Chaque semaine, les membres du comité des risques d'Axa Investment Managers (Axa IM), qui gère les actifs du groupe Axa, se réunissent par vidéoconférence sur l'une des 22 salles réparties sur 12 sites dans 8 pays pour échanger sur les stratégies d'investissement. Pour eux, les échanges sont vitaux. Ils sont cependant une exception car, pour les autres, la vidéoconférence sert surtout à éviter un déplacement.

Christophe Coquema, directeur des opérations chez Axa IM, envisage cependant de passer à la téléprésence : « Un nombre minimum d'installations est indispensable pour assurer une disponibilité suffisante du service qui permet de faire diminuer le nombre de voyages et de financer l'investissement nécessaire. Nous estimons, en ce qui nous concerne, ce nombre à six. Ensuite, tout nouveau système de vidéoconférence doit être intégré dans les processus de l'entreprise, tout comme dans l'animation des équipes. » Autrement dit, l'usage de la vidéoconférence est une pratique managériale à part entière. Patrick Lalouette, directeur des systèmes d'information de Virbac, laboratoire spécialisé dans la santé animale (2.700 salariés), a eu la prudence de développer d'abord un pilote auprès des responsables informatiques situés dans une vingtaine de pays avant de le déployer prochainement auprès de la recherche et développement (R&D) et des directeurs d'usine. « Il faut démarrer avec une population unie par une culture professionnelle commune, le bénéfice doit être concret au-delà du gadget. »

Economie de CO2

Pour Bernard Jouannaud, directeur marketing d'Initial, entreprise de location de vêtements professionnels (4.000 collaborateurs, 20 sites équipés), la vidéoconférence a permis de réagir plus vite aux demandes des clients et même d'améliorer les conditions de travail : « Nous tenons quatre à cinq vidéoconférences quotidiennes qui remplacent les réunions courtes de deux heures. Cela a amélioré l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. »

La règle d'or : être incitatif pour ancrer la nouveauté dans les usages. « Chez Accenture, explique Sophie Duclos DSI et présidente du club développement durable, le lancement de la téléprésence a été associé à deux programmes mondiaux de travail collaboratif et d'économie de CO2. La réservation de salles de téléprésence est connectée à celle de places d'avion et affiche une alerte : "Pour que vos réunions internes soient plus économiques et plus écologiques, partez avec téléprésence". Savezvous que nous venons d'ouvrir une salle à Amsterdam ? » Avec 24 salles dans le monde, 22 prévues d'ici à fin 2009, et plusieurs centaines demain, les compagnies aériennes ont du souci à se faire.