Quel est l'enjeu principal de votre domaine d'activité ?

Nous sommes engagés dans la transformation numérique depuis plusieurs années. C'est l'évolution naturelle de notre métier d'origine qui est l'impression de documents. La crise sanitaire a largement accéléré ce passage à la digitalisation. En quelques semaines, les entreprises ont dû s'adapter à cette nouvelle réalité en mettant en place le télétravail. En faisant preuve de réactivité et de flexibilité, elles ont pu assurer une continuité de leur activité. Aujourd'hui, le passage au travail à distance partiel (flex Office, télétravail, espaces de coworking) est devenu une réalité quotidienne pour de nombreux salariés. Notre rôle est donc d'équiper les entreprises en accompagnant nos clients dans la dématérialisation de leurs flux documentaires qu'il s'agisse de documents entrants (factures fournisseurs), circulants (workflow de validation, archives, et signatures électroniques) et sortants (factures, contrats clients...).

Comment répondez-vous à l'enjeu de la dématérialisation ?

Pour répondre à cette demande croissante de dématérialisation des documents, Toshiba a lancé, en 2023, une nouvelle gamme d'imprimantes multifonctions A3 intégrant tous les enjeux du travail hybride. Grâce à sa technologie OCR (reconnaissance optique de caractère), cette gamme innovante propose des workflows sur mesure pour la numérisation et l'impression, compatibles avec de nombreux outils collaboratifs (Sharepoint, GoogleDrive, OneDrive, Dropbox, etc.).

Ce besoin de dématérialisation est également accentué par différentes réglementations, à l'instar de la réforme de la facture électronique qui entrera progressivement en vigueur. En vue de l'application de cette loi, nous proposons dès à présent aux entreprises de bénéficier des avantages de la dématérialisation des documents comme des factures. Dans ce contexte, Toshiba a récemment élargi son offre de dématérialisation avec le lancement de la solution logicielle SaaS Sysnea e-facture.

Cette offre permet la capture des factures clients depuis le logiciel métier, le suivi du processus de validation et l'envoi automatisé des factures en toute conformité. En aval, la solution offre la possibilité à l'entreprise de suivre l'état de ses facturations grâce à des rapports dynamiques, puis d'assurer un archivage conforme et accessible. La gamme Sysnea possède aussi un module « Fournisseurs » afin d'aider les TPE et les PME à gérer les factures fournisseurs avec un traitement automatisé de bout-en-bout des factures. Cela permet de réduire ainsi les risques d'erreurs et les délais de gestion, grâce notamment à des fonctionnalités d'OCR, des fonctionnalités de RAD (Reconnaissance Automatique de Document), de LAD (Lecture Automatique de Document) et d'IA (Intelligence Artificielle). En-dehors de la facturation, l'offre Sysnea peut prendre en charge l'ensemble des flux entrants, circulants et sortants de l'entreprise (bulletin de salaire, contrat de travail, etc.). Elle permet une gestion complète du document numérique.

Quels sont les avantages opérationnels de la dématérialisation des factures ?

Concrètement, la dématérialisation des factures offre une myriade d'avantages opérationnels pour les entreprises. Tout d'abord, elle permet une réduction significative des coûts de traitement et d'archivage des factures, un gain de temps considérable ainsi qu'une traçabilité accrue. Ainsi, cette pratique améliore considérablement l'efficacité des processus de facturation et de paiement en accélérant les transactions et en réduisant les délais de paiement. En rationalisant les flux de travail, la dématérialisation permet également d'accélérer les cycles de paiement, contribuant ainsi à une meilleure gestion de la trésorerie et à une optimisation des relations avec les fournisseurs.

Dans ce contexte de transformation digitale, comment répondez-vous à la protection des données et des documents ?

Qui dit dématérialisation, dit également protection des documents et des données. Il est primordial de garantir la confidentialité des documents entrants et sortants. D'autant qu'au cours des dernières années, le nombre de cyberattaques a grimpé en flèche. Il y a de plus en plus d'entreprises et de grosses structures sujettes aux cyberattaques. Et pour cause, les vulnérabilités sont nombreuses au sein des entreprises et tout objet connecté constitue une potentielle porte d'entrée pour une éventuelle attaque. De fait, l'ensemble des équipements d'impression Toshiba est muni de logiciels antimalware, empêchant l'intrusion de logiciels malveillants et d'un disque dur crypté permettant, en cas de vol, de crypter automatiquement les données.

Pour conclure, comment répondez-vous à l'enjeu de la transition environnementale ?

Les préoccupations environnementales sont aujourd'hui prédominantes dans les stratégies des entreprises. Nos équipements sont en pleine transition et deviennent de plus en plus éco-responsables. Ainsi, la mission de Toshiba est de les accompagner dans leur transition écologique.

Pour ce faire, en 10 ans, nous avons réduit de 84 % la consommation énergétique de nos équipements grâce notamment à la mise au point d'imprimantes multifonctions peu gourmandes en énergie et en papier. Cette nouvelle gamme d'imprimantes multifonctions A3 présente des fonctionnalités pour éviter le gaspillage à l'instar du mode super-sleep qui offre la possibilité d'améliorer la productivité sans augmenter la consommation d'énergie.

Le groupe incite aussi à une utilisation plus éco-responsable de l'impression auprès des consommateurs en évitant notamment les impressions non désirées grâce à son application gratuite e-Bridge Plus for Green Information qui vise à conseiller et sensibiliser les consommateurs. Si Toshiba a à cœur de proposer des outils collaboratifs, performants et sécurisés, le groupe est également très engagé en faveur de l'environnement.