L'arrivée il y a un an du coronavirus a bouleversé le monde de l'entreprise. Selon le ministère du Travail, 25 % des Français - soit environ 5 millions de personnes - ont travaillé à distance pendant le premier confinement, contre à peine 7 % en 2017. Même en cas de disparition future du virus, le pli est pris et une bonne partie des salariés vont réclamer de télétravailler un ou plusieurs jours par semaine. Selon une étude d'IFOP et SFL (Société foncière lyonnaise), le nombre idéal de journées télétravaillées est passé de 1,4 par semaine avant le confinement à 2,1 par semaine après le confinement. Dans une autre étude récente de Deskeo, les managers veulent deux jours maximum de télétravail (78 %) tandis que les salariés optent pour trois jours ou plus (59 %).

Pour accompagner ce changement sans doute durable, il existe des outils numériques pour conserver voire augmenter sa productivité. Quoique celle-ci ne soit pas obligatoirement inférieure quand les salariés ne sont pas présents dans les bureaux. En 2019, Microsoft a testé la semaine de quatre jours pour ses 2300 employés japonais. Surprise : la productivité a bondi de 40 %. Par ailleurs, les salariés ont tendance à travailler plus quand ils sont en distanciel. D'après une étude de la Harvard Business School et de la New York University sur plus de 3 millions d'employés en télétravail, ceux-ci ont travaillé 48,5 minutes supplémentaires par jour, soit plus de 4 heures hebdomadaires. Une hausse qui pousse les syndicats à réclamer de nouvelles règles et un cadre légal plus strict pour cette pratique, le dernier accord la concernant datant de 2005, autant dire la préhistoire. De leur côté, les DRH, premiers concernés par cette évolution, attendent des gains de productivité liés au développement du télétravail selon l'enquête réalisée après le premier confinement par l'ANDRH et le Boston Consulting Group.

Majordome virtuel

L'offre de ce type d'outils de productivité pour rationaliser et améliorer le travail collectif à distance est pléthorique. Ces outils étant tous américains, certains ne proposent pas de version française, ce qui est clairement un point négatif. En France,  les employés concernés ne maîtrisent pas tous, loin de là, la langue de Bill Gates. Ces applis ou suites logicielles offrent toutes une version gratuite limitée qui permet de tester les fonctions et l'ergonomie avant d'opter pour une application professionnelle payante.

Pour la gestion collective de projets à distance, il existe plusieurs offres de whiteboard (tableau blanc), sur lesquels on peut épingler des post-it virtuels comme on le fait dans les salles de réunion. On ne présente plus Slack depuis que l'outil de messagerie d'entreprise a été racheté par Salesforce pour la somme astronomique de 23 milliards d'euros. Disponible en français, il permet de communiquer avec les autres employés, partager des fichiers, connecter des applis externes comme bien sûr Salesforce pour le CRM mais aussi Google Drive, Asana, Zendesk, Trello, etc. et organiser des visioconférences. Le tout pour 7,50 euros par utilisateur et par mois pour les PME et 14,10 euros pour les entreprises  de plus grande taille. Selon Slack, 750 000 entreprises se serviraient de cette messagerie d'entreprise soit 10 millions d'utilisateurs.

Trello (disponible en Français) est un des outils les plus souvent cités. Il permet d'inviter des collaborateurs, de partager les tâches d'un projet, d'avoir une vue d'ensemble par le biais d'un agenda et autres fonctionnalités. Un bot appelé Butler (majordome) peut augmenter la productivité en automatisant les tâches répétitives. Les deux offres payantes sont à 9,99 dollars (8,21 euros) par mois par utilisateur ou 17,50 dollars (14,38 euros) pour 100 utilisateurs.

Des employés sous surveillance

Asana (disponible en français) est aussi souvent mentionné. Cet outil propose de planifier les projets, suivre leur évolution, tenir les délais grâce à la fonction Chronologie, automatiser les tâches répétitives et intégrer les logiciels externes. La version Premium coûte 10,99 dollars (9,03 €) par utilisateur et par mois et l'offre Business 24,99 dollars (20,53 €). Miro, ex Realtimeboard, a peu ou prou les mêmes fonctions : lancer des invitations, ajouter des images et des fichiers, choisir des templates (modèles), ouvrir des sessions de visioconférence ou s'interfacer à d'autres applications comme Slack, Microsoft, Adobe, Dropbox, etc. Pour des tarifs de 8 dollars (6,57 €) par mois et par utilisateur pour la version team (2 à 20 utilisateurs) et 16 dollars (13,15 €) pour Business (20 à 50). Miro revendique 3 millions d'abonnés à son service. Mais il n'y a pas (encore) de version française.

Pour s'assurer que les employés qui travaillent à distance sont bien productifs, il existe des programmes comme Time Doctor. Ils surveillent et analysent tout ce que font les employés durant leur journée de travail : quels sites web ils visitent, quelles applis ils utilisent, quelle est leur durée de pause, etc. Ils réalisent aussi des captures d'écran à intervalles réguliers et peuvent enregistrer les appels. Mais ce logiciel disponible uniquement en anglais a mauvaise presse en France. Il est accusé, comme ses équivalents FlexiSPY, Teramind ou Hubstaff, de « fliquer » les salariés.

En France, ce genre de logiciel est plus encadré que dans les pays anglo-saxons et la CNIL veille au respect des règles. Ce qui n'empêche pas les entreprises de tous les pays de s'y intéresser de près. D'après une étude de Top10 VPN, les recherches pour ces systèmes de surveillance ont bondi après le premier confinement (+ 108 % en avril et + 70 % en mai 2020).

Une appli pour les remplacer toutes ?

Certaines nouvelles applis se présentent comme des agrégateurs capables de rassembler l'ensemble des outils de productivité numériques du marché. C'est le cas de ClickUp, créée en 2017. Comme beaucoup de startup californiennes, son slogan «  one app to replace them all » (une appli pour les remplacer toutes) fait référence à la pop culture, en l'occurrence le Seigneur des Anneaux. Sa mission : « faire gagner du temps en rendant le monde plus productif ». Les trentenaires fondateurs sont partis du constat qu'il existait trop d'outils dédiés à la productivité et trop d'écosystèmes séparés. Leur promesse : économiser 20 % du temps de travail des utilisateurs et leur faire gagner « un jour par semaine ».

Un modèle qui a séduit les investisseurs puisque la start-up de San Diego a levé 100 millions de dollars (82,6 M€) en série B. De quoi continuer à améliorer une appli qui n'en serait encore qu'à 60 % de son potentiel selon le fondateur Zeb Evans. ClickUp est proposée au prix plutôt bas de 4,11 euros par mois et par utilisateur pour la version illimitée et 7,4 euros pour la version business. Aux Etats-Unis, Google, Nike, Uber et Airbnb l'utilisent, soit 200 000 utilisateurs selon la startup.

En France, ils sont nombreux à l'apprécier. Mais ces aficionados réclament une version française depuis trois ans car ils ne peuvent pas l'intégrer à leur activité tant qu'elle ne sera pas disponible dans la langue de Molière. « Aucun autre outil ne répond à mes attentes aussi bien que le vôtre. Mais il est essentiel que chacun puisse travailler dans sa langue maternelle » explique un internaute sur ce site. Contactée par la Tribune, ClickUp confirme que le français est une des langues prioritaires pour la traduction mais sans avancer de date.

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Encadré

Le softphone ou l'ordinateur qui se transforme en téléphone

Faire de son PC un téléphone mobile, c'est ce que propose Avelia, opérateur de téléphonie d'entreprises avec son offre softphone. Il s'agit d'une solution de téléphonie cloud en VOIP (voix sur IP) pour dématérialiser ses lignes fixes. L'entreprise garde ses numéros de téléphone mais les lignes sont virtuelles et relient tous les appareils : portable, tablette, ordinateur. Une interface permet d'appeler du numéro fixe depuis son ordinateur un autre collaborateur ou un client, de passer en visio, d'envoyer des pièces jointes, de "chater", etc. Cette solution de l'entreprise niçoise spécialisée dans le cloud et les réseaux est adaptée aux micro-entreprises, TPE et PME. On peut faire un test lors d'un essai gratuit puis le tarif est à partir de 5 dollars (4,11 €) par mois, un des plus bas de ce marché où figurent d'autres solutions comme RingCentral Office, Talkdesk, GoToConnect, Ringover ou LiveAgent.