Que ce soit à usage particulier ou professionnel, certaines situations peuvent vous obliger à envoyer un courrier recommandé à un destinataire. La manière classique d'effectuer l'opération est de se rendre dans un bureau de poste pour poster la lettre après l'avoir rédigée. Toutefois, il existe d'autres moyens d'envoi qui vous permettent d'expédier vos courriers sans vous déplacer.
Envoi de recommandés : choisissez la version papier à expédier en ligne
Vous souhaitez envoyer un courrier en recommandé depuis votre domicile et ne savez comment vous y prendre ? Vous avez aujourd'hui la possibilité d'affranchir une lettre recommandée en ligne en version papier via des services disponibles sur des plateformes web. Ces services en ligne proposent l'envoi de recommandés partout dans le monde, tout en respectant la notion de confidentialité. Pour expédier votre courrier, vous devez suivre plusieurs étapes.
La préparation de votre courrier
Cette étape consiste à rédiger votre texte directement en ligne sur la plateforme d'envoi ou à télécharger le courrier depuis votre ordinateur ou votre smartphone. Vous avez aussi la possibilité de choisir l'un des nombreux modèles de lettre proposés par les services en ligne pour vous aider dans la rédaction de vos lettres.
Il est important de signer électroniquement la lettre d'envoi. Le système vous offre également la possibilité de programmer à l'avance la date de départ de votre lettre recommandée en ligne.
Le choix de vos options d'impression et d'envoi
Selon vos besoins, vous aurez à choisir une impression en recto ou en recto verso. Le courrier recommandé peut être en blanc et noir ou en couleur. Vous devez également saisir l'adresse de vos destinataires et préciser si l'envoi doit être suivi d'un accusé de réception.
Une fois votre commande validée, le prestataire se charge d'imprimer le courrier le jour même. Certains services proposent un mode d'envoi écoresponsable en imprimant les lettres avec du papier écoresponsable (pour lutter contre la déforestation). Le prestataire vous informe de la réception du courrier, afin que vous puissiez effectuer un suivi précis depuis votre compte client. Il s'occupe ensuite de l'acheminement du courrier jusqu'au destinataire à la date de votre choix. Ce dernier la reçoit donc en version papier.
Recommandé papier en ligne : à distinguer d'un recommandé électronique
Il est important de faire la différence entre un recommandé papier en ligne et un recommandé électronique. D'abord, les deux versions ont plusieurs points communs. Le recommandé électronique est en effet la version dématérialisée du recommandé classique. De plus, ils ont la même valeur juridique et suivent le même principe d'envoi. Cependant les délais légaux ne sont pas les mêmes.
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Pour le recommandé papier en ligne, il faut tenir compte du délai d'acheminement du courrier. Ce dernier peut prendre un ou plusieurs jours en fonction des jours fériés et du temps que le facteur prend pour le dépôt chez le destinataire.
Par contre, ces délais n'existent pas avec l'envoi électronique. Il se fait par e-mail et à n'importe quel moment, que ce soit le jour ou la nuit. Une fois l'envoi effectué, vous recevrez une preuve de dépôt. Le destinataire, quant à lui, reçoit une notification par mail. C'est également un mode d'envoi écoresponsable, puisque des millions de trajets en voiture sont évités chaque année.
D'un autre côté, le montant à dépenser pour l'envoi par voie électronique est fixe. Vous payerez la même somme, quelle que soit la taille de votre courrier. Par contre, le prix à payer pour l'envoi du recommandé papier en ligne varie en fonction du poids de votre courrier et du pays vers lequel vous l'envoyez. Il faudra aussi compter les frais d'impression et de mise en plis.
Quels sont les avantages du recommandé en ligne ?
Les courriers recommandés envoyés en ligne présentent de nombreux avantages. Le service en ligne est très pratique, puisque vous n'avez pas besoin de vous déplacer pour vous rendre dans un bureau de poste. Vous gagnez ainsi du temps. De plus, cette procédure vous permet d'éviter les contraintes des horaires qui peuvent ne pas vous convenir.
D'un autre côté, vous obtenez des preuves de dépôt et vos accusés de réception sont disponibles dans votre espace client pendant un certain nombre de temps. Cela vous permet d'apporter une preuve à votre besoin de protection juridique, en cas de différend avec votre destinataire. Vous connaissez en effet la date et l'heure exacte à laquelle vous avez effectué l'envoi.
Avec l'envoi en ligne, vous n'avez plus besoin d'imprimante, de papiers, d'enveloppes ou même de timbres. Vous pouvez poster des dizaines, voire des centaines de pages, ce qui est très pratique pour les documents volumineux. De plus, ce type de service propose généralement les prix les moins chers du marché.
