gestion informatiséeLes dépenses des salariés sous contrôlePensum pour les unes, source d'erreurs pour les autres, les notes de frais sont un cauchemar pour nombre d'entreprises. D'autant que la faible automatisation des méthodes de traitement est génératrice de pertes d'argent pour les sociétés et de mécontentement pour leurs salariés. Ainsi, selon une étude publiée par American Express et AT Kearney en mai 2008, des méthodes de travail plus efficaces permettraient aux entreprises de baisser leurs coûts de traitement à 21 euros pour 1.000 euros de frais professionnels directs, soit une réduction de 54 % des coûts indirects.Encore peu utilisés, les systèmes de gestion en ligne des notes de frais se développent pourtant. Utilisés dans 24 % des cas en France (contre 53 % aux États-Unis), ils automatisent la saisie en important directement les données bancaires de chaque dépense effectuée avec une carte de paiement d'entreprise (corporate). Pour la société, les bénéfices sont multiples : elle peut contrôler rapidement et efficacement que les soumissions sont alignées sur la politique des voyages, mais aussi être alertée lorsqu'un collaborateur dépasse le montant autorisé pour une dépense, par exemple un repas. De plus, ces solutions convertissent automatiquement les devises étrangères et alertent l'utilisateur en cas d'incohérence ou de saisies incomplètes.une solution efficace« Beaucoup d'entreprises ignorent encore qu'elles peuvent automatiser la gestion de leurs notes de frais et se contentent d'un tableur, constate Stanislas Bertheloot, directeur marketing de KDS. Pourtant, des solutions comme la nôtre permettent de réduire les coûts des frais et déplacements de 25 % à 30 %. Ce n'est pas négligeable quand on sait qu'ils représentent souvent le deuxième ou troisième poste de dépenses, hors production, après les salaires. » La gestion automatique permet en outre de réduire le nombre de soumissions par mois, les remboursements étant effectués plus rapidement. Pour Bruno Schreiber, directeur des ventes mid-market de KDS, le système est particulièrement adapté pour les petites entreprises, qui doivent gérer au moins cinquante notes de frais par mois. « Plus l'entreprise est petite, plus le retour sur investissement est rapide, souligne-t-il. Et puis il est plus facile de changer les processus dans une PME que dans un grand groupe. »Béatrice Delamotte

latribune.fr

23 Mai 2009, 1:44

Partager :