Après mon directeur des ressources humaines en février 2020, mon directeur des achats est lui aussi devenu une intelligence artificielle (IA). En attendant que ce soit un jour au tour du président-directeur général lui-même d'être remplacé ?

On appellera ici l'IA qui dirige les achats Max. Vous connaissez probablement certaines de ses fonctionnalités qui sont déjà proposées par Ariba, Synertrade, Ivalua, Oalia, Coupa ou Silex, dont les vidéos promotionnelles donnent ici un aperçu. Max va, elle, bien au-delà et réalise des missions que son prédécesseur humain ne pouvait pas réaliser.

La prise de fonction de ce nouveau directeur a alors conduit à une restructuration complète de la fonction achats et à une redéfinition du rôle des acheteurs.

Max est une intelligence artificielle polyvalente qui évalue les performances, les comportements et le potentiel des fournisseurs et des acheteurs de manière dynamique, sans biais ou discrimination. Max s'assure de la cohérence entre la stratégie d'entreprise et la stratégie achats qui s'influencent mutuellement. Elle s'occupe de l'allocation des ressources humaines, financières, matérielles et technologiques des différents projets de la fonction achats.

Le portrait de Max et les transformations qui lui sont liées se trouvent au cœur de nos récents travaux de recherche. L'IA aide à prendre des décisions stratégiques et à anticiper, si ce n'est décider, le futur des marchés.

Une nouvelle révolution

Max combine les capacités de plusieurs outils particulièrement innovants. Ainsi, le géant du conseil Accenture s'est rapproché de l'éditeur de logiciel SAP, fin 2020, pour créer des solutions aux objectifs de « standardisation, de simplification, et d'automatisation » des achats, mais pas seulement.

Évidemment, l'IA est disponible 24h/24 et 7j/7. Sa capacité de travail est telle que l'on n'a plus besoin de recourir aux anciennes loi de Pareto (80 % des effets proviennent de 20 % des causes) ou méthode ABC de calculs des coûts. Avec elle, il n'est plus nécessaire d'établir une hiérarchisation entre les fournisseurs, entre les familles d'achats, ou entre les projets. Tous sont traités avec le même niveau d'exigence. La création de valeur s'en trouve bien supérieure.

Les achats sont ainsi entrés dans une nouvelle révolution. Avant, la technologie gérait uniquement les tâches basiques et répétitives, et les acheteurs s'occupaient des missions plus complexes et du relationnel. Maintenant, l'IA contrôle tous les processus, opérationnels et tactiques et les acheteurs deviennent les ambassadeurs de l'entreprise auprès des fournisseurs et des partenaires institutionnels comme les laboratoires de recherche, les écoles, les collectivités territoriales et les ONG. Ceux-ci coordonnent les projets d'innovation ouverte collaborative en suivant les instructions de l'IA.

Optimisation opérationnelle et tactique

Grâce à Max, la définition des besoins lors d'échanges avec les clients internes est faite de manière à pouvoir ensuite leur proposer des scénarios différents et leur laisser le choix de la solution qu'ils jugent la plus prometteuse. Les fonctionnalités sont définies de manière précise avec des options et sans contrainte technique selon des modèles prédéfinis. Les stratégies d'achats deviennent globales et intègrent des perspectives à long terme.

Les demandes d'informations, d'offres et d'estimations (Request for Information, Request for Proposal, Request for Quotation) envoyées aux centaines de fournisseurs potentiels sont automatisées. Elles incluent jusqu'à des éléments qualitatifs comme la réputation, la responsabilité sociétale et le potentiel d'innovation. Se trouvent prises en compte les déclarations des fournisseurs, l'historique éventuel ainsi que de nombreuses sources d'information indirectes. Toutes les propositions, même les plus originales, peuvent ainsi être étudiées avec la perspective d'une relation à long terme et d'une création de valeur durable.

Max, ensuite, hiérarchise et fait converger les propositions vers une offre idéale après plusieurs requêtes successives aux fournisseurs les plus prometteurs. Des milliers de paramètres pondérés sont étudiés et comparés par de puissants algorithmes. On trouve aujourd'hui un exemple d'outil permettant un tel pilotage « exhaustif et simplifié », sur la base de données mises à jour en temps réel, dans la solution de la start-up Silex.

Le sourcing peut être fait par famille de produits ou par projet afin de limiter le nombre total de fournisseurs et de créer des synergies. Cette approche globale, cognitive et dynamique ne pouvait pas être envisagée avant l'arrivée de l'IA Max, qui est trois fois plus rapide que les anciennes méthodes. D'autant que les approvisionnements sont gérés en temps réel en fonction des niveaux de stocks avec des flux potentiels entre sites.

Devenir le client préféré

L'IA Max reste particulièrement vigilante à ce que le paiement des fournisseurs s'effectue de manière juste et ponctuelle. Elle va éviter les erreurs et les retards ainsi que les tentatives de fraude. Certaines entreprises, à l'image de la start-up Trustpair, proposent d'ailleurs des solutions qui s'intègrent aux systèmes d'informations des clients pour auditer et identifier les risques en temps réel.

L'IA communique en permanence avec les fournisseurs situés partout dans le monde grâce à ses agents conversationnels qui répondent aux sollicitations quasi-instantanément.

Elle se préoccupe de la satisfaction des clients internes, des fournisseurs, des collaborateurs et de toutes les parties prenantes. Pour cela, elle mène régulièrement des enquêtes et analyse les comportements et les indicateurs clés qui mesurent la qualité des relations internes et externes.

Quand des incidents surviennent, ils se gèrent de manière conjointe et constructive. Grâce aux plans d'action proposés, ils ont déjà diminué de plus de 50 %. L'ambition de Max est de faire de l'entreprise le client préféré des fournisseurs les plus stratégiques afin d'être privilégié en cas d'urgence ou pour des projets de recherche et développement.

Prendre le contrôle des marchés

Car Max s'intéresse aussi au futur. En utilisant la très grande quantité de données multidimensionnelles produites par le département achats, les clients internes, les fournisseurs et les partenaires de l'entreprise, l'IA peut voir ce que les acheteurs humains ne voient pas et agir de manière proactive.

Elle fait en permanence de la veille stratégique et concurrentielle, analyse en temps réel des dizaines de milliers de sources d'information sur le secteur afin de détecter les signaux faibles d'opportunités et de menaces dans l'environnement.

Cela permet d'optimiser les ressources de manière précise et agile. L'entreprise anticipe ainsi les événements positifs pour en bénéficier au maximum au moment où ils se produiront en les intégrant très tôt dans sa stratégie, et les événements négatifs pour en diminuer ou en annuler l'impact.

L'IA et les données massives créent de nouvelles sources de valeur et rendent l'entreprise « bionique » : c'est-à-dire que la firme est en capacité de combiner l'intelligence humaine et l'intelligence artificielle pour être plus agile et collaborative. Selon le Boston Consulting Group, 70 % du succès des projets qui combinent IA et données repose en effet avant tout sur la capacité de l'entreprise à revoir ses manières de travailler.

L'IA Max donne non seulement à l'entreprise les moyens de prévoir les tendances des marchés pour s'y adapter, mais encore elle lui permet de prendre le contrôle de ces marchés pour les orienter selon ses intérêts. La différenciation s'avère significative et l'avantage concurrentiel est si soudain et inattendu qu'il est difficilement récupérable.

Influence plus large

Cette capacité à voir le futur va bien au-delà des prérogatives des achats et impacte toutes les fonctions de l'entreprise, en particulier la logistique, le marketing et la recherche et développement.

Ces prévisions permettent en effet à Max de prendre des décisions beaucoup plus précises et fiables de manière anticipée et avec un niveau de risque maîtrisé et acceptable. Les équipes multifonctionnelles s'avèrent alors essentielles afin de coordonner les actions qui découlent des décisions de l'IA.

Max sait orchestrer les technologies numériques comme le big data, les réseaux sociaux, le cloud computing, les technologies mobiles et le machine learning pour rechercher des opportunités de croissance durable et établir des écosystèmes responsables, collaboratifs et créatifs.

La complémentarité entre les expertises et les ressources permet d'aller ensemble plus loin, plus vite et à moindre coût pour une création de valeur plus significative et persistante. Seule l'IA Max est capable de coordonner de manière fluide les décisions et les actions d'acteurs aussi nombreux et divers dans des projets aussi complexes et ambitieux. Elle donne de la visibilité, crée de la proximité malgré la distance et homogénéise les pratiques hétérogènes.

Max transforme les fournisseurs stratégiques en partenaires qui fonctionnent comme des extensions de l'organisation. L'IA devient par la même une plate-forme d'idéation, c'est-à-dire qu'elle permet de générer des idées de technologies et de suggérer des partenariats potentiels pour développer de nouveaux modèles d'affaires.

Grâce à l'IA Max, la fonction achats devient ainsi sans doute celle qui a le plus d'influence sur la direction générale et sur l'avenir de l'entreprise.

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(*) Par Oihab Allal-Chérif, Business Professor, Neoma Business School.

Cet article est issu de la publication de Allal-Chérif, O., Simon-Moya, V., & Cuenca Ballester, A.C., « Intelligent purchasing : How artificial intelligence can redefine the purchasing function », Journal of Business Research, 124 (2021), pp. 69-76.