Le logiciel de comptabilité assure la sécurité et la fiabilité de la gestion des données comptables, vitales à toute entreprise. Voici ses principales fonctions.

Les fonctionnalités basiques

Le logiciel de comptabilité remplit toutes les fonctions de base de la comptabilité. Notamment, il permet d'éditer les états comptables et de gérer les journaux, les comptes généraux, ainsi que les comptes auxiliaires.

Éditer les états comptables

Certains logiciels sont collaboratifs et permettent de travailler efficacement avec votre expert-comptable, afin d'éditer vos états comptables, tenir les comptes de résultats provisoires, les balances comptables générale et auxiliaire, les grands livres général et auxiliaire, les balances âgées, la liste des comptes généraux et la liste des comptes de tiers.

Un logiciel de comptabilité comme QuickBooks permet même d'aller jusqu'à la génération du Fichier des Ecritures Comptables, un document très utile pour votre expert-comptable et qui est à remettre à l'administration fiscale en cas de contrôle.

Il permet également de faire le bornage des éditions au niveau des comptes (à éditer) ou des dates.

Gérer les journaux comptables

Une autre fonction de base du logiciel de comptabilité est la gestion des journaux comptables. En effet, en plus de vous fournir des journaux basiques, le logiciel de comptabilité vous permet de créer vos propres journaux comptables.

Puisque l'utilisation des journaux dépend de votre activité, vous disposez d'une fonctionnalité pour créer un journal de trésorerie (banque et caisse), vos journaux d'achat et de vente, les journaux d'enregistrement des écritures telles que la TVA, les opérations de clôture, etc.

Gérer les comptes généraux

Le logiciel comptable permet également de créer vos propres plans comptables et de modifier les plans généraux existants. Un bon logiciel de comptabilité ne vous contraint généralement pas à utiliser les plans comptables basiques.

Utiliser les comptes auxiliaires

La fonction d'utilisation des comptes auxiliaires est une des plus importantes de votre logiciel de comptabilité. Elle permet de créer, pour chaque partenaire, un compte fournisseur auxiliaire. Il en est de même pour les comptes clients.

Avec cette fonctionnalité, vous rattachez l'ensemble des comptes créés au compte centralisateur qui leur est lié.

Certains logiciels permettent en outre, de créer pour les entreprises de grande taille, des comptes auxiliaires de rémunération du personnel. On parle toujours d'un compte auxiliaire de rémunération par salarié.

Les fonctionnalités étendues du logiciel de comptabilité

En dehors des fonctions basiques, le logiciel de comptabilité propose également des fonctionnalités étendues. Celles-ci prennent en compte l'ouverture, la clôture des exercices et l'archivage des données.

On y retrouve également les fonctionnalités de sauvegarde, d'importation et d'exportation des données, et même parfois la possibilité de générer le fichier FEC.

Ouverture et Clôture des exercices, Archivage des données

Le logiciel de comptabilité permet d'effectuer des travaux sur l'exercice suivant tout en prenant en compte la gestion actuelle et cela, sans vous faire l'obligation de clôturer l'exercice en cours.

Il permet également de consulter la comptabilité des différents exercices définitivement clôturés ou de bloquer un exercice en cours pour éviter que toute autre opération y soit enregistrée. La fonctionnalité d'archivage des données est également disponible dans un logiciel de comptabilité.

Dans ce domaine, un logiciel comme QuickBooks permet un suivi en temps réel des dépenses et recettes. Il intègre une option de connexion à votre banque qui lui permet d'actualiser automatiquement vos flux de trésorerie.

Ce logiciel automatise également le calcul de la TVA, vous permet d'anticiper vos échéances et vous offre un suivi en temps réel de votre trésorerie. Vous avez même la capacité de faire un suivi de la rentabilité de vos différents projets, et tout ceci, en conformité avec les lois en vigueur.

La gestion des données

Le logiciel de comptabilité vous permet de sauvegarder vos données ; ceci est un must have. A cette fonctionnalité s'ajoutent celles de l'importation et l'exportation de données à partir ou vers d'autres applications.

De façon résumée, le logiciel de comptabilité vous permet donc de :

• Exporter toute ou partie de votre comptabilité pour votre expert-comptable ;
• Exporter vos données vers une autre application de gestion que votre entreprise utilise ;
• Importer des données dans votre logiciel de comptabilité.

Les formats de base proposés sont le format Excel et le format texte.

Générer le FEC (fichier des écritures comptables)

La loi oblige les entreprises à fournir à l'administration fiscale, un fichier des écritures comptables afin de vérifier leur comptabilité. Ce fichier doit comprendre tous les enregistrements qui ont été effectués dans le système comptable.

Toute entreprise doit veiller à ce que les règlements de clients qu'elle enregistre répondent aux conditions d'inaltérabilité, de conservation, de sécurisation et d'archivage des données que l'administration fiscale a définies.

De ce fait, tout bon logiciel de comptabilité doit permettre à ses utilisateurs de tenir la comptabilité d'une entreprise de manière très simplifiée, en conformité avec la loi.