Pour en finir avec le "multitasking"

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Andrew Filev – CEO et Fondateur de Wrike, une startup des gestion de projet et de solutions de collaborations en ligne
Andrew Filev – CEO et Fondateur de Wrike, une startup des gestion de projet et de solutions de collaborations en ligne (Crédits : DR)
Le multitâche (effectuer plusieurs tâches à la fois) peut entraîner une baisse de productivité de l'ordre de 40%. Méthode pour en finir, par Andrew Filev – CEO et Fondateur de Wrike

La tentation du multitâche est devenue omniprésente au bureau, qu'il se situe sur une table de cuisine ou dans un open space à la Défense. Des emails et messages instantanés au chant des sirènes des médias sociaux, les tentations sont partout où votre esprit peut vagabonder.

Le problème est que, lorsque l'on saute constamment d'une tâche à une autre, on n'est pas vraiment plus productif, bien au contraire. En fait, nous forçons notre cerveau à changer de vitesse de façon répétée, nous travaillons plus pour un résultat de moins bonne qualité, et nous épuisons nos réserves psychiques.

Nous nous adonnons au multitâche de nombreuses façons, mais dans tous les cas à notre détriment. Pour la plupart d'entre nous, éradiquer la tentation du multi tâche n'est simplement pas réaliste, mais avec une meilleure compréhension de la façon dont cette pratique réduit notre productivité (et quels types de personnalités sont les plus vulnérables), nous pouvons en réduire les effets négatifs.

Trois types de comportements multitâche

Envoyer un SMS en conduisant est une pratique multi tâche qui est largement couverte aujourd'hui dans les médias, mais ce type de perte d'attention à faire deux choses en même temps n'est qu'un exemple parmi d'autres des conséquences du multi tâche sur notre cerveau. D'après une récente recherche sur le sujet menée par l'Association Américaine de Psychologie, il existe trois types de comportements multi tâche.

1 - Effectuer deux tâches en même temps. Ceci s'applique au fait de téléphoner en conduisant, ou de répondre à un email tout en assistant à une réunion.

2 - Passer d'une tâche à une autre sans avoir terminé la première. Nous nous sommes tous déjà trouvés dans cette situation où en plein milieu d'un travail une nouvelle tâche urgente mobilise notre attention et nous fait abandonner notre action en cours. Il s'agit d'un des types les plus frustrants de multi tâche, et souvent le plus difficile à éviter.

3 - Effectuer deux tâches ou plus en succession rapide. Cela peut ne pas ressembler à du multi tâche, mais cela en fait tout de même partie, car pour travailler efficacement, notre cerveau a besoin de temps pour « changer de vitesse. »

Soyons clair, aucun de ces types de comportement multi tâche n'est nécessairement pire que les deux autres. Tous les trois réduisent notre efficacité et entraînent à la longue une fatigue psychique. Ils méritent donc tous trois notre attention.

Le mythe du multi tâche efficace

On estime que seule 2% de la population est capable de réaliser efficacement plusieurs tâches en même temps, et ironiquement, ce sont ces personnes qui sont les moins susceptibles de le faire. Le problème est que nous pensons tous plus ou moins faire partie de ces 2%, et utilisons cette compétence perçue pour nous adonner sans retenue au multi tâche. En fait, une enquête menée aux Etats Unis en 2001 montre que les personnes les plus « accros » au multi tâche sont celles qui sont les moins efficaces dans cet exercice.

Pourquoi se cantonner au monotâche ?

Passer d'un tâche à une autre nous paraît prendre très peu de temps à l'instant T, mais ces minuscules pertes de temps s'accumulent rapidement. D'après l'Association Américaine de Psychologie, « même si les pertes de temps pour passer d'une tâche à une autre sont très faibles, parfois de l'ordre de quelques dixièmes de secondes par permutation, elles peuvent s'accumuler pour totaliser de longues minutes lorsque des personnes changent de tâche de façon répétée. De plus, effectuer plusieurs tâches en même temps peut sembler être plus productif de prime abord, mais peut consommer plus de temps au bout du compte et causer plus d'erreurs. Les blocages psychiques même brefs causés par les passages d'une tâche à une autre peuvent entraîner une réduction allant jusqu'à 40% du temps de travail effectif d'une personne dans une journée. »

N'aimeriez-vous pas récupérer 40% de votre temps de travail effectif ? Ceci représente 16 heures par semaine que vous pourriez regagner en éliminant vos comportements multi tâche. Ce qui peut justifier de mettre son mobile en mode silencieux !

Les quatre personnalités les plus courantes des adeptes du multitâche

Pour être honnête, certains d'entre nous ont plus de difficultés à éviter la menace du multi tâche que d'autres. Quatre type de personnalités offrent un terrain particulièrement propice au multi tâche.

1 - Ceux qui sont toujours à la recherche d'un gain potentiel. Chez eux, effectuer plusieurs tâches en même temps veut dire avant tout produire plus et gagner plus.

2 - Ceux qui sont avides de sensations. Ces personnes ont besoin d'être constamment stimulées, et apprécient la nouveauté et l'excitation que représentent le passage fréquent à de nouvelles tâches.

3 - Ceux qui sont persuadés de faire partie des 2%. Ceux qui pensent être doués pour le multi tâche sont plus enclins à adopter régulièrement ce comportement. Hélas, comme on l'a vu plus haut, la perception que nous avons de nos capacités réelles est souvent inexacte.

4 - Ceux qui sont distraits par nature. Les personnes distraites ou qui ont du mal à rester insensibles à des stimuli provenant de l'extérieur auront plus de difficultés à combattre leurs comportements multi tâche.

Si vous rentrez dans ces quatre catégories, ne perdez pas espoir. Vous pouvez toujours améliorer la façon dont vous gérez vos comportements ou votre attirance pour le multi tâche - et même récupérer 20% du temps gaspillé, ce qui n'est déjà pas si mal.

Gérer vos comportements multitâche : par où commencer ?

La première chose à avoir à l'esprit est que vous ne pourrez pas éradiquer totalement vos comportements multi tâche, du moins pas tout de suite. Le mieux que vous pourrez faire est de les confiner dans certaines périodes de la journée.

Pour commencer, définissez un espace-temps ou un moment dans la journée où les comportements multi tâche sont très difficiles. Les deux stratégies qui suivent fonctionnent en tandem pour vous aider à récupérer du temps productif durant votre journée de travail :

1 - Identifier et segmenter les tâches les plus complexes

Déterminez parmi vos tâches régulières celles qui sont les plus complexes et créez pour elles un créneau horaire et un espace libre de toutes distractions. Ceci s'applique aussi à des tâches entièrement nouvelles.

Selon l'Association Américaine de Psychologie, plus les tâches sont complexes et peu familières, plus l'on perd du temps à les quitter pour aller vers une autre et inversement. Vous économiserez donc beaucoup de temps (et d'énergie) en concentrant votre esprit exclusivement sur les tâches les plus complexes jusqu'à les avoir achevées.

2- Gérer les comportements multi tâche avec des tâches simples et familières.

Quels sont les créneaux horaires ou les endroits où vous êtes le plus enclin au multi tâche ? Lorsque vous êtes dans ces situations, concentrez-vous sur des tâches répétitives ou familières. Ceci permettra de réduire les pertes de temps lors des permutations, tout en respectant votre attirance naturelle pour le multi tâche.

Créer un espace-temps dans lequel le multi tâche est autorisé est particulièrement important si vous rentrez dans les 4 types de personnalités cités plus haut.

Vous limiter exclusivement au mono tâche pour les tâches complexes représentera déjà pour vous un gros effort, donc autoriser le multi tâche en d'autres circonstances vous permettra sans doute d'alléger ce fardeau.

Quel résultat pouvez-vous espérer ?

Identifiez les causes profondes qui déclenchent chez vous un comportement multi tâche, par exemple :

  • Souhaitez-vous secrètement être vu par vos collègues comme un « bourreau de travail » qui en fait toujours plus que les autres ?
  • Chaque alarme sonore émise par votre ordinateur attire-t-elle immédiatement votre attention ?
  • Ne jamais rater le moindre scoop sur Twitter est-il essentiel pour vous ?

Quel que soit votre point sensible, l'identifier vous aidera à la mettre en sourdine durant l'exécution de vos tâches les plus complexes. Comprendre le pourquoi et le comment de votre attirance pour le multi tâche vous aidera, étape par étape, à minimiser son impact sur votre productivité.

Dans ces conditions, combien de temps et de productivité allez-vous regagner ? La réponse dépend uniquement de vous.

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Commentaires
a écrit le 27/10/2015 à 11:41 :
Et à qui ira la reconnaissance de la hiérarchie ? A celui qui est toujours visble et réagit vite ou à celui qui s'isole pour faire du bon travail ?
a écrit le 27/10/2015 à 4:17 :
Merci pour cet article
a écrit le 26/10/2015 à 17:36 :
Le "multitasking" pour les gens qui parlent français, c'est la polyvalence, mais on voit gueère plus loin dans le texte l'apparition de "email" ou "opne space" qui font tout de suite penser qu'il s'agit d'un article traduit par un charlatan ou écrit par un bac +2 peut-être :-) La France tombe tous les jours un peu plus bas, n'est-ce pas :-)
Réponse de le 27/10/2015 à 8:00 :
Bonjour,
Je ne partage pas votre point de vue. Le multi-tasking est clairement décrit dans l'article et ne correspond en rien à la polyvalence qui est la qualité d'une personne à avoir plusieurs spécialités.

Dans cet article on parle de concentration, et d'aler au fond des choses avec efficacité pour produire de la qualité. C'est un aspect du travail qui se modifie énormément avec la génération Y et mène à des travaux médiocre par rapport à la génération X ou la génération d'après guerre.

L'individu se laisse distraire par des bip intempestifs émis par la sphère électronique et informatique l'entourant ou pire encore l'individu pense pourvoir faire partie de l'infime minorité des personnes ayant un câblage physiologique cérébral capable de mener 2 à 3 taches de front sans perte d'attention ni de qualité. Hors l'article le dit parfaitement seul 2% de l'humanité en est capable.

Il est donc plus intéressant pour les entreprises que les salariés mènent des taches de manières unitaires et séquentielles car se concentrer sur une seule tache à la fois jusqu'à sa complétion permet de la mener avec sérieux, qualité, constance et exactitude. Passer sans cesse d'une tache à l'autre implique erreur, perte de concentration et baisse de la qualité.

Malheureusement même lorsqu'on le sait, on se drogue au multi-tasking car on a l'impression d'avoir une journée "bien remplie" et on en dégage un faux sentiment d'accomplissement. Alors qu'en réalité le travail a baissé en qualité, que l'on s'est fatigué psychiquement et surtout que l'on a probablement mis plus de temps à gérer des taches en parallèle qu'à les mener en mode séquentiel donc perte de productivité.

Chaque hémisphère du cerveau ne traite qu'une tache à la fois, donc aucun être humain ne peut gérer plus de deux taches à la fois comme téléphoner en conduisant, ou écrire un sms en marchant. Alors imaginer sur des taches plus complexes en entreprise. Ce n'est ni envisageable, ni souhaitable car dangereux pour le business mais aussi probablement pour la santé du salarié dont l'attention va baisser et peut ainsi provoquer l'accident.

Un très bon article scientifique décrit le mythe du cerveau multitâche ici : http://www.pourlascience.fr/ewb_pages/a/actu-le-mythe-du-cerveau-multitache-24989.php

Bref, nous ne sommes pas des robots et l'avènement de l'IA n'étant pas pour demain il faut probablement accepter l'état de fait que certaines taches pour être correctement réalisée doivent nécessiter du temps de traitement humain afin de produire de la qualité.

Pour votre remarque sur les BAc+2, je la trouve dommage, la qualité d'une individu ne se résume pas au nombre de ses années d'étude et de ses diplômes. Preuve en est des individus comme Bill Gates, Steve Jobs, Marck Zuckerberg ou encore J.C Decault n'ont jamais fait ou terminé leurs études et sont milliardaires, cultivés et écoutés partout dans le monde.
Bien qu'étant diplômé d'une grande université française à un niveau appréciable, je n'ai jamais considéré que cela me donnait une quelconque suprématie intellectuelle face à mes congénères.

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