Ubisoft structure et enrichit le partage des connaissances

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La plate-forme de travail collaboratif et de gestion de contenus de l'éditeur de jeux vidéo s'appuie sur SharePoint de Microsoft. Toutefois, il ne s'interdit pas d'y adjoindre des outils jugés plus efficaces ou adaptés à ses besoins.

Notre travail consiste à soutenir les besoins en termes de collaboration et de partage de connaissances en apportant les meilleures solutions possibles et les plus innovantes. Notre groupe étant entièrement tourné vers l'innovation, il n'y a aucune raison que les pratiques collaboratives ne soient pas alignées sur cette culture », affirme Jean-Philippe Pieuchot, responsable IT Gestion des connaissances au sein du groupe Ubisoft. L'éditeur de jeux vidéo vient de finaliser la migration vers Share- Point 2007, la dernière version de la plate-forme collaborative et de gestion de contenus de Microsoft. « Mais, prévient-il, si une brique ne nous convient pas, nous la développons nous-mêmes. » En 2003, pour soutenir les processus de collaboration au sein du groupe, Ubisoft a choisi SharePoint. Certaines équipes avaient déjà commencé l'implémentation, puisqu'elle est déjà livrée avec Windows Server. En outre, le système d'information d'Ubisoft présente un fort tropisme pour les solutions Microsoft, l'intégration avec la suite bureautique Office étant ainsi facilitée, de même que les problématiques liées à la sécurité des applications. « Auparavant, nous pratiquions le partage de documents par des serveurs, mais nous avons été très vite limités en termes de cloisonnement de la connaissance, d'accessibilité à l'information, de gestion du cycle de vie documentaire. »

Lliberté laissée aux utilisateurs

Décision a été prise de centraliser la plate-forme collaborative au niveau groupe pour en assurer la gestion et le support de l'infrastructure, et de laisser la main aux utilisateurs. Plus besoin de demander l'autorisation aux équipes informatiques pour qu'un nouvel utilisateur puisse accéder à l'espace collaboratif. « La gestion du changement a été grandement facilitée du fait de l'utilisation par certaines équipes de SharePoint. » La centralisation de l'infrastructure permet de fiabiliser et d'optimiser la plate-forme tout en en réduisant le coût d'exploitation. Et la liberté laissée aux utilisateurs permet de capitaliser sur certaines initiatives locales, des équipes ayant développé un outil collaboratif en dehors de SharePoint. Ainsi, Confluence (wiki/ blog open source) vient en complément de Share- Point, considérée moins experte sur certaines briques f o n c t i o n n e l l e s comme les wikis notamment (logiciels permettant de modifier les pages Web par les utilisateurs). « Nous restons également en veille sur la prochaine version de SharePoint 2010 qui promet des évolutions majeures, notamment sur la partie moteur de recherche et social networking. »

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