C'est presque de la téléportation ! Imaginez-vous dans une salle de réunion à Paris avec, assis en face de vous, votre collaborateur canadien et, à votre gauche, l'équipe de projet sud-américaine... Vous discutez, vous argumentez, vous écoutez, vous modifiez un fichier sur l'écran de l'ordinateur devant vous... Mais vous êtes seul dans la salle de réunion. Les autres sont chacun dans leur pays, simplement installés dans une salle de « téléprésence immersive », identique à celle où vous vous trouvez. Cette technique est celle de la visioconférence, mais l'image est en haute définition, le son de grande qualité et, surtout, l'image des participants est en taille réelle affichée sur de grands écrans. Résultat, vous avez la sensation d'être réellement en présence de vos interlocuteurs.

C'est pour améliorer les conditions de communication avec la vidéo que Regus, fournisseur de bureaux et d'espaces de travail, a entrepris d'installer de telles salles dans les plus importants de ses centres d'affaires. « En 2009, les réservations pour nos salles de visioconférence ont augmenté de 22 % en moyenne dans le monde. Cela montre que les entreprises recherchent des moyens de réduire leurs déplacements tout en continuant à développer leurs activités », explique Olivier de Lavalette, directeur général pour l'Europe du Sud. Déjà à la tête d'un réseau de 2.500 salles de visioconférence dans le monde, Regus a donc décidé de passer à l'étape suivante : la téléprésence. « Se voir améliore la communication et la qualité de l'échange, mais c'est encore plus vrai avec la téléprésence », souligne Olivier de Lavalette. Pour éviter les problèmes d'images saccadées ou de désynchronisation de l'image et du son rencontrés parfois en visioconférence, Regus s'est associé à l'opérateur Cable & Wireless. Celui-ci a développé une plate-forme internationale qui garantit une bande passante suffisante et régulière à ses clients. Les salles utilisent la technologie dite de « téléprésence immersive » mise au point par Polycom. La salle peut recevoir jusqu'à dix personnes, confortablement installées dans de grands fauteuils. Deux caméras logées entre les écrans suffisent à filmer l'ensemble de la salle. Les écrans quant à eux peuvent diffuser deux images donc dans deux salles différentes. Il est possible de connecter un ordinateur. Dans ce cas, l'ensemble des participants partagera les images diffusées sur des écrans placés sur les tables. Treize salles sont d'ores et déjà opérationnelles aux États-Unis, en Asie et en Europe. Regus en comptera 30 à la fin de l'année.

Ces salles intéressent autant les PME que les grands comptes. Regus les loue à l'heure. Un service en ligne permet de vérifier la disponibilité d'une salle et de la réserver. Les tarifs varient de 350 euros à 400 euros - hors taxes - de l'heure. « Nous estimons que la téléprésence, comme la visioconférence, fait économiser 75 % du coût des réunions quand il y a déplacements des personnes », précise Olivier de Lavalette. Et d'énumérer les billets d'avion ou de train, les locations de voitures ou les taxis, les nuits d'hôtels et, surtout, fatigue, temps inactif, décalage horaire...

« La téléprésence permet aussi d'aborder des sujets plus critiques qu'au téléphone ou en visioconférence sur son PC », observe Olivier de Lavalette, qui, lui, est devenu adepte. Il remplace nombre de ses rendez-vous en province ou à l'étranger par une téléréunion. « Cette nouvelle technologie contribue à baisser les coûts, mais aussi à améliorer la qualité des échanges, car on est plus détendu, moins fatigué, insiste-t-il. Mais ça ne remplace pas les rituels de communication où les gens se rencontrent, ça ne dispense pas de réunir ses collaborateurs pour qu'ils ne se sentent pas isolés et pour maintenir un esprit d'équipe. »