La taxe foncière représente actuellement 7 à 13% du montant des loyers des bailleurs sociaux, soit des millions d'euros à sortir de la trésorerie chaque fin d'année. Outre les montants substantiels qu'elles appellent, ces taxes peuvent générer  une charge de travail estimée à 2 mois homme pour le bailleur. Numérisations, saisies de montants, vérification et recalculs indispensables à un certain nombre d'exonérations, demandes de dégrèvements ou encore régulations de charges d'ordures ménagères à destination des locataires : nécessaires, ces tâches n'en sont pas moins extrêmement chronophages.

Choisir le bon système d'information

Le choix d'un système d'information en la matière est la première étape à mettre en place. Il permet la centralisation des données, l'historique des mouvements réalisés. A cela s'ajoute dans le domaine légal, une couverture réglementaire réalisée par l'éditeur au fur et à mesure des évolutions réalisées par le législateur. « On parle d'obligations légales et de calculs qui n'ont aucune valeur ajoutée directe pour les équipes finances de bailleurs sociaux mais qui constituent un enjeu majeur en termes de suivi et d'optimisation budgétaire » explique David Nicole, directeur marketing chez Salvia Développement. Mais le temps long des exonérations fiscales se heurte régulièrement au quotidien d'une entreprise et de ses mouvements d'effectifs. A ce titre, les abattements à la taxe foncière sur les propriétés bâties (TFPB) d'une durée allant de 20 à 30 ans peuvent être en proie à des erreurs de saisies en interne ou de décalages de la part de l'administration fiscale.

La seconde étape à réaliser consiste à mettre en place un système d'information capable de digitaliser le process entre l'administration et le bailleur social, ainsi il permettra la création de ponts entre les documents numérisés de l'administration fiscale, les données internes de la gestion du patrimoine et les données issues du service « Gérer mes biens immobiliers » mis à disposition par l'administration. Ils permettront d'automatiser les données relatives à la taxe foncière et de relever facilement les éventuelles erreurs de calcul grâce aux propositions d'associations de données correspondantes. Le gain en temps et en qualité est indéniable pour les bailleurs sociaux.

Dématérialisation et compatibilité des workflows : vers une solution miracle ?

A titre d'exemple, les demandes de dégrèvement concernant des travaux d'aménagement pour Personnes à Mobilité Réduite ou de rénovation énergétique doivent être systématiquement remontées à l'administration fiscale par les bailleurs sociaux, impliquant le croisement d'informations de différents systèmes d'information. Proposé par Cegid, la solution Optitaxes permet la dématérialisation intégrale du contenu des taxes foncières, l'automatisation des données, leur croisement avec différents outils métiers ainsi que des propositions de correspondances en cas d'anomalie. Créée pour gérer les taxes locales, Cegid Optitaxes gère non seulement la taxe foncière utile pour les bailleurs sociaux mais également les taxes foncières industrielles, et commerciales.

Distribué par Salvia Développement, éditeur métier spécialisé dans les logiciels à destination des acteurs de l'immobilier et du secteur public local, Cegid Optitaxe permet grâce à la Lecture Automatisé de Document d'automatiser la lecture des avis et permet, en plus du gain de temps, des gains opérationnels directs. Également proposée par le système, la simulation de l'impact d'évolution des taux permet l'anticipation d'une augmentation de la taxe foncière, et donc les immobilisations de trésorerie nécessaires à N+1,2 ou 3.

Véritable enjeu de performance pour les entreprises, la dématérialisation des données pourrait permettre de régler de nombreuses problématiques posées par la méthodologie de calcul opaque de la taxe foncière, Et c'est là le 3ième axe relatif à la digitalisation de ce processus : permettre le contrôle du calcul de la taxe foncière en intégrant les éléments de révision des valeurs locatives cadastrales.
De nouvelles réformes fiscales annoncées en 2020 sont prévues en 2026, et devraient permettre en outre de ré estimer la taxe foncière et de pouvoir justifier des éléments intrinsèques à son calcul.