Les règles d'or pour bien budgéter son déménagement

Le plus sûr moyen de maîtriser le budget de déménagement, c'est d'anticiper le plus possible. En commençant par ausculter la société elle-même. « La direction générale doit commencer par définir la politique de l'entreprise à court, moyen et long termes. De quoi mettre en relief les évolutions en termes d'effectifs, de coeur de métier, de modes de travail et de management », explique Thomas Benoist, responsable du marché entreprise de Benoist Architecture Ingénierie.Bien sûr, la délocalisation en banlieue est l'un des plus puissants leviers d'optimisation des coûts. « C'est aussi là qu'on trouve les immeubles les plus performants en termes de flexibilité et d'environnement », estime Alexis Motte, directeur associé de Mobilitis. Mais si le nouveau lieu manque d'attrait, l'entreprise risque de voir certains collaborateurs quitter l'entreprise et d'avoir de grandes difficultés à recruter... « Le plus gros poste - à savoir près des deux tiers - concerne les travaux d'aménagement pour accueillir les salariés dans le nouvel immeuble, calcule Antoine Bary, directeur du département conseil de BNP Paribas Real Estate. Cette évaluation de la programmation des espaces est assez normée. Cependant, il faut la faire signer par le top management. Car c'est d'elle que découle le montant des travaux et toute la logique du projet de déménagement. » Penser à l'informatiqueAutre poste important : la remise en état des bâtiments que l'on quitte. Au minimum, il faudra démonter les cloisons, remplacer la moquette et repeindre les murs. « Il faut examiner de près les contrats de bail car certaines clauses incluent la dépollution des sols ou, pour certaines installations de climatisation, le recyclage des fluides frigorigènes. Le même type de clause peut porter sur les installations d'électricité de puissance », avertit Antoine Bary qui conseille de provisionner ce poste à au moins 10 % du budget global du déménagement. « Parmi les coûts cachés, on oublie parfois d'intégrer les frais de nettoyage du site, d'enlèvement des cartons vides et autres déchets », pointe Pascale Mangot-Lagarde, vice-présidente de l'Arseg (Association des directeurs et responsables des services généraux). Quant au déménagement, bien qu'il n'accapare que 5 % du budget en moyenne, il concentre toute la tension du projet. Son exécution réclame une très grande précision. L'entreprise doit prévoir un poste d'au moins 5 % pour l'informatique et les télécoms. « Curieusement, ce budget est souvent oublié. Pourtant, il peut flamber si l'entreprise veut en profiter pour moderniser son système d'information », constate Antoine Bary. Enfin, avec le développement du télétravail à domicile, il convient aussi d'envisager un équipement de bureau à la maison. « Ce coût varie de 400 à 1.500 euros, explique Antoine Bary. Qui paie quoi ? Si ce poste n'a pas été budgété dès le départ, un autre poste sera amputé. Et si on ne le fait pas, il y a un risque d'explosion sociale. » E. H.