La révolution numérique est, à n¹en pas douter, l¹un des phénomènes les plus marquants qui ont fortement fait évoluer la manière dont les entreprises s¹organisent et travaillent au quotidien. Dans ce contexte, il nous a paru intéressant de mettre en lumière une tendance durable qui consiste à faire évoluer le processus de préparation, de gestion et de délivrance des documents présentés en conseil d¹administration au sein des moyennes et grandes entreprises.

Depuis longtemps, Outre Atlantique

Ce point est particulièrement intéressant dans la mesure où il vient moderniser un acte de gestion et une action jusqu'alors sanctuarisés. Selon le fameux cabinet d¹analystes Gartner, « d¹ici à 2018, plus de 80 % des grandes entreprises utiliseront des systèmes collaboratifs pour réaliser leurs conseils d'administration ». Si la vague du conseil d'administration 2.0 a été lancée depuis plus longtemps outre atlantique, Sarbannes Oaxley oblige, les gouvernants des entreprises françaises s¹y intéressent depuis peu. Nous nous trouvons donc au coeur d'un marché émergeant qui connaîtra une croissance exponentielle dans les prochaines années.

Cinq piliers

Cette nouvelle approche a pour but de simplifier et de sécuriser la préparation et la tenue des conseils d¹administration des entreprises, mais également, par extension et pour faciliter les interactions, de leur comités spécialisés (audit, nominations, stratégie, éthique) leurs différents comités Ad'Hoc, et les réunions du top Management (Codir, Comex...) ou réunions stratégiques. Nous sommes donc au centre des dispositifs de gouvernance qui doivent faire l¹objet de toutes les précautions.

Dans les faits, une telle approche revient à prendre en compte la gestion des documents et la gestion des processus. Concrètement, le conseil d¹administration 2.0 s¹articule autour de 5 grands piliers qui permettent de gérer l¹intégralité de son cycle de vie :

 - L¹organisation de la séance ;
 - La préparation de la séance sur tablette par les administrateurs ;
 - La consultation en séance sur tablette ;
 - La gestion des droits d¹accès et de la sécurité de l¹information ;
- Le suivi de la séance et historique des décisions prises.

Un outil numérique dédié

Pour être couronné de succès, il convient également de positionner l'expérience utilisateur au centre du dispositif. En ce sens, un travail sur l'accessibilité et l¹ergonomie est fondamental. Il convient de se rappeler que la documentation du conseil peut contenir  plus de 500 pages par séance. Attention donc à proposer des outils digitaux adaptés et à ne pas négliger les aspects liés au confort d¹utilisation. L'IFA, Institut Français des Administrateurs, souligne ainsi l¹importance de se doter d¹un « outil numérique dédié » qui permet d¹améliorer significativement l¹efficacité des travaux du Conseil d'administration, voire d¹aider à la gestion intégrée des relations « société-mère / filiales » dans les groupes.

Au final, opter pour l¹approche dématérialisée du conseil d¹administration permet de sécuriser l'ensemble des dispositifs traditionnels, d¹industrialiser les processus de préparation des réunions, de pérenniser l¹information présentée et d¹offrir plus de confort aux administrateurs qui peuvent accéder plus simplement aux informations. Cette gouvernance moderne et dynamique va donc rapidement s¹imposer comme un standard auprès des grands donneurs d'ordres.