Petite leçon de diplomatie

Par ces temps anxieux, chacun cherche à aller vite, résoudre en un tour de clic et... dérange trop souvent manager ou voisin de bureau. Les « open spaces » sont à cet égard redoutables. Il n'est pas rare que certains prennent le pli d'apostropher à tout bout de champ le manager qui tente de se concentrer en vain devant son écran. Ce n'est guère le moment de rajouter du stress par des comportements inappropriés, en demandant trop d'attention. Sachez juger avec discernement le meilleur instant pour solliciter l'entourage et travaillez auparavant le contenu.

Le cabinet de chasseur de têtes, Robert Half International, a mis en place un système astucieux et ludique pour recadrer les inopportuns. « Quand on a quelqu'un dans un bureau qui vous dérange tout le temps, on lui demande si c'est un 911 (numéro des urgences aux USA) ou un 411 (urgence psy aux USA). S'il répond : ?c'est un 911?, alors on sait que c'est vital pour la bonne marche de l'entreprise. Le sujet doit être traité immédiatement. Si c'est un 411, la réponse peut attendre car il s'agit plus d'une question de confort que nous prendrons le temps de traiter au calme, raconte Noémie Cicurel, directeur France, à la tête d'une équipe de 60 personnes. Ce système fonctionne à merveille car il oblige désormais les gens à s'interroger sur la nature de leur demande et son degré d'urgence. » Du coup, elle a étendu sa recette à la gestion des e-mails, son équipe devant préciser dans le titre s'il s'agit d'un 911 ou d'un 411. « Quand ils m'envoient un e-mail en 411, je réponds le lendemain. Entre-temps, ils ont souvent trouvé la réponse. Le 411 traduit une demande de renseignements, donc généralement une flemme. Depuis, leur nombre a considérablement baissé. » A contrario, il ne faut pas hésiter à tirer la sonnette d'alarme à temps. « Sinon le manager n'a plus les moyens de se retourner, cela le met en difficulté et il risque d'en vouloir à son collaborateur », souligne la jeune femme. Autre comportement agaçant pour un manager : répondre à un e-mail par SMS ou par téléphone. À un canal de communication émetteur, mieux vaut répondre par le même chemin. Pis : envoyer des e-mails au fur et à mesure de ses interrogations. Il est préférable de grouper tous les sujets en un seul e-mail.

Élaborer ses réponses

Ne négligez pas non plus vos présentations (police de caractères, fautes d'orthographe, logo de l'entreprise) au risque de donner une mauvaise image de vous, et de faire croire que vous ne respectez ni le manager ni l'entreprise. Moralité : plus les moyens de communication sont rapides, plus il faut prendre du temps pour élaborer ses réponses. Sophie Péters

« Quel est le meilleur gouvernement ? Celui qui nous enseigne à nous gouverner nous-mêmes. » Goethe