croissance », relève le manager.Un choix est également à arrêter entre la double signature et la signature unique. Le principe de la double signature permet au premier signataire d'avoir le contrôle de l'acte signé par une seconde personne. Alors que dans le cadre de la signature unique, le collaborateur seul signataire est davantage responsabilisé. « Les deux principes [double signature ou signature unique] ont chacun leurs propres avantages. Cependant, la double signature est souvent déresponsabilisante car, en pratique, les contrôles réciproques ne sont opérés par aucun des signataires... » explique Roland Dupré. En outre, des seuils d'engagement peuvent être prévus pour des collaborateurs. Au-dessus de certains montants, il leur est interdit, par exemple, de commander eux-mêmes du matériel engageant l'entreprise.Après tout ce cheminement, une troisième phase consiste à élaborer des plans d'actions. « Elle va matérialiser les principes structurants retenus au sein des procédures internes de délégation de signature », précise Roland Dupré. Cette phase peut s'avérer assez longue. De nouveaux problèmes ou questions sont susceptibles en effet de surgir. Lorsque la troisième phase est terminée, les procédures internes de délégation de signature deviennent alors opérationnelles. Un contrôle régulier ne doit surtout pas être oublié, notamment en cas de changement de poste. La nouvelle tendance serait d'aller vers une publication des délégations de signature en ligne. « Il faut alors que le dispositif soit extrêmement sécuris頻, avertit Roland Dupré.Frédéric Hasting