Gartner estime que 51% de salariés travailleront en mode hybride, c'est-à-dire au bureau et à domicile, au moins un jour par semaine en 2021. En France, 35% des collaborateurs travailleront à distance en 2022. Face à ce changement du monde du travail, Jean-Baptiste Huguenin et Igor Cheloudiakoff, co-fondateurs de GetCollective ont passé huit mois chez Icade, Apologis, et la métropole de Châteauroux pour observer et analyser les manières de travailler des équipes et leurs challenges.

Résultats : perte de temps et d'informations, ennui, démotivation, déperdition des consignes : trop de réunion dévalorise la réunion. « Notre vision consistait à créer un outil qui évite les écueils habituels des réunions dans le cadre de projets complexes. Après plusieurs phases de tests et de développement, GetCollective répond aujourd'hui à ce besoin de collaboration en ligne plus efficace », explique Jean-Baptiste Huguenin, PDG de GetCollective.

Le logiciel s'adresse en particulier aux entreprises de plus de 200 personnes qui ont un niveau de complexité important. « Maintenant que nous sommes sorties de cette phase d'urgence où il fallait d'abord penser à survivre, équiper les salariés chez eux d'un ordinateur portable, les entreprises passent dans une phase d'amélioration des pratiques à distance », constate Jean-Baptiste Huguenin.

Jusqu'à 5 heures gagnées par semaine

Selon un sondage auprès d'un échantillon aléatoire de 500 utilisateurs de GetCollective en août 2021, la solution permet aux salariés de gagner en moyenne cinq heures de temps de travail par semaine. Un gain de temps optimisé pour la préparation, le déroulé, la prise de notes et le partage des comptes rendus de manière collaborative depuis un espace de travail centralisé.

« GetCollective est devenu mon outil au quotidien dans mon service support et un projet digital à déployer sur les chantiers », confie Sylvain Hoet, chef de projet digitaux chez Eiffage construction.

Ce dernier, amené à gérer des projets aussi bien à court terme que sur plusieurs années, utilise l'application depuis six mois.

« C'est une interface unique ou chacun peut déposer ou chercher de l'information. Cette webapp évite la double saisie et capitalise sur ce qui existe déjà. C'est un bon complément indispensable aux outils de réunions à distance », précise Sylvain Hoet.

De plus, l'interface s'intègre avec de nombreux outils d'entreprise, tels que Microsoft Teams, Outlook et OneDrive, pour faciliter l'échange de données entre les plateformes externes et l'espace de collaboration GetCollective.

Au départ, le logiciel a été développé pour répondre spécifiquement aux clients du secteur de l'immobilier pour lesquels les projets font intervenir de nombreuses parties prenantes sur une longue durée. « Les comptes rendus de réunions doivent servir de procès-verbaux avec des critères très spécifiques : page de garde, relevé de présence, annexes, liste des participants, etc... », explique Jean-Baptiste Huguenin.

« Finalement, aujourd'hui, GetCollective est utilisé pour d'autres clients. Par exemple, lorsque les comités de direction prennent des décisions importantes qui doivent être conservées en PDF. Plus besoin de prendre un jour ou deux pour rédiger ce procès-verbal, le logiciel le fait automatiquement », poursuit-il.

 Un développement vers l'intelligence artificielle

L'entrepreneur vise une levée de fond de deux millions d'euros d'ici la fin de l'année pour booster sa croissance. L'année prochaine, 70% du budget sera dédié à la technologie afin de faire évoluer le produit. « Nous allons chercher des optimisations de type machine learning », précise le chef d'entreprise.

En clair, GetColletive sera en mesure de proposer des sujets de discussions en fonction des différents thèmes abordés par les parties prenantes lors des précédentes réunions.

« A terme nous souhaitons équiper toutes les entreprises de plus de 250 personnes pour leur permettre de gagner en agilité et efficacité d'équipe. Nous avons une feuille de route ambitieuse puisque nous prévoyons d'atteindre les deux millions de chiffre d'affaires en 2022, puis de le tripler en 2023, avant de nous développer dans le reste de l'Europe et aux Etats-Unis », confie Jean-Baptiste Huguenin.