Entreprises : comment réduire vos frais d’impression papier ?

En moyenne, une entreprise française dépense 3 à 6 % de son budget ou de son chiffre d’affaires en frais d’impression. C’est énorme surtout lorsque l’on sait que 20 % des documents imprimés finissent à la poubelle sans être lus. Mais comment réduire ces frais et ce gaspillage sans perdre en qualité et en confort ? Le point sur la situation.
(Crédits : Reuters)

Réduire le gaspillage

Le gaspillage constitue une perte énorme sur le budget des impressions. Un document sur cinq qui sort de vos imprimantes termine à la poubelle sans être lu. Une perte sèche de 20 % des consommables. Or, ces consommables peuvent coûter très cher.

Sensibiliser votre personnel à l'utilisation écologique du parc d'impression se révèle alors utile. D'une manière générale, les bonnes pratiques minimales à rappeler sont :

      l'impression recto verso ;

      l'utilisation des versos vierges pour des brouillons ;

      l'impression en noir et blanc dès que c'est possible ;

      l'utilisation des paramètres « éco » du matériel ;

      l'impression des documents vraiment utiles uniquement.

Malheureusement, toutes ces mesures sont parfois insuffisantes pour renverser la vapeur. Des actions plus importantes s'imposent alors.

Changer le matériel

Vos collaborateurs économisent l'encre et le papier. Pourtant, vos dépenses en impressions internes restent élevées. Peut-être le problème est-il lié à votre matériel ?

Quelle imprimante choisir ?

En ce qui concerne les imprimantes, deux technologies s'affrontent : les imprimantes à encre et les imprimantes laser.

D'une manière générale, les imprimantes à encre possèdent un prix plus attractif à l'achat. Elles offrent une bonne qualité d'impression en couleur. Avec un volume réduit, elles s'installent dans des espaces plus petits. Malheureusement, leurs consommables sont aussi plus chers. Ils se périment plus vite. De plus, les imprimantes à jet d'encre sont plus lentes.

L'imprimante laser est le choix le plus populaire dans les entreprises. Elle est plus rapide et ses consommables tiennent mieux la route. Moins bruyante que sa cousine à encre, l'imprimante laser est cependant plus volumineuse et plus chère à l'achat. De plus, les impressions en couleur ont souvent une qualité assez limitée.

Comment remplacer les consommables ?

Les cartouches et les toners représentent une part non négligeable des coûts du poste d'impression. Les consommables de marque sont mieux reconnus. Ils sont cependant bien plus chers que les consommables « compatibles ». De plus, certaines marques font aujourd'hui des consommables rechargeables très performants.

6 conseils pour mieux faire

S'y retrouver dans le matériel d'impression n'est pas aisé. Quelques conseils pour vous aider :

      choisir un matériel compact, tel que les imprimantes multifonctions ;

      définir votre technologie d'impression selon vos besoins ;

      rationaliser votre parc d'impression, inutile de payer pour entretenir des machines qui ne servent pas ;

      opter pour des consommables de grande capacité ;

      surveiller votre consommation pour remplacer à temps les machines trop gourmandes.

Externaliser les impressions

Suivant vos besoins et votre matériel, l'externalisation de l'impression peut être judicieuse pour réduire vos dépenses. Vous avez alors le choix entre l'externalisation partielle ou complète.

L'externalisation partielle des impressions

Certaines parutions exceptionnelles demandent parfois du matériel différent. Pour garder une bonne qualité d'impression, externaliser ce type de production peut être avantageux. C'est notamment le cas si votre parc d'impression est constitué d'imprimantes laser et que vos documents sont en couleur.

Les documents qui se prêtent bien à cette solution sont :

      les plaquettes publicitaires ;

      les brochures ;

      les invitations ;

      les documents destinés à la presse ;

      les affiches.

De plus, cette solution permet d'obtenir un prix de gros. C'est donc le choix par excellence pour imprimer une brochure pour pas cher, une plaquette avec des couleurs vives ou encore une affiche publicitaire à haute résolution.

L'externalisation complète des impressions

C'est lorsque vous faites de profondes transformations que la question de l'externalisation complète se pose. Elle permet de se délester totalement des contraintes techniques et matérielles. Toutes vos productions passent alors par un partenaire tiers qui s'occupe de tout pour vous.

Dans de nombreux cas, elle apporte une économie allant de 30 à 50 % du budget initial. En effet, votre utilisation est plus rationnelle et correspond précisément à vos besoins. De plus, vous n'avez plus besoin de locaux, de machines et de techniciens dédiés.

Le coût des impressions papier constitue une part non négligeable du budget d'une entreprise. Aujourd'hui, ce n'est plus une fatalité. Une sensibilisation des collaborateurs, des changements de machine voire une externalisation des impressions permettent de faire des économies sur ce poste.

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