L’automatisation des processus au service des RH

Pouvez-vous présenter Primobox ?

Primobox est un éditeur de solutions en mode SaaS, qui permet de dématérialiser tous les documents relevant des ressources humaines (bulletin de paie, contrat, dossiers administratifs liés au parcours d'un collaborateur en entreprise). "Nos solutions s'adressent aux moyennes et grandes entreprises, dans tous les secteurs d'activité, telles que Toyota, Cultura, Fnac Darty, Samsic".

Le suivi client personnalisé est primordial chez Primobox. Nos experts accompagnent les services RH dès la mise en place du projet jusqu'au paramétrage de l'interface. Chaque collaborateur possède un espace personnel et sécurisé, via notre plateforme myPrimobox, où il peut signer électroniquement, stocker et consulter tous ses documents dématérialisés. Primobox dispose également d'un support pour les salariés afin de les aider à prendre en main cet outil, en répondant à toutes leurs questions.

La pandémie de Covid-19 a bouleversé le monde du travail. Comment a-t-elle impacté les services RH ?

En effet, la crise sanitaire a accéléré la transformation des modes de travail déjà en cours depuis quelques années. Le télétravail est en plein essor, des modèles plus hybrides et plus souples se développent, afin de concilier au mieux vie professionnelle et vie personnelle. Il est primordial pour les ressources humaines d'accompagner ces mutations.
L'enjeu principal est donc d'automatiser et accélérer tous les processus RH, afin de gagner en temps, en efficacité et éviter les erreurs de saisie. Primobox permet de digitaliser l'ensemble de la chaîne : la rédaction d'un document, sa signature, son stockage et enfin son partage aux collaborateurs. L'automatisation de la rédaction d'un document répond à une véritable demande de la part des RH, puisque 65% considèrent qu'un outil de génération de document devient essentiel, selon une étude des éditions Tissot "Les RH au quotidien 2022".

Concrètement comment fonctionne la rédaction automatisée des documents ?

Dans le cadre de l'automatisation des processus RH, Primobox propose une fonctionnalité de bibliothèque et de génération automatisée des documents RH. Prenons l'exemple d'un contrat de travail. La solution permet soit une saisie assistée du contrat, où l'utilisateur RH remplit les parties manquantes pour créer son document propre, soit sa génération automatique en 2 clics. Ainsi, Primobox s'interface complètement avec l'écosystème SIRH d'une société ! Il récupère les données nécessaires concernant un employé, puis génère automatiquement le document prêt à être envoyé. Cela permet de définir un modèle type de document pour l'ensemble de l'entreprise, sans erreurs de saisie et de décharger les services RH de tâches parfois lourdes et fastidieuses. En outre, Primobox permet de gagner en productivité. Auparavant quand les RH s'occupaient de la rédaction d'un contrat (validation, signature, envoi) il fallait compter 3 jours, aujourd'hui cela se fait en une heure ! Les retours clients autour de cette solution sont extrêmement positifs et nous constatons un engouement de plus en plus fort pour ce type d'outil.

L'expérience collaborateur est également au cœur des préoccupations des entreprises. Quel rôle peuvent jouer les RH sur cette question ?

Effectivement, la qualité de vie au travail est un véritable sujet aujourd'hui. Les salariés ont besoin de se sentir compris et valorisés par leur employeur. Ils sont aussi très attentifs à la responsabilité sociétale d'une société et au développement durable. A cela s'ajoute la guerre des talents de plus en plus forte, certains secteurs éprouvent de grandes difficultés à recruter.
Pour les ressources humaines, il s'agit donc de donner envie aux candidats de rejoindre la société, puis de les fidéliser. Les outils digitaux constituent une réponse efficace et rapide à mettre en place puisqu'ils permettent de faciliter les procédures des collaborateurs au quotidien. L'échange de document est rapide, simple et sécurisé, les informations nécessaires à la rédaction d'un contrat par exemple peuvent être récoltées beaucoup plus rapidement. Sans oublier la digitalisation des bulletins de paie. Bref, tous ces outils contribuent à simplifier la vie du collaborateur, tout en s'inscrivant dans une démarche éco-responsable puisque l'utilisation de papier est réduite drastiquement tout comme les coûts liés à l'envoi de document.

La protection des données reste primordiale.

Oui, l'enjeu autour de la sécurisation des données est incontournable. Avec Primobox, toutes les données sont stockées et archivées en France, dans des Data Center certifiés ISO 27001, qui répondent aux normes en vigueur. Grâce à ses valeurs de rigueur et d'adaptabilité, Primobox est en mesure de répondre à tous ces enjeux.