Réinventer le voyage d'affaires

A quels changements la crise pousse-t-elle les voyages d?affaires ?

La crise des dettes souveraines et les tensions persistantes sur les prix du pétrole entrainent une contraction économique qui se répercute irrémédiablement sur les déplacements d?affaires. Qu?il s?agisse de voyages d?individuels, de petits groupes à fins de réunions, de plus larges groupes pour des voyages de motivation/incentive ou encore de conventions, les voyages d?affaires ont permis de ramener la confiance nécessaire aux équipes pour travailler en harmonie.
Si l?année 2012 est annoncée comme plus complexe, la question n?est pas de savoir si les sociétés continueront à se déplacer, mais bien comment elles se prépareront à sélectionner le prestataire qui leur assurera le meilleur service, aux conditions les plus sûres. Face à la volatilité des marchés et à la pression concurrentielle grandissante, le besoin de réduction des coûts se fait sentir en premier lieu sur les budgets marketing /communication et les budgets transport. Au-delà de cela, la tentation est grande d?aller vers l?offre moins-disante ce qui augmente considérablement les risques liés au choix du prestataire.
Pour comprendre les besoins en voyages d?affaires, il faut revenir aux besoins et aux objectifs qui en sont à l?origine. Les sociétés qui ont recours aux voyages d?affaires sont issues de tous secteurs. Le point commun entre les organisateurs de voyages d?affaires est leur souhait de tisser du lien. La démocratisation des outils technologiques n?a pas eu pour effet de dématérialiser complètement les rencontres, mais bien au contraire ce virage a permis aux rencontres de s?ancrer dans le réel autour de sujets fondamentaux pour concrétiser des affaires, comprendre l?autre, travailler plus efficacement. Face à ce contexte économique, les sociétés peuvent aller au-delà de la crise pour démontrer leur capacité à sur-anticiper les bouleversements qui leurs seront imposés par une année de plans de rigueurs et d?élections. Alors qu?il est souvent question de compétitivité/coût pour expliquer le succès des entreprises, la compétitivité hors-coût garde une valeur fondamentale à long-terme, pour autant que les services à forte valeur ajoutée soient mis en valeur correctement.

Comment concilier transparence, prix et qualité ?

Directeurs généraux, assistantes de direction, acheteurs, prescripteurs, chefs de projets, travel managers? tous ont en commun de s?assurer de bénéficier du meilleur produit, au meilleur prix, avec les meilleures garanties financières, contractuelles et de sécurité. Pour l?organisation de leurs déplacements aériens en particulier, tous souhaitent avoir à leurs côtés un partenaire fiable et sûr : celui qui fera en sorte que cette partie majeure du budget déplacement (environ 1/3 du budget total d?un événement), se déroulera sans encombre. Les professionnels ont décelé le besoin fort de communiquer pour établir une relation avec et dans leurs équipes en interne, mais également avec les partenaires de ces voyages. Une notion forte de consolidation pérenne des relations clients-fournisseurs s?impose à travers une problématique triple de plus en plus omniprésente : transparence/prix/qualité. Pour garantir l?efficacité de ce triptyque, le devoir premier du prestataire concerné est celui de conseil. De plus en plus, il se doit d?être aussi transparent que possible, comme l?ont montré Google et son Transparency Report récemment et plus généralement la tendance sociétale générale de mettre à nu le fonctionnement caché des organisations et des structures de gouvernance (Wikileaks). Cette transparence est exigée tant au niveau des prix que de l?offre proposée.

L?important est de donner l?impression juste de la qualité et de la globalité du produit dès le premier contact. Quant au service, l?offre doit désormais être une offre « premium » : elle doit être flexible, disponible au meilleur prix (souvent même être proposée à livre ouvert), et  détailler l?ensemble des prestations à la disposition du client. Accueil VIP par comptoirs personnalisés, têtières d?avion aux couleurs du client, annonces de bord sur mesure, presse sélectionnée et iPad, restauration à la carte, friandises, représentants à l?aéroport comme en vol. Dans le transport aérien, l?offre est déclinable en fonction de la compagnie ou du prestataire choisi. Un courtier aérien par exemple travaille à établir les meilleures relations avec les compagnies aériennes pour négocier les prix et les prestations au plus juste. Il recueille pour son client les informations essentielles relatives à la situation opérationnelle et financière de chacune. Il propose des solutions en transparence et agit aussi comme un comparateur du marché. Il rajoute ses services propres à ceux de la compagnie aérienne et se pose en interlocuteur privilégié pour agir en cas d?imprévu opérationnel, de retard, de litige. Le risk management est une problématique grandissante car le transport est par essence une logique imparfaite, une chaîne dans laquelle un grain de sable peut bloquer tout le processus. Là encore, des processus Qualité bien maitrisés et mis en place de façon honnête peuvent aider à répondre à cette pression croissante.