La dématérialisation consiste à mettre sous forme électronique différents documents pour le bénéfice des utilisateurs, commence Bertrand Aumoite, directeur général France et Europe du Sud de l'éditeur Basware. Elle se différencie de la numérisation en ce qu'elle implique une approche solution, métier. » Les documents entrant ou sortant de l'entreprise tels que les bons de commande, les factures, les formulaires ou les courriers sont numérisés s'ils arrivent sous forme papier puis traités par le logiciel qui correspond au processus. La dématérialisation permet d'automatiser les processus comptables, financiers, mais aussi de gestion des ressources humaines ou des achats. Elle permet aussi d'éliminer le papier et d'éviter les opérations de manipulation des documents : impression, photocopie, mise sous pli, acheminement, etc. « On estime qu'une facture ou un bon de commande existe en au moins cinq exemplaires dans l'entreprise, car chaque service veut garder sa copie », précise Jean-Michel Bérard, président-directeur général de l'éditeur français Esker.

Pourquoi dématérialiser ? Pour diminuer les coûts de traitement des documents tout d'abord. « Des économies de l'ordre de 60 % sont possibles en supprimant la saisie manuelle de données », estime la société Open Text. Mais la dématérialisation présente bien d'autres avantages. Elle accélère le traitement des documents. Whirlpool aurait ainsi fait chuter le temps de gestion des commandes aux États-Unis de quarantecinq minutes à onze secondes ! Le traitement des factures passerait en moyenne de trois semaines en manuel à deux jours maximum avec une solution automatisée.

Vite amorti

S'ajoutent à cela une meilleure visibilité sur qui fait quoi, une plus grande satisfaction des clients et des utilisateurs, un raccourcissement des délais de paiement et un plus grand respect des règles de l'entreprise ainsi que des réglementations en vigueur. Ces aspects contribuent à raccourcir le retour sur investissement. Celui-ci est de neuf à dix-huit mois en moyenne. Jusque-là, la dématérialisation a surtout concerné les grands comptes. « Mais c'est une question de volumétrie et de maturité », ajoute Bertrand Aumoite. Portée par la simplification des technologies et par la tendance au « développement durable », la dématérialisation intéresse à présent des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. De plus, des applications sont maintenant disponibles en mode SaaS (Software as a Service), c'est-àdire que le logiciel est administré et maintenu par un prestataire et le client y accède via Internet. Cela rend l'accès aux logiciels très simple, le client paie à l'usage et n'a plus besoin d'investir. Reste le volet social, encore peu abordé par les entreprises qui dématérialisent. Elles gagnent en productivité, mais souvent en supprimant des emplois...