Dématérialisation des factures : transformez une obligation réglementaire en un levier d’optimisation de vos processus financiers

Les factures papier ne seront bientôt plus qu’un lointain souvenir. A partir de juillet 2024, les entreprises devront être en mesure de réceptionner et d’émettre leurs factures au format électronique. Un changement qu’il convient d’anticiper dès 2023 comme l’explique Cegid, éditeur de solutions de gestion.
(Crédits : DR)

Avec la réforme de généralisation de la facture électronique, les entreprises françaises, selon un calendrier établi selon 3 échéances, devront toutes adapter leurs systèmes de facturation d'ici quelques mois. Cette nouvelle obligation réglementaire implique un certain nombre d'adaptations techniques, mais participera également à la mise en place d'un système financier plus transparent et vertueux pour tous ses acteurs.

Réglementation : concrètement, comment ça se passe ?

D'ici janvier 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront être en mesure de transmettre, émettre et informer directement l'administration fiscale de leurs données de facturation en respectant l'un des formats électroniques admissibles par le portail public (Factur-X, UBL ou CII). Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.

En ce qui concerne les émissions des factures selon un format nativement digital, la date d'obligation dépendra ensuite de l'envergure de l'entreprise : dès le 1er juillet 2024, les grandes entreprises (réalisant un CA supérieur à 1,5 milliard d'euros, ou ayant un effectif supérieur à 5000 collaborateurs ou enfin dont le total de bilan est supérieur à 2 milliards d'euros) seront concernées par l'obligation d'émission;

Au 1er janvier 2025 ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (réalisant un CA  compris entre 50 millions d'euros et 1,5 milliards d'euros, ou ayant un effectif compris entre 250 et 5000 collaborateurs  ou enfin un total de bilan compris entre 43 millions d'euros et 2 milliards d'euros) d'être concernées par cette double obligation (émissions et réceptions). Enfin à partir du 1er janvier 2026 les TPE/PME seront à leur tour concernées (CA inférieur à 50 millions d'euros, ou effectif inférieur à 250 collaborateurs ou  au total de bilan inférieur à 43 millions d'euros).

Pourquoi ce changement est une bonne nouvelle ?

Traitement du courrier, saisie de la facture dans le système de gestion, processus de validation interne, traitement de facture, paiement, archivage voire gestion de litiges :  la Direction Générale des Entreprises (DGE) estime le coût moyen de traitement d'une facture papier entre 14 et 20€ pour une facture entrante et entre 5 et 10€ pour une facture papier sortante. Les automatismes apportés par la dématérialisation des processus liés aux traitement des factures va ainsi permettre de réduire ces coûts de 50 à 75%.

Grâce aux nouvelles données qui seront également véhiculées lors des transactions dans le cadre de cette réforme, le cycle de vie de la facture pourra être optimisé et les délais de paiement réduits. « La logique de flux et d'échanges d'informations sera instantanée et transparente, rendant les transactions commerciales plus fluides et plus vertueuses grâce à des systèmes de gestion qui seront capables d'alerter et notifier en temps réel, de manière plus rigoureuse » explique Norbert Jamet, Product Marketing Manager chez CEGID.

Le temps économisé grâce à l'instantanéité de ce nouveau système de facturation libèrera également les directions financières de certaines tâches administratives désormais automatisées. « Elles pourront alors se concentrer sur des scénarios de projections prévisionnelles plus exacts grâce à des solutions de gestion de trésorerie » ajoute Bruno Grange, Product Marketing Manager chez Cegid.

Quelles sont les options possibles ?

Ce nouveau cadre réglementaire pour la facturation impose aux entreprises l'un des trois formats au choix entre Factur-X, UBL ou CII, à savoir entre un format structuré (UBL ou CII) et un format mixte (Factur-X). « Alors que le format structuré est tout particulièrement indiqué pour une intégration facilitée dans les outils informatique, il s'avère en revanche compliqué à interpréter par l'œil humain. De son côté, le format mixte allie structuration informatique et transcription au format PDF sous une représentation classique d'une facture, afin que le document soit compréhensible par n'importe qui. C'est d'ailleurs le format mixte que nous privilégions chez Cegid afin que le traitement électronique de la facture soit simplifié et totalement transparent pour nos utilisateurs » décrypte Bruno Grange.

De nombreuses plateformes de gestion de facturation électronique sont disponibles sur le marché, chacune étant cependant plus ou moins interopérable avec les solutions de gestion déjà en place dans les entreprises. « La majorité de nos clients ayant déjà basculé en mode Saas, avec des solutions dans le cloud, cela signifie que l'accès aux mises à jour leur permettant d'appréhender cette réforme se fera de manière très simple, et qu'il n'y aura pas de changement majeur dans l'utilisation de nos solutions, mais plutôt des adaptations dans leurs usages qui ne nécessiteront pas de refonte totale de leur outils ni de leurs processus » rassure Norbert Jamet. Cegid proposera donc une solution de facturation électronique standard à partir de ses outils de gestion, et une communication complète des factures avec le Portail Public de Facturation qui sera chargé de redistribuer les factures à leurs destinataires.

Les deux product marketing managers de Cegid recommandent d'ailleurs d'anticiper cette adaptation réglementaire en prenant connaissance des contours et enjeux de cette réforme, et de se rapprocher de leur éditeur dès début 2023 afin de leur laisser le temps nécessaire pour affiner une proposition d'accompagnement adaptée aux besoins de l'entreprise, en amont de la date de mise en application de la réforme, mais aussi de vérifier le bon paramétrage de la TVA et la qualité des données au niveau des tiers (doublon, N° Siren, Siret...) dans leurs outils de gestion. Ces éléments seront incontournables pour une bonne gestion de la facturation électronique.

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