Voyage à l'étranger, optimisez organisation et démarches

Organiser un voyage professionnel à l'étranger ne s'improvise pas. Anticipation et précautions sont les maîtres mots pour faire du séjour une réussite. Si ces voyages relèvent souvent du challenge organisationnel, certains réflexes permettent néanmoins d'alléger les éventuelles difficultés. Quelques idées pour bien procéder.

Le planning, la clé de voûte de la réussite

Pour votre travail, vous êtes amené à vous déplacer à l'étranger. Si les voyages sont toujours très enrichissants, ils sont également source de stress. Pour que tout se passe au mieux, une organisation chirurgicale est indispensable. Celle-ci se déploie principalement autour de votre planning.

D'abord, vous devez définir clairement votre lieu de résidence ainsi que vos lieux de réunions ou de rencontre. Pensez à vous renseigner sur le trafic routier local afin de prévoir correctement vos horaires de déplacements. Dans la mesure du possible, envisagez les rencontres à votre hôtel pour vous prémunir de ces désagréments.
Ensuite, listez les événements majeurs de votre séjour. Ajoutez à tous ces événements les besoins qu'ils engendrent. Laissez toujours des plages libres pour les imprévus. Votre agenda sera alors suffisamment réaliste pour vous décharger du stress organisationnel.

Les paiements, une sérieuse épine dans votre pied

Même si le système s'est amélioré en Europe avec l'arrivée de l'euro, les paiements à l'international peuvent conserver certaines difficultés. Vous devez les anticiper pour garder le contrôle des finances de votre entreprise en déplacement.

Avant toute chose, vous devez définir certains paramètres :

• Comment allez-vous gérer les notes de frais à l'international ?
• Quels moyens de paiement allez-vous choisir à l'étranger ?
• Comment récupérer la TVA étrangère ?

Toutes ces questions doivent être réglées en amont du départ. Certaines de ces démarches, notamment pour l'obtention de cartes, ont des délais. Pensez-y.

Les démarches administratives, des délais interminables

Les formalités administratives sont la hantise des voyageurs. Outre le passeport vaccinal imposé avec la covid, un voyage à l'étranger nécessite souvent un passeport et/ou un visa.

Le premier document à vérifier est votre passeport. Il doit absolument être en cours de validité. Certaines communes ont des délais de plusieurs semaines pour obtenir un nouvel exemplaire. Ensuite, il faut vérifier les demandes précises de votre destination. Certains demandent la présentation d'un passeport encore valide pendant 6 mois après la date de retour. Prenez ces informations en compte dans l'organisation de votre déplacement à l'étranger.

Après le passeport vient le visa. Selon votre destination et la durée de votre séjour, certains pays en exigent un. Les délais d'obtention sont encore ici très variables. Gratuit, payant, en délivrance à l'arrivée ou après plusieurs mois d'attente à l'ambassade, chacun sa règle.

Le saviez-vous ?

Afin de simplifier votre séjour aux USA, le formulaire ESTA peut, dans certaines conditions, remplacer votre visa. Certains professionnels remplissent les dossiers, à votre place. Pensez-y pour un gain de temps et des démarches facilitées.

Assistez aux activités d'entreprise depuis votre lieu de déplacement

Être en déplacement à l'étranger, c'est aussi manquer certaines activités d'entreprise. Pourtant, avec l'émergence de télétravail, des solutions se démarquent pour faciliter l'accès aux événements depuis l'étranger.

L'isolement, le poids du travailleur en déplacement

Lorsque vous êtes souvent en déplacement, vous avez tendance à perdre le contact avec vos collègues. Longue distance, absence prolongée, décalage horaire sont les raisons de cet éloignement. Pourtant, l'isolement du travailleur en déplacement n'est pas sans solution. Des technologies comme Zoom par exemple permettent de garder le contact entre un travailleur et ses collèges. Mais, ce n'est pas tout.

Le virtuel, une communication encore limitée

Avec la crise de la covid et les restrictions sanitaires qui l'ont accompagnée, les entreprises se sont modifiées. Non contentes des systèmes mis en place, elles ont développé leur communication digitale pour leurs travailleurs. Ainsi, pendant cette crise, des équipes entières sont restées en contact avec des outils comme Zoom ou Teams. Ces solutions ont clairement apporté un plus pour garder ou créer du lien. Toutefois, ce n'était pas encore suffisant.

En effet, certaines entreprises se sont retrouvées fort dépourvues face à ces nouvelles formes de communication.Elles ont alors cherché l'aide d'une agence événementielle pour répondre à leurs  besoins et organiser de vrais événements en ligne. L'agence Bisons.io notamment se distingue dans cette catégorie. Elle organise des événements digitaux ou hybrides avec des solutions participatives, des murs interactifs ou des applications.

Des événements digitalisés, une parfaite maîtrise des coûts

Mis sur le devant de la scène par la crise sanitaire, les événements digitaux ont de nombreux avantages pour les entreprises.

L'organisation de l'événement est totalement évolutive. L'événement peut s'adapter à vos besoins au jour le jour sans avoir besoin de tout retoucher. C'est le cas, par exemple, si vous avez plus d'invités.

Un important gain de temps et d'argent est également constaté. Toutes les opérations sont centralisées. Vous ne devez pas faire appel à une myriade de prestataires, notamment ceux des métiers de bouche. Vous faites donc des économies d'échelle et des économies structurelles.

Votre événement est aussi plus accessible. Vos participants accèdent à l'événement depuis partout dans le monde. Ils gagnent également du temps en s'épargnant les déplacements. Le critère géographique n'est plus un facteur limitant et votre événement peut toucher plus de monde.

La digitalisation d'un événement est aussi un acte « green ». En évitant les déplacements et l'impression de prospectus, vous diminuez sensiblement l'empreinte carbone de l'événement. Un bonus écologique apprécié par une société soucieuse de protéger son environnement.

Les déplacements professionnels ne sont jamais de tout repos. En dehors du déplacement, et de ses aléas administratifs, les déplacements récurrents isolent parfois les travailleurs de leur entreprise. Toutefois, un planning bien établi permet de disposer de temps pour garder le contact. Si de l'autre côté l'entreprise met en place des événements digitaux, alors vous serez comme à la maison. Le lien est ainsi préservé entre les travailleurs et leur entreprise