Loyer, charges, taxes, coûts multitechniques et multiservices, amortissements des travaux, coûts énergétiques ... Pour une entreprise, l'immobilier représente en moyenne 7000 euros par an par collaborateur à Paris et 3000 euros en province. Un coût non négligeable, que certaines entreprises tentent d'alléger en faisant des choix à court terme. « Se déplacer dans un secteur où les loyers sont moins chers, en raison d'une surabondance de locaux, et essayer de bénéficier d'un maximum de mesures d'accompagnement - franchise de loyers, accompagnement du bailleur pour payer une partie des travaux...- est loin de suffire, avertit Marie Martins, Directrice Tenant Representation, JLL France. Tout l'enjeu est d'adopter une vision holistique, avec pour analyse le coût complet jusqu'à la fin du bail ».

Consommer moins de m² de bureaux ... mais mieux

L'optimisation des coûts immobiliers passe, en premier lieu, par l'évaluation des dépenses d'investissements (CAPEX) qu'il faudra engager tout au long du bail. « Trop souvent, les entreprises se focalisent sur le loyer, sans prendre en compte l'état des équipements techniques, qui peuvent pourtant occasionner des coûts relativement lourds, remarque Maxime Michaux, Directeur JLL Ingénierie. « Il est aujourd'hui indispensable de réaliser systématiquement un audit technique avant une prise à bail pour identifier les coûts à la charge du preneur lors de la mise en conformité lié aux Décrets Tertiaire et BACS, car cela peut représenter des investissements importants, estimés à environ 350 €/m², avec des variations significatives d'un immeuble à l'autre ».

Calibrer le nombre de mètres carrés nécessaires, pour aujourd'hui mais aussi pour demain, entre également dans la logique d'optimisation des coûts. Il s'agit ici de prendre en compte la stratégie de l'entreprise, son business, ses objectifs, ses ambitions environnementales, sans oublier les accords de télétravail. « Pour bien identifier le besoin en surface, il faut vraiment rentrer dans l'intimité d'une entreprise, explique Marie Martins. La direction financière peut avoir besoin d'espaces garantissant la confidentialité tandis que la communication et le marketing voudront rester connectés au business. La direction technique quant à elle souvent sur le terrain, appréciera des replis ponctuels sur une zone, avec la possibilité de déplier des plans facilement par exemple... ».

Explorer le marché pour identifier des options alternatives et comprendre les conditions offertes par les bailleurs, en mettant l'accent sur les secteurs bien desservis par les transports en commun et où l'offre dépasse la demande fait aussi partie des leviers et permet de booster son attractivité auprès de ses clients et aussi de ses collaborateurs pour les attirer mais aussi les fidéliser.

Améliorer la performance énergétique du bâtiment

Pour éviter des coûts futurs qui peuvent alourdir la facture, évaluer l'état de vétusté des installations existantes est essentiel, de même que prendre en compte, dès la négociation avec le bailleur, la possibilité de modifier et adapter les locaux à des usages et des besoins qui évoluent.

La logique de performance environnementale du bâtiment doit aussi prendre en compte le décret tertiaire, imposant la réduction des consommations d'énergie finale de l'ensemble du parc tertiaire d'au moins 40% à l'horizon 2030 par rapport à 2010. « Les CAPEX ont-ils été déterminés pour la mise en conformité d'ici 2030 ? Les travaux seront-ils à la charge du bailleur ? Et si l'entreprise a un objectif net zéro carbone pourra-t-elle les atteindre dans ces locaux ? Autant de questions qu'il faut impérativement se poser » recommande Maxime Michaux. « Ce d'autant plus qu'avec les nouvelles normes comptables internationales, l'ensemble de ces coûts est inscrit au bilan des entreprises » ajoute Marie Martins.

La mise en place d'un système de pilotage des consommations d'énergies systèmes, imposée aux gestionnaires de bâtiments tertiaires de plus de 5 000 m² avant le 1er janvier 2025 et aux bâtiments de 1000 m² environ  d'ici 2027, dans le cadre du décret BACS (Building Automation Control System), représentera quant à elle une avancée importante. « La GTB - gestion technique du bâtiment - permettra d'obtenir des relevés de consommation et d'usage et de se fixer des jalons de l'amélioration continue, annonce Maxime Michaux.

Accompagner le changement

Au final, ne pas dégrader l'expérience des collaborateurs en réduisant les coûts et les surfaces se révèle être un enjeu crucial pour l'entreprise. La transition vers un nouvel environnement de travail, où les espaces collaboratifs et l'offre de services occupent des mètres carrés au détriment des bureaux individuels, peut nécessiter la mise en place d'un accompagnement au changement, pour être vécue positivement par les principaux concernés. « Aujourd'hui, la valeur réelle est créée par l'occupation des locaux par les collaborateurs, résume Maxime Michaux. Et pour que les salariés aient envie de venir au bureau tous les matins, il faut leur proposer des prestations auxquelles ils n'ont pas accès chez eux et un lieu qui respecte des critères très précis de localisation, de digitalisation ou encore de qualité environnementale. ». Par exemple, les nouveaux aménagements offrent une grande variété d'espaces communs que chaque collaborateur est libre d'utiliser en fonction de ses tâches tout au long de la journée. Des équipements digitaux permettent une collaboration plus efficace, notamment pour la gestion de projets. Enfin, l'offre de services, tels que la restauration, le bien être et le sport, apparaît pour de nombreux collaborateurs comme une nouvelle source de motivation pour venir au bureau.

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