Vous avez aimé la "réunionnite"? Vous allez adorer la "comitologie"!

Comité des risques, comité d'audit, comités de gestion de projets, comité d'investissement, comité d'orientation stratégique, comité de pilotage, comité qualité et réclamations... Les organisations tendent actuellement à développer différentes formes de comités. Cette tendance que nous nommerons ici « comitologie » s'explique par l'exigence croissante de contrôle, (contrôle interne, audit) voire d'auto-contrôle, mais aussi à une normalisation galopante dans de nombreux secteurs d'activité.

Ainsi, on dénombre 35 000 entreprises certifiées ISO 9001. On notera également que le code Afep-Medef, établi dès 1995 qui détaille des recommandations concernant le fonctionnement des entreprises et de leur conseil d'administration au regard d'exigences de transparence, est adopté par presque la totalité des entreprises du SBF 120.

Qu'est-ce qui fait courir les entreprises après ces comités ? Des contraintes supplémentaires dans quel but stratégique ou opérationnel ?

Un tel constat avait déjà été dressé par le professeur au CNAM Yvon Pesqueux dans son ouvrage Gouvernance et privatisation (Puf, 2007) qui présente l'intrusion du management dans le fonctionnement des sociétés modernes. Yvon Pesqueux explique que la gouvernance est considérée comme le signe de l'autonomisation politique de l'organisation. Cette autonomisation implique un nécessaire dépassement du management et de repenser les relations actionnaires-dirigeants, entreprises-clients, ou encore entreprises/salariés.

L'entreprise prend une dimension « démocratique » qui transfère le centre décisionnel, non plus sur la seule direction générale, mais également sur un collectif (comité). Cette tendance s'observe en particulier dans des secteurs aujourd'hui fortement règlementés, comme la banque ou l'assurance. Certaines fonctions comme la gestion des risques, conformité, audit, ou encore des fonctions plus spécialisées (actuariat, conformité des services d'investissement, sécurité des systèmes d'information, etc.) y sont particulièrement sollicitées et écoutées.

Nouvelle science de l'organisation

La comitologie est un néologisme utilisé pour évoquer l'organisation de réunions où seront prises des décisions. Nous utilisons ici au sens managérial le terme de « comitologie » (analogie avec le terme évoquant l'ensemble des procédures permettant aux pays de l'Union européenne, par l'intermédiaire de comités spéciaux, de surveiller la manière dont Commission européenne met en œuvre la législation). Ainsi, avant la mise en œuvre un acte juridique de l'UE, la Commission doit consulter un comité composé de représentants de chacun des États membres sur les mesures d'exécution détaillées qu'elle propose.

Dans les entreprises, la philosophie est la même : il s'agit de consulter les membres du comité concerné pour toute prise de décision !

Au niveau managérial, la comitologie consiste à organiser le centre décisionnel grâce à des comités thématiques. C'est une problématique nouvelle dans les sciences de gestion, qui étudient la façon dont la gouvernance politique et opérationnelle de l'entreprise agit et se coordonne sur un ensemble de sujets définis.

Depuis 2009 coexistent deux catégories de comités spécialisés : les comités obligatoires et les comités volontaires. On distingue alors les comités d'origine réglementaire qui imposent par exemple aux sociétés cotées sur un marché réglementé la mise en place d'un comité d'audit depuis 2008. Les réunions de ces comités obligatoires donnent lieu à la rédaction de comptes-rendus ou de procès-verbaux prenant valeur légale. Les comités n'ayant pas valeur légale donnent lieu aussi à la rédaction de synthèse permettant d'assurer la traçabilité des décisions prises (en matière de gestion de la qualité par exemple).

En matière de pédagogie déjà, nous connaissions l'organisation du travail en « ateliers », c'est-à-dire en petits comités. Les classes d'étudiants se divisent en groupe, constitués souvent par affinités, pour travailler en mode projet sur des cas pratiques. À l'image de ce qui se passe dans les entreprises, il s'agit d'applications pratiques, de jeux de rôles qui reproduisent des situations managériales. Dans les entreprises aussi, on parle très souvent d'atelier. Le mot atelier, étymologiquement signifie un lieu de travail. Le Littré le définit d'ailleurs comme un lieu où travaillent un certain nombre d'ouvriers.

Au cours d'un atelier, le manager regroupe ses troupes en binômes ou très petites équipes pour réfléchir sur des sujets qui permettront de préparer les comités. Il s'agit d'un travail en mode projet mais très ponctuel et très ciblé. Cela laisse entrevoir des nouveaux types de réunions, qui s'ajoutent aux précédentes. Mode officieux de fonctionnement, il allie la convivialité et l'efficience. Les équipes sont stimulées et donc plus performantes sur des sujets transversaux. Parfois, cela évoque même les techniques de team building et de brainstorming.

Dérive organisationnelle

Mais trop de comités tue les comités. En effet, une telle pratique managériale peut s'avérer déviante lorsque plusieurs comités répondent aux mêmes problématiques, ce qui concourt inévitablement à une perte d'efficacité. À titre d'exemple, il n'est ni utile ni efficace de créer des comités consultatifs lorsque de faibles montants financiers sont en jeu.

Définir un seuil à partir duquel mettre en œuvre ces comités et leur délimiter un périmètre clair apparaît donc comme essentiel. Autre exemple, un comité de management de la qualité n'a pas vocation à décider des actions à mener pour répondre à l'ensemble des réclamations clients ou pour résoudre l'ensemble des problèmes de qualité. Il convient donc de définir des seuils d'insatisfaction client, d'impact sur l'image et la réputation (comment quantifier cela ?) et les finances au-dessus desquels la réunion d'un comité devient indispensable.

Enfin, il n'est pas nécessaire de faire trancher l'ensemble des projets d'une entreprise par un comité dédié à l'ensemble des projets stratégiques ou opérationnels (aussi appelé portefeuille de projets). Des projets très opérationnels et de faible envergure n'ont pas vocation à être abordés dans des instances d'arbitrage traitant déjà d'ordres du jour très remplis.

Il n'est pas non plus toujours nécessaire d'avoir un comité de suivi et un comité de pilotage pour chaque projet, en sus des comités de portefeuille projet. Ne pas envisager des comités avec une fréquence trop resserrée constitue aussi un point d'attention. Par exemple, mieux vaut saisir régulièrement un comité de direction sur des risques majeurs que de prévoir une réunion de comité des risques mensuellement. L'un des effets pervers de cet excès de comités peut-être l'hypertrophie des reportings et rapports qui ne sont plus alors ni lus ni débattus en comités, transformant ainsi ces instances en simples chambres d'enregistrement.

Le management de projets suppose inévitablement la mise en place de comités ou l'organisation des réunions. Mais les managers ont la responsabilité de rendre ces rendez-vous efficaces. Cela passe notamment par moins de rencontres, moins de participants, et surtout une meilleure traçabilité du travail de ces comités.

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Par Caroline Diard, Professeur associé en Management des Ressources Humaines et Droit - Laboratoire Métis - Membre de l'AGRH, École de Management de Normandie - UGEI et Nicolas Dufour, Professeur affilié, PSB Paris School of Business - UGEI

La version originale de cet article a été publiée sur The Conversation