? Informer de son absence : cela paraît évident, mais un simple mail automatique d?absence ne suffit pas. Il faut identifier les principales personnes qui doivent être tenues informées de votre départ : les directeurs opérationnels, mais aussi les personnes du support qui peuvent avoir besoin d?une validation et qui pourraient alors chercher à vous contacter pendant vos vacances. Mieux vaut informer oralement vos collaborateurs plutôt que de se contenter de préciser ses dates de congé sur un planning du type Outlook, ce qui risque de passer inaperçu.
? S?occuper des dossiers chauds : à la veille de vos vacances, vous êtes sûrement tenté de négliger les dossiers sensibles. Grosse erreur : ceux-ci vous attendront de toute manière en septembre, et la rentrée n?en sera que plus chargée. De plus, vous risquez d?être appelé pendant vos vacances en cas de dossier urgent à traiter. C?est pourquoi il est essentiel d?identifier les dossiers qui exigent une réponse rapide.
? S?organiser avec ses collaborateurs : avant de partir, repérez les collaborateurs susceptibles de prendre le relais pour chaque dossier. Pour cela, il est bien sûr indispensable de connaître à l?avance leurs propres dates de vacances afin de s?organiser au besoin. Afin de ne pas se retrouver au dépourvu à la dernière minute, le passage de relais doit s?organiser au minimum deux mois à l?avance. Après, on ne prévoit plus, on constate !
? Rester joignable? mais pas trop : dans votre mail d?absence, signalez que vous restez joignable par mail en cas d?urgence, mais que vous disposez seulement d?une connexion limitée. C?est aussi une manière de dire que vous restez joignable, mais pas trop ! Et pendant vos vacances évitez de passer le nez sur votre ordinateur portable pour consulter vos mails. Montrez-vous discipliné, sous peine de vous retrouver au bord du divorce à la fin de votre séjour ! Une enquête de Robert Half révèle d?ailleurs que les managers français ont du mal à se déconnecter du boulot : ils sont 52% à consacrer au minimum 30 minutes par jour à la lecture de leurs mails en-dehors de leurs heures de travail. Pour éviter de devenir l?esclave de votre Blackberry, mieux vaut se fixer une heure précise dans la journée pour consulter ses mails, par exemple en fin d?après-midi. Et surtout, évitez de répondre à vos mails ! Contentez-vous de les lire, sinon on pourrait croire que vous êtes disponible. De toute manière, si vous avez bien préparé votre départ, il ne devrait y avoir aucune urgence !
