Erick Haehnsen
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Mal menées, les réunions démotivent, voire créent des conflits. Pourtant, la réunion reste un lieu où se crée l'intelligence collective de l'entreprise.
Antoine Silvestri
Inefficaces, mal préparées, chronophages, conflictuelles, trop systématiques... les réunions souffrent parfois de « réunionnite » aiguë. Mal menées, elles démotivent, voire créent des conflits. Pourtant, la réunion reste l'un des actes fondateurs de la cohérence des équipes, un lieu où se crée l'intelligence collective de l'entreprise. On y dresse les plans d'action. On y règle les problèmes (qualité, lancement de produit ou de projet...). On y améliore la productivité. On y malaxe le liant de la cohésion sociale. Bref, c'est là qu'on met les choses au clair. « L'espace de délibération que crée la réunion fait cohabiter performance économique et performance sociale », rappelle Fabien Sanchez, psychosociologue du travail. Mais comment réussir la conduite de réunion ?
Le premier travail du manager consiste à assigner une tâche collective au groupe : zéro panne, zéro déchet, par exemple. « Il ne s'agit pas de partir d'un constat mais du but à atteindre et de faire converger les interventions de chacun pour y parvenir », reprend Fabien Sanchez. Le conducteur de réunion sera directif sur la forme mais pas sur le fond. Il est le garant de la méthode (objectif, temps passé, prises de parole) pour atteindre un but collectif.
Il peut partir des « irritants » qui soulèvent des problématiques d'organisation mais qui ne remontent pas jusqu'à la direction : « Mon PC met trois plombes à démarrer » ; « Chaque matin, je dois courir partout pour avoir ce dont j'ai besoin », etc. Les collaborateurs écrivent donc un ou plusieurs « irritants » sur des post-it que le conducteur de réunion va coller sur un tableau.
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Première étape, il en déduit, grâce à cette vue à 360°, un diagnostic collaboratif dont il tire la synthèse très simplement en rapprochant, d'un côté, les idées qui se rejoignent, et de l'autre, celles qui s'opposent. Une fois ces choix validés par l'équipe, le conducteur amène les intervenants à voter les trois thèmes à traiter en priorité selon la théorie des 80/20.
Erick Haehnsen
