Innovation événementiel : comment réinventer les événements d'entreprise ?

Durant ces 5 dernières années, l'événementiel a connu de nombreuses innovations conceptuelles et techniques. Face aux attentes de plus en plus exigeantes de l'audience salariée, les organisateurs d'événements doivent sans cesse se réinventer pour affiner leur stratégie événementielle et satisfaire les attentes de leurs convives. L'industrie du MICE s'est métamorphosée, pour proposer aux salariés d'entreprise des événements plus originaux s'inscrivant dans une démarche corporate savamment étudiée. Innovation et événementiel : deux termes qui, lorsqu'ils sont accolés, témoignent d'un incroyable dynamisme et portent de belles promesses de croissance. L'agence événementielle Smile Evénements nous partage son expertise dans la digitalisation événementielle et l'intégration de l'innovation au sein des événements professionnels de ses clients, de la PME à la multinationale

L'expérience, pierre angulaire d'une stratégie événementielle

Aujourd'hui, l'expérience invité est au cœur des stratégies événementielles. Marquer les esprits, telle est la devise des acteurs du MICE[1], qui se munissent dorénavant de moyens à la hauteur de leurs ambitions. Ce qui devient ici intéressant, c'est que l'événement d'entreprise finit par devenir un outil en lui-même, puisqu'il est organisé pour servir une cause bien précise.

L'événement d'entreprise, un prétexte au service d'une cause corporate

Bon nombre de marketeurs l'ont désormais compris : la façon dont on conçoit l'événement d'entreprise à l'étape de sa préparation conditionnera entièrement l'expérience invité. Désormais, on ne conçoit plus un événement d'entreprise comme une fin en soi, mais comme un prétexte au service d'une cause servant l'entreprise. Ces causes peuvent être multiples :

-          Créer du liant social,

-          Introduire une nouvelle direction,

-          Induire une politique du changement,

-          Former les équipes à l'utilisation de nouveaux process, de nouvelles méthodes, ou de nouveaux outils, etc.

Si cette prise de conscience ne paraît a priori pas si innovante que cela, elle révolutionne pourtant en profondeur les stratégies événementielles, en faisant primer le fond sur la forme. On voit donc un réel basculement de l'événementiel d'entreprise vers une démarche de plus en plus qualitative. Ce changement de paradigme permet aux organisateurs de se positionner plus finement, en adaptant la forme des événements à l'objectif visé, et en s'équipant de nouveaux outils pour améliorer continuellement l'expérience des salariés.

Le parcours d'expérience événementiel : avant, pendant après

Alors qu'il y a peu, les organisateurs se concentraient sur l'expérience invité pendant le déroulement de l'événement, il est devenu d'usage de prendre également en compte l'avant et l'après.

Avant l'événement, il faudra tout d'abord prendre en compte tous les paramètres visant à simplifier la participation à l'événement. Le salarié doit pouvoir se joindre à un séminaire, voyage d'affaires ou à une conférence de façon intuitive, en ayant tous les éléments d'information dont celui-ci a besoin.  Mais l'amont d'un événement comporte également des biais cognitifs importants : il doit susciter l'intérêt, la curiosité, voire la hâte, pour recueillir une pleine et entière adhésion des salariés avant même son déroulement.

Après un événement, on cherchera à l'immortaliser de sorte à marquer définitivement les esprits. Ce n'est qu'à cette condition que l'on parviendra à transmettre le message souhaité à ses salariés.  Photos, vidéos, tableaux, phrases cultes, à chaque événement ses spécificités et ses outils.

Bien évidemment, c'est pendant l'événement que l'on jouera au maximum la carte du marketing émotionnel, qui prend désormais une place très importante dans l'événementiel d'entreprise. Pour marquer les esprits, il faut rechercher l'effet « wahou », autrement dit, faire rêver avant tout. Mais le rêve et l'exaltation ne sont pas les seules manières d'inscrire un événement dans la mémoire de l'entreprise, en particulier lorsque celle-ci dispose d'un budget restreint. Lors des activités de team building, par exemple, provoquer le rire est un excellent moyen de créer des liens.

Aujourd'hui, un événement d'entreprise réussi englobe deux lignes directrices majeures :

-          Celle de l'aventure humaine, dans laquelle le marketing émotionnel joue un rôle central pour provoquer une large palette émotions et marquer les esprits sur long terme.

-          Celle de l'innovation et de l'originalité, car les hommes se souviennent en premier lieu de la nouveauté, de la découverte.

La digitalisation des événements permet de jouer sur ces deux tableaux, en aidant à déclencher l'effet « Wahou », et en faisant découvrir d'année en année de nouvelles manières de vivre les événements.

Innovation événementiel : la digitalisation des événements

La digitalisation des événements constitue une innovation majeure, améliorant considérablement l'expérience invité.

Innovations digitales : un gain d'efficacité

De multiples outils digitaux s'invitent dorénavant dans les entreprises et facilitent grandement l'organisation des événements : listing d'invités, outils de partage de documents, suivis de planning, pages de réseaux sociaux...

Grâce à cette multiplication d'outils, les organisateurs vont plus vite, et les invités peuvent interagir facilement avec eux pour poser toutes les questions nécessaires. Meilleurs sont les outils, moins les erreurs d'organisation sont courantes, à condition bien sûr, de les utiliser correctement. L'organisation des événements devient donc de plus en plus efficace.

Un fil rouge digital dynamique : fédérer une communauté

Outre le gain de temps et d'efficacité, les innovations digitales jouent un véritable rôle dans le parcours d'expérimentation des invités.

La première manifestation de ce rôle est la fédération d'une communauté, puisque les équipes sont souvent connectées avant, pendant et après l'événement. On dit également que l'événement suit un « fil rouge digital ».

Avant l'événement, cette connexion permet à l'entreprise de communiquer des informations à ses salariés, mais également aux salariés de communiquer entre eux. A ce stade, ces échanges participent à la création d'une communauté de participants, qui prendront leurs propres habitudes de communication. Plus leurs interactions seront nombreuses, plus leur sentiment d'appartenance s'affirmera, et plus leur niveau d'attente vis-à-vis de l'événement grandira.

Pendant l'événement, la communauté se soude davantage : community wall, live tweets, live streaming, tout est bon pour échanger avec sa communauté, mais également pour rappeler aux personnes extérieures qu'elles en sont exclues. La génération Snapchat se nourrit de ce sentiment de privilégié et construit son sentiment d'appartenance essentiellement par l'exclusion des autres. Pour le renforcer, il est donc important d'être suffisamment digitalisé pour être vu par le grand public et donner une chance à ses salariés de se sentir importants comparés à leur entourage.

Après l'événement, le digital joue un rôle crucial dans son immortalisation. Le partage de fichiers est désormais très simple, et permet une totale circulation des photos et vidéos réalisées pendant l'événements. Les « after-movies » sont particulièrement appréciés des salariés, car ils sont une manière agréable de revivre ces souvenirs partagés avec leur équipe.

L'innovation technique au cœur des événements : effet « Wahou » assuré

Lorsqu'un événement tourne autour d'animations ou d'activités incluant des innovations technologiques majeures, la situation est encore différente : on marquera les esprits des convives en les impressionnant.

C'est le cas par exemple, des robots-hôtes à l'apparence humaine divertissant leur audience, comme les robots Nao et Pepper de Aldebaran, mais également des activités de réalité virtuelle ou augmentée, des bracelets intelligents ou des drones. Dans ces cas-là, l'effet « Wahou » est assuré et l'expérience invité atteint donc un tout autre niveau.

Face à de tels progrès, les attentes des salariés ne cessent de croître, et marquer le coup en organisant un voyage d'affaire, séminaire ou team building reste un pari difficile.  L'agence Smile Evénements l'a bien compris et excelle dans ce domaine, en créant des événements sur mesure ciblant parfaitement les besoins des entreprises. Pour réussir vos événements, il est aujourd'hui vivement recommandé de passer par une agence afin de s'éviter un échec qui pourrait mettre en péril votre crédibilité auprès de vos salariés.

Caroline Clabeau et Loïc Romat - Agence événementielle Smile Evénements

Tél : 06 23 12 01 32 - [email protected]

¹ MICE : Acronyme des termes « Meetings », « Incentive », « Conferences » et « Exhibitions / Events »