La business intelligence pour doper sa rentabilité

Le processus d'élaboration budgétaire sur Excel, bâti il y a plusieurs dizaines d'années et efficace à l'époque, a fini par montrer ses limites. Les multiples saisies, avec d'importantes possibilités d'erreurs, nous ont conduit à remplacer cet outil par Hyperion EssBase », explique Alain Abitbol, directeur des systèmes d'information chez Samse, le leader du négoce de matériaux et du bricolage grand public dans la zone Sud-Est, et troisième à l'échelle de l'Hexagone. Une évolution d'autant plus nécessaire que le chiffre d'affaires du groupe, qui compte désormais plusieurs dizaines de sociétés, a entre-temps quintuplé.Autre problème qui était monté en puissance : les délais de reporting auprès de la direction générale étaient devenus beaucoup trop longs. « Les contrôleurs de gestion devaient être mobilisés pendant quatre mois pour bâtir les budgets et ils n'étaient pas alors sur le terrain pour accompagner les équipes commerciales », souligne François-Xavier Langloys, directeur du contrôle de gestion négoce et du décisionnel. gros volumesPour arbitrer entre les différentes solutions disponibles, il s'est appuyé sur un cahier des charges élaboré par une équipe pluridisciplinaire mêlant comptables, contrôleurs de gestions et responsables informatiques.« Un des critères majeurs de sélection portait sur l'intégration du nouvel outil par rapport à celui déjà existant », rappelle François-Xavier Langloys. Outre la bonne prise en main pour l'utilisateur final, la capacité à traiter un gros volume de données provenant de différents sites était aussi entrée en ligne de compte : factures d'électricité, consommations d'eau, frais d'affranchissement, etc. Et surtout, bien entendu, les rémunérations des 4.000 salariés représentant plus de 60 % des dépenses du groupe. « Comme les rémunérations sont individualisées, nous devions pouvoir faire un historique des salaires de chacun pour les traiter mois par mois et en annuel », précise François-Xavier Langloys.L'intérêt de cette nouvelle solution ? « Toutes les données étant compilées dans le même outil, nous avons la garantie que les bilans restitués sont justes et d'une grande finesse. D'autre part, cela nous permet de diviser par deux le temps dédié au budget. » Un gain de temps majeur qui représentera l'essentiel du retour sur investissement. L'autre axe de rentabilité passera par des simulations permettant de faire des modèles et d'adapter la stratégie en fonction. « Le contrôle de gestion va ainsi être de plus en plus axé sur la performance commerciale, alors qu'il est aujourd'hui très marqué comptabilité. » D'ici trois ans, cet outil devrait par conséquent jouer un rôle majeur dans le pilotage de la performance commerciale, l'amélioration de la marge et donc de la rentabilité.Muriel Beaudoing