La Tribune
1. Le démarrage
Même si votre feuille de route vous semble claire, vous devez impérativement vous faire confirmer le maximum d'éléments : le périmètre du projet (afin qu'il n'y ait pas de malentendu), les délais attendus, le budget, les ressources allouées (collaborateurs en interne et prestataires extérieurs) et les circuits de décision. Posez la question de l'objectif du projet : objectif de moyens ou de résultats ? Avec tous ces éléments, vous êtes en mesure d'identifier les risques et les limites de votre action par rapport à votre marge de manoeuvre. Vous pouvez ainsi négocier, si besoin est, votre périmètre d'intervention. Enfin, il est très important qu'une communication soit faite dans l'entreprise pour définir le projet et votre rôle.
2. La planification
Vous devez ensuite regrouper les différentes missions du projet en "package" et leur affecter une priorité et une durée estimée d'exécution. A ce stade, vous devez également attribuer les ressources humaines (et financières) à chaque "lot" de tâches. Expliquez à chaque membre de l'équipe le niveau de qualité que vous attendez. Une fois que le projet est lancé, il est en général trop tard ! Organisez la gestion des risques en identifiant les issues de secours à prévoir. Enfin, établissez la fréquence et la teneur du reporting à effectuer.
3. L'exécution
Une fois que le projet est lancé, vous allez rencontrer de nombreux aléas dans son exécution. Identifiez une ou plusieurs personnes à qui vous pourrez déléguer certaines missions. Votre principal levier est la gestion des hommes et des femmes qui composent votre équipe. Prenez du temps pour analyser les zones de motivation et de compétence de chaque membre pour en tirer le meilleur.
4. Le suivi et le contrôle
En plus du suivi des coûts, des délais et de la qualité d'exécution, pensez à communiquer sur le projet et à faire circuler l'information : faites un point régulier sur son état d'avancement, sur les disponibilités de chacun pour remplir sa mission. En fin de projet, il n'est pas rare que certains signes de démotivation ou de négligence apparaissent. Soyez vigilant pour maintenir la motivation et remobiliser l'équipe, surtout dans les dernières semaines.
5. La clôture
Il est important de clore le projet en organisant un pot ou un dîner avec votre équipe. Trop souvent les chefs de projets finissent sur ce moment de convivialité, nécessaire mais pas suffisant. Vous devez également communiquer un retour d'expérience en faisant la synthèse du projet, ses réussites, ses ratages et les pièges à éviter. L'idée est de tirer des enseignements de cette expérience pour des projets futurs. Faites-le même si votre projet a échoué : c'est une façon de terminer de façon positive !
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